Einheitliche Ordner für die Datenablage – Infos und Tipps

Einheitliche Ordner für die Datenablage – Infos und Tipps 

Nicht nur auf dem Schreibtisch, sondern mehr noch im Computer herrscht oft ein ziemliches Chaos. Doch damit Dokumente schnell und einfach gefunden werden können, sind einheitliche Ordner für die Datenablage wichtig.

Hier sind Infos und Tipps dazu!

Daten, Akten, Dokumente und andere Informationen sind ein wichtiger Baustein für die interne und die externe Kommunikation. Denn Aufgaben, Anfragen und Anliegen können nur dann bearbeitet werden, wenn die entsprechenden Angaben dazu vorhanden sind und gefunden werden können.

Dadurch wird das Wissen im Team mit Blick auf den Unternehmenserfolg auch zu einem strategischen Faktor. Ein verbindliches System mit klaren Vorgaben bei der Datenablage ist deshalb letztlich unverzichtbar. Doch oft herrscht Unsicherheit darüber, wie dieses Thema angegangen und umgesetzt werden kann.  

 

Ein einheitliches System als Gemeinschaftsprojekt

Im Team ist es grundsätzlich die Aufgabe der Führungskraft, die Vorgaben für eine einheitliche Ablagesystematik zu definieren und die Optimierung der Datenablage zu begleiten. Allerdings sollte die Führungskraft ihre Mitarbeiter aktiv in diesen Vorgang einbeziehen.

Denn wenn die Mitarbeiter ihre Ideen und Vorschläge einbringen können, an der Verabschiedung der neuen Regeln beteiligt sind und sich Schritt für Schritt mit dem neuen System vertraut machen, stehen die Chancen gut, dass eine verbindliche und nachhaltige Ablagestruktur entsteht.

Setzt die Führungskraft ihren Mitarbeitern hingegen einfach nur irgendwelche neuen Standards vor, besteht die Gefahr, dass sich nicht alle Mitarbeiter an die Vorgaben halten, sondern bei ihrem bisherigen Schema bleiben. Zudem kann es deutlich länger dauern, bis erste Fortschritte sichtbar werden.

 

Die digitalen Inhalte machen den Anfang

Wenn es darum geht, einheitliche Datenstrukturen zu schaffen, ergibt sich eine Schwierigkeit dadurch, dass die Daten meist auf verschiedenen Plattformen verteilt sind. So befindet sich einige Daten auf dem Server, andere Daten in Dokumentenmanagementsystemen und wieder andere Daten in E-Mail-Postfächern, dem Intranet und dem Internet. Die zweite Problematik ist, dass manche Daten, die schon digitalisiert sind, aus steuer- oder haftungsrechtlichen Gründen trotzdem noch in Papierform archiviert werden müssen. Bei einer digitalen Datenablage stellt sich außerdem immer auch die Frage nach der Sicherung der Daten. 

Eine einheitliche Ablagestruktur zu etablieren, ist also durchaus ein komplexes Thema. Die Standardisierung und die Optimierung der Datenablage sollten deshalb schrittweise erfolgen. Dabei bietet es sich im Tagesgeschäft an, zunächst mit den Daten zu beginnen, die sowieso schon als digitale Inhalte vorliegen.

 

Ein einheitliches System hat wichtige Vorteile

Eine verbindliche und transparente Datenverwaltung bringt mehrere entscheidende Vorteile mit sich:

·         Die Suchzeiten verringern sich, weil klar ist, wo nach einem Dokument gesucht werden muss.

·         Die einzelnen Arbeitsbereiche sind optimiert, wodurch das Team insgesamt produktiver arbeiten kann.

·         Mehrfachablagen von Dokumenten werden abgebaut.

·         Ist ein Mitarbeiter im Urlaub, krank oder fällt er aus anderen Gründen aus, ist im Rahmen der Stellvertretung ein Zugriff auf seine Daten möglich. Dadurch ist sichergestellt, dass der Geschäftsbetrieb ungestört weiterlaufen kann.

·         Eine einheitliche Ablagestruktur gewährleistet, dass die Daten im Sinne des Unternehmens gesichert und bereitgehalten werden. Damit werden einerseits rechtliche Vorgaben erfüllt. Andererseits sinkt das Risiko von Datenverlusten.

