Kommunikation & Büromanagement inkl. E-Mail- Fax- & Druckvorlagen

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Weiterführende Berichte, Tipps und Vorlagen:

• Tipps – Auswahl eines VoIP-Anbieters
• Infos zu Fax over IP
• Tipps für erfolgreiche Imagebroschüren
• Lustige Sprüche für Buero-Faxe
• Tipps zu Etikettendruckern
• Grundanleitung für Druckvorlagen
• Vorlage und Infos zum Notruffax

IP Technologie erklärt:

Kapitel 2:

• Tipps zu kompatiblen Tonern und Drucker-Patronen
• Anleitung und Tipps zum Ausdrucken von Internetseiten
• Tipps zum Arbeitsplatz Großraumbüro
• Büroorganisation – Tipps für die Ablage
• Erstellen von Druckvorlagen
• Konfiguration der Faxweiche
• Anleitung zu Fax2Mail und Mail2Fax

Der große Betrug mit Drucker-Patronen:

Kapitel 3:

• Die wichtigsten Infos zu Telefonwerbung
• Inverssuche – Vorlage Widerspruch gegen die Rückwärtssuche
• Vorlage zur Datenlöschung bei Unternehmen
• Tipps und Vorlage – Wenn die Telefonrechnung falsch ist
• Effektive Tipps für professionelles Telefonieren
• Vorteile und Nachteile einer Bürogemeinschaft
• Infos und Tipps zur geschäftlichen E-Mail

Zeitmanagement Büroorganisation:

Kapitel 4:

• Infos und Kauftipps rund um den Scanner
• 10 Tipps für gute Werbebriefe
• 6 Tipps für einen aufgeräumten Schreibtisch
• In 3 Schritten zu fehlerfreien Kundendaten
• Kassenzettel auf Thermopapier haltbar machen – Infos und Tipps
• Hotlines: Wann sich ein Anruf lohnt und wann es bessere Alternativen gibt

Faxvorlagen und Druckvorlagen werden heute regelmäßig am PC erstellt. Für die Menschen des 21. Jahrhunderts, die sehr oft einen PC im Haus haben, ist es meist auch kein Problem, sich so eine Druckvorlage zusammen zu stellen. Was schon etwas schwieriger ist, ist sicher, die Formatierung oder auch Formulierung für so eine Faxvorlage zusammen zu stellen.

Als Grundlage braucht man dazu ein Textprogramm. Theoretisch würde dafür auch ein einfacher Editor reichen, allerdings ist man hier meist etwas eingeschränkt was die Formatierungen angeht. In einem Textprogramm kann man nämlich auch kleine Grafiken oder grafische „Faxköpfe“ einfach einfügen und damit das ganze Fax wesentlich professioneller und ansprechender gestalten.

Aber Faxvorlagen sind längst nicht das Einzige, was man sich am PC erstellen kann. Wer zum Beispiel ein eigenes Poster oder auch das Layout für einen Flyer selbst entworfen hat, kann es als Vorlage an eine Druckerei schicken.

Druckvorlagen Dateiformat 

Damit die Druckerei auch die passende Qualität umsetzen kann, muss man in der Regel auch ein bestimmtes Dateiformat einhalten. Welches das ist, kann dabei sehr unterschiedlich sein. Deshalb wäre jedem zu empfehlen, in so einer Situation vorher mal in der Druckerei nachzufragen oder sich auf der Homepage umzusehen, wo solche Sachen meist auch schon angegeben sind.

Für Texte oder auch eigene Buchkreationen kann man aber meist nur die gewöhnlichen Formate von .pdf verwenden. Dieses Format ist gut für die unterschiedlichsten Druckvorlagen geeignet und wird von den meisten digitalen Druckereien problemlos akzeptiert.

Faxvorlagen Tools 

Damit man sich so eine Druckvorlage oder Faxvorlage erstellen kann, ist man auch nicht zwangsläufig auf eine teure Software angewiesen. Manche gängigen und kostenlosen Textprogramme haben bereits ein integriertes Tool, mit dem man die Textdatei einfach in das gewünschte PDF-Format formatieren kann. Nur in relativ wenigen Fällen ist man heute auf die originale Software angewiesen, mit der PDF erstellt werden.