·         Die Mitarbeiter erhalten klare Richtlinien, an denen sie sich orientieren können. 

Trotzdem löst die Ansage, ein einheitliches Ablagesystem auf den Weg zu bringen, oft wenig Begeisterung aus. Mitarbeiter argumentieren gerne, dass ihr Aufgabenbereich zu komplex ist, um ihn in ein einfaches System zu packen. Oder sie erklären, dass sie ihr eigenes System haben und sich nicht vorschreiben lassen möchten, wie sie ihre Unterlagen organisieren sollen. Führungskräfte wiederum führen an, dass sie Wichtigeres zu tun haben, als sich um ein Ablagesystem zu kümmern. Manchmal lautet die Begründung auch, dass bereits versucht wurde, eine Struktur zu schaffen, diese Versuche aber immer an der Datenmenge oder der Datenvielfalt gescheitert sind.   

 

Klare, simple Strukturen sorgen für Übersicht

Der größte Stolperschein und zugleich der häufigste Fehler beim Aufbau einer einheitlichen Datenablage ist, dass die erste Ablageebene viel zu kompliziert gestaltet wird. Statt einfache und klare Themenfelder zu schaffen, wird zu sehr in Einzelheiten gedacht.

Dazu ein Beispiel:

Um das Desktop aufzuräumen, soll einzelne Dokumente in die entsprechenden Ordner verschoben werden. Doch bei der Suche nach dem geeigneten Ordner für eine Datei zeigt sich, dass es gleich mehrere Ordner gibt, in die das Dokument thematisch passen würde. Es stehen also verschiedene Ordner zur Auswahl, in denen die Datei abgelegt werden könnte. Nun wird zwar einer dieser Ordner ausgewählt. Doch wenn das Dokument irgendwann später gesucht wird, müssen meist alle in Frage kommenden Ordner durchgeschaut werden, weil nicht mehr im Gedächtnis ist, in welchen Ordner die Datei seinerzeit verschoben wurde.

Grundsätzlich gilt, dass die Suche nach dem richtigen Ablageort in einem optimalen System höchstens 30 Sekunden dauern sollte. In Wirklichkeit herrscht in Computern aber oft ein unübersichtliches Chaos. Nicht selten ist schon die oberste Ebene mit unzähligen Ordnern und Dateien vollgestopft. Ein einzelner Mitarbeiter mag sich in einem solchen System vielleicht noch zurechtfinden. Doch spätestens wenn mehrere Mitarbeiter hier ihre Daten ablegen, geht der Überblick verloren und das System kann auf Dauer nicht funktionieren.    

 

Wenige Oberbegriffe sind die Basis

Der erste und wichtigste Schritt auf dem Weg zu einem einheitlichen Ablagesystem ist deshalb, wenige und klare Oberbegriffe für die Ordner in der ersten Ebene zu definieren. Dadurch ist ein schneller und einfacher Einstieg in die Ablage sichergestellt. Außerdem bleibt die Übersicht erhalten.

Mit der ersten Ebene als Ausgangspunkt können für den jeweiligen Ordner dann weitere Unterordner definiert werden. Auch hier ist aber wieder wichtig, klare Bezeichnungen zu verwenden und die Strukturen möglichst einfach zu halten. Das Ziel sollte sein, dass jedes Dokument nur einem Ordner eindeutig zugeordnet werden kann. Im Ergebnis können einheitliche Ordner für die Datenablage dann beispielsweise so aussehen:

[Ordner]

Ordner

Ein Ablagesystem mit klar definierten Oberbegriffen ähnelt im Aufbau der Arbeitsweise des menschlichen Gehirns. Denn wenn es darum geht, sich an eine Information zu erinnern, beginnt die Suche auch auf der obersten Ebene: In welchem Zusammenhang kam es zu der Information? Zu welchem Thema gehört sie? Im weiteren Verlauf geht es vom Ausgangspunkt immer weiter in die Details, bis die Information schließlich wieder präsent ist. Ist das Ablagesystem ebenso klar vom Großen ins Kleine strukturiert, lassen sich Dokumente recht schnell finden.

Wichtig ist aber, das etablierte Ablagesystem dann auch in alle Bereiche zu übertragen. Die Oberbegriffe, die für die digitalen Ordner definiert wurden, sollten sich also auch auf dem Schreibtisch und im Aktenschrank wiederfinden.

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