Weiterführende Anleitungen, Ratgeber und Hilfen aus unseren Blog:

• Vorteile und Nachteile Thermotransfer und Tintenstrahl
• Zeitsparendes und effektives Drucken
• Tipps für Tintenstrahldrucker
• Faxe per Handy empfangen
• Übersicht Faxgeräte
• Faxen mit DSL-Anschluss

Drucker ohne teure Tinte:

• Einheitliche Ordner für die Datenablage – Infos und Tipps
• Einladungen für Geschäftspartner – Infos, Tipps und Vorlage
• Eigene Flyer drucken – 4 Tipps
• Ein Angebot absagen – Infos, Tipps und Vorlage
• Faxvorlagen erstellen – Infos, Tipps und Vordruck, 1. Teil
• Faxvorlagen erstellen – Infos, Tipps und Vordruck, 2. Teil
• Faxen am IP-basierten Anschluss, 1. Teil

Flyer erstellen in Word:

• Qualifizierter Sendebericht: Was ist das eigentlich?
• Welches Papier fürs Büro?, 3. Teil
• Welches Papier fürs Büro?, 2. Teil
• Welches Papier fürs Büro? 1. Teil
• 9 Basis-Tipps für gelungene Newsletter
• Tinte, Toner, Trommeln: eine Übersicht über die Begriffe
• Infos und Tipps zu Haftnotizen

Thema: Faxvorlagen und Druckvorlagen

Vorteile und Nachteile von Thermotransfer-, Tintenstrahl- und Laserfaxgeräten 

Damit Dokumente über die Telefonleitung verschickt werden können, wird ein Faxgerät benötigt, das im Grunde ein kleines Multitalent ist, das mehrere Geräte in sich vereint.

So enthält es einen Scanner, der das Dokument automatisch eingescannt und einen Drucker, durch den das Fax am anderen Ende der Leitung ausgedruckt wird. Zudem ist jedes Faxgerät auch ein Kopiergerät, durch das Dokumente recht einfach und unkompliziert kopiert werden können.  

Hinsichtlich der Technik, die Faxgeräte benutzen, gibt es drei unterschiedliche Varianten, nämlich Thermotransfer, Tintenstrahl und Laser, wobei heute nur noch normales Papier verwendet wird. Faxe, die das früher übliche Thermopapier nutzten, werden heute nicht mehr hergestellt.  

Fax per E-Mail – Telekom:

Hier nun eine Übersicht über die Vor- und Nachteile von Thermotransfer-, Tintenstrahl- und Laserfaxgeräten:

Thermotransfer-Faxgeräte arbeiten mit einer schwarzen, dünnen Druckfolie in Form einer Rolle. Diese Rolle, die auch als Farbband oder als Thermotransferrolle bezeichnet wird, wird an einem Heizelement vorbeigeführt und durch das Heizelement an den Stellen erwärmt, an denen sich die Schrift oder die Grafik befindet.

Anschließend erfolgt der Übertrag auf das Papier und je nach Faxgerät bewegt sich die Auflösung zwischen 200 und 300 dpi.

Die Vorteile von Thermotransfer-Faxgeräten liegen im günstigen Anschaffungspreis und darin, dass der Druck dokumentenecht erfolgt. Zudem kann das Druckmedium nicht eintrocknen. Nachteilig sind jedoch die recht hohen Kosten pro Seite und die eher geringe Druckqualität, die sich insbesondere bei Grafiken bemerkbar macht.

Hinzu kommt, dass die Seiten, die gedruckt wurden, auf dem Farbband auch im Nachhinein noch abgelesen werden können.

Faxen ohne Papier über Vodafone:

Tintenstrahl-Faxgeräte arbeiten im Grunde wie ein Tintenstrahldrucker. Je nach Faxgerät werden die Faxe schwarz-weiß oder in Farbe ausgegeben und die meisten Tintenstrahl-Faxgeräte können mit dem Computer verbunden und als Drucker genutzt werden.

Sogenannte Kombi-, Multifunktions- oder All-In-One-Geräte enthalten neben der Fax-, der Druck- und der Kopierfunktion auch einen Scanner. Die Vorteile von Tintenstrahl-Faxgeräten liegen in der guten Druckqualität, der Nutzbarkeit auch als PC-Drucker und dem recht günstigen Anschaffungspreis.

Nachteilig sind die recht hohen Kosten pro Seite, insbesondere bei farbigen Ausdrucken, zudem erfolgt der Druck nicht dokumentenecht, denn die Tinte kann mit der Zeit verblassen. Hinzu kommt, dass der Druckkopf verstopfen und die Tinte eintrocknen kann.

Faxfunktion in der Fritzbox einrichten:

Laser-Faxgeräte sind vom Funktionsumfang her mit Tintenstrahl-Faxgeräten vergleichbar und werden ebenfalls als Multifunktionsgeräte angeboten. Das Druckmedium eines Laser-Faxgerätes, der sogenannte Toner, ist trocken und pulverförmig.

Zu den Vorteilen von Laser-Faxgeräten gehören die geringen Kosten pro Seite und die dokumentenechte, sehr gute Druckqualität. Zudem kann das Druckmedium, das ja bereits in Pulverform vorliegt, nicht eintrocknen und in den meisten Fällen kann das Gerät auch an den Computer angeschlossen werden.

Nachteilig ist jedoch der hohe Anschaffungspreis und der erhöhte Platzbedarf, da Laser-Faxgeräte, sofern es sich nicht um einen Laserdrucker mit LED-Technik handelt, ein verhältnismäßig großes Druckwerk haben.

Faxe senden und empfangen in Windows:

Kostenlose Druckvorlagen und Briefvorlagen

Druckvorlagen werden für die unterschiedlichsten Gelegenheiten gebraucht. Dabei geht es manchmal um Formulare und ein anderes mal um Briefe, Faxe oder Buchmanuskripte. Die Gestaltungsmöglichkeiten dabei sind sehr unterschiedlich und jeder ist da sicher auch mal auf der Suche nach einer besonders schönen Vorlage.

Vorlage für Geschäftsbriefe in Word erstellen:

Dennoch sollte man daran denken, dass solche Druckvorlagen nur selten wirklich kostenlose Angebote sind, wenn man sie „individuell“ formatiert haben möchte. Was es im Internet sicher gibt, sind kostenlose Vorlagen, die man sich gerne auch anpassen kann, allerdings ist hier auch oft die „Formatierung“ nicht besonders individuell, weil viele gerne auf diese kostenlosen Angebote zurückgreifen.

Photoshop Tutorial:

Damit man sich selbst individuelle Druckvorlagen als kostenlose Vorlagen erstellen kann, muss man sich also auch mit seinem Textprogramm beschäftigen. Man kann dabei durchaus „vorhandene“ kostenlose Vorlagen verwenden um sie zu „individualisieren“. Aber auch nach Beschreibungen oder dem „Aussehen“ von Screenshots kann man sich selbst solche Vorlagen nachbauen.

3D Druckvorlage erstellen

Die Druckvorlage Qualität 

Besonders schwer ist das sicher nicht, man muss sich nur einmal die Zeit dazu nehmen, diese Vorlagen zu erstellen. Wer sich dabei aber zu unsicher ist, kann versuchen, im Gratisangebot etwas Passendes zu finden. Wirklich gute „Qualität“ der Formatierungen und passende Strukturierung solcher Vorlagen bekommt man aber auch von Profis, die sich dabei auch mit den neuesten Trends und Normen beschäftigen.

Druckvorlagen für die Druckerei vorbereiten:

Gratis wird man hier sicher keine individuelle Anfertigung bekommen, aber wer andere „arbeiten lassen“ will, muss eben auch die Kosten dafür tragen. Weil die Qualität aber auch entsprechend gut ist, lohnt es sich doch mal bei den Profis auf der Homepage nach einer kostenlosen Druckvorlage zu schauen. Meist finden sich einige Werbeexemplare, für einen bestimmten Bereich. Ob man aber gerade dass sucht, ist noch einmal eine andere Frage.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen einem Faxgerät und einem Multifunktionsdrucker?

Antwort: Ein Faxgerät ist nur zum Senden und Empfangen von Dokumenten geeignet, ein Multifunktionsdrucker ist Drucker, Scanner und Kopierer in einem.

Sind Faxgeräte im Zeitalter der digitalen Kommunikation noch zeitgemäß?

Antwort: Ja, Faxgeräte sind nach wie vor relevant, insbesondere in Bereichen wie dem Gesundheitswesen und der Rechtspflege, in denen Dokumente häufig per Fax verschickt werden müssen.

Kann ich Dokumente von meinem Smartphone aus faxen?

Antwort: Ja, es gibt verschiedene Anwendungen, mit denen Sie Dokumente von Ihrem Smartphone aus faxen können. Es ist auch möglich, einen Multifunktionsdrucker zu verwenden, der mit einer mobilen Anwendung ausgestattet ist.

Wie sicher ist es, Dokumente zu faxen?

Antwort: Da es sich um eine direkte Punkt-zu-Punkt-Übertragung handelt und keine E-Mail-Server oder Cloud-Speicher involviert sind, gilt das Faxen von Dokumenten als relativ sicher. Es ist jedoch immer ratsam, sich zu vergewissern, dass die Adresse des Empfängers korrekt ist, um einen versehentlichen Datenverlust zu vermeiden.

Kann ich Dokumente auch in Farbe faxen?

Antwort: Ja, mit modernen Faxgeräten und Multifunktionsdruckern ist das Faxen von Dokumenten sowohl in Farbe als auch in Schwarzweiß möglich.

Kann ich eine E-Mail als Fax versenden?

Antwort: Ja, es gibt Dienste, mit denen Sie eine E-Mail als Fax versenden können. Diese Dienste wandeln Ihre E-Mail automatisch in ein Fax um und senden das Fax an die von Ihnen angegebene Faxnummer.

Wie kann ich sicher sein, dass ein Fax erfolgreich versendet wurde?

Antwort: Einige Faxgeräte und -dienste bieten eine Empfangsbestätigung an. Sie können auch die Adresse des Empfängers überprüfen oder den Empfänger direkt kontaktieren. So können Sie sicher sein, dass das Dokument angekommen ist.

Welche Alternativen zum Fax gibt es?

Antwort: Es gibt mehrere Alternativen zum Faxversand, beispielsweise Dokumente per E-Mail zu versenden, Dokumente auf eine Cloud-Speicherplattform hochzuladen oder Textnachrichten mit Anhängen zu versenden.

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