Faxvorlagen erstellen – Infos, Tipps und Vordruck, 1. Teil
Eine Faxvorlage ist ein Formular, das für die Korrespondenz per Fax vorgesehen ist. Hier sind Infos und Tipps, wie sich eigene Faxvorlagen erstellen lassen. Und einen Vordruck gibt’s obendrauf!
All die modernen Technologien konnten dem guten alten Fax nichts anhaben. In Büros stehen nach wie vor Faxgeräte und Mitteilungen werden noch immer oft als Fax übermittelt. Praktisch ist es dann natürlich, wenn eine Faxvorlage vorhanden ist.
Denn statt alles komplett neu zu schreiben, müssen nur die entsprechenden Daten in den Vordruck eingetragen werden. Aber wie wird eine Faxvorlage eigentlich erstellt? Welche Angaben sollte sie enthalten? Und was gilt es zu beachten?
In einem zweiteiligen Beitrag klären wir die wichtigsten Fragen rund ums Fax und geben Tipps für eigene Faxvorlagen. Und eine Faxvorlage als Musterbeispiel stellen wir natürlich ebenfalls zur Verfügung.
Hier ist also Teil 1.
Inhalt
Was ist ein Fax?
Im Grunde genommen ist ein Fax ein Zwischending zwischen einem Brief und einer E-Mail. Wird ein Fax ganz klassisch vom Faxgerät des Absenders zum Faxgerät des Empfängers geschickt, haben beide ein schriftliches Dokument in der Hand. Denn das Schriftstück, das der Absender als Fax verschickt hat, verbleibt bei ihm.
Und das Gerät des Empfängers druckt das übermittelte Dokument als Kopie aus. Damit ist das Fax mit einem Brief vergleichbar. Druckt das Faxgerät nach dem erfolgreichen Versand einen qualifizierten Sendebericht aus, hat der Absender zusätzlich noch einen Beleg. Dieser Beleg ist dem Nachweis, der bei einem Briefversand als Einschreiben ausgestellt wird, gleichwertig.
Anders als einen Brief, der klassisch auf dem Postweg verschickt wird, bekommt der Empfänger ein Fax aber deutlich schneller. Denn die Übertragung beginnt in dem Moment, in dem das Fax losgeschickt wird. Beim Empfänger wiederum wird das Fax normalerweise direkt nach dem Eingang ausgedruckt oder steht zumindest im Speicher bereit. Durch die kurze Versandzeit ist das Fax deshalb mit der E-Mail vergleichbar.
Übrigens: Ein Fax erfüllt die Textform, aber nicht die Schriftform.
Mit einem Fax ist die sogenannte Textform erfüllt. Die Textform sieht vor, dass der Empfänger die Mitteilung als Text, also schriftlich erhält. Die Schriftform ist durch ein Fax aber nicht erfüllt. Schriftform bedeutet, dass die schriftliche Mitteilung von Hand unterschrieben ist und dem Empfänger die handschriftliche Unterschrift im Original vorliegt.
Genau das ist bei einem Fax aber nicht der Fall. Denn ein Faxgerät druckt lediglich eine Kopie des Schreibens aus. Selbst wenn der Absender sein Fax von Hand unterschrieben hat, liegt die Unterschrift beim Empfänger nur als Kopie vor. Deshalb ist die Schriftform nicht erfüllt. Für die Praxis bedeutet das: Alle Mitteilungen, die nur der Textform genügen müssen, können per Fax übermittelt werden. Seit einer Gesetzesänderung im Oktober 2016 ist das bei den meisten Verträgen der Fall.
Der Vertrag mit dem Mobilfunkanbieter, einer Versicherung oder dem Energieversorger beispielsweise kann seitdem also auch per Fax wirksam gekündigt werden. Diese Regelung gilt aber nicht für alle Verträge. Bei einigen Altverträgen und auch bei bestimmten Angelegenheiten ist nach wie vor die Schriftform erforderlich. Eine Kündigung des Mietvertrags oder des Arbeitsvertrags ist eine solche Angelegenheit.
Wie wird ein Fax verschickt?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie ein Fax verschickt werden kann. Ganz traditionell erfolgt der Faxversand mit einem Faxgerät. Eine moderne Variante ist ein sogenannter Multifunktionsdrucker. Ein Multifunktionsdrucker vereint einen Drucker, einen Scanner und ein Faxgerät in sich.
Allerdings ist weder ein Faxgerät noch ein Multifunktionsdrucker notwendig, um Faxe zu verschicken und zu empfangen. Der Faxversand kann nämlich auch über den Computer erfolgen. In diesem Fall schickt der Absender sein Fax an eine E-Mail-Adresse.
Der Empfänger erhält das Fax dann als E-Mail-Anhang. Daneben kann der Absender eine E-Mail als Fax verschicken. Dazu schreibt er eine ganz normale E-Mail. In das Empfängerfeld schreibt er aber keine E-Mail-Adresse, sondern trägt dort die Faxnummer des Empfängers ein.
Was ist eine Faxvorlage?
Um dem Empfänger eine schriftliche Mitteilung zukommen zu lassen, kann ihm der Absender einen Brief, eine E-Mail oder eben ein Fax schicken. Damit der Absender die Angaben und Inhalte, die bei der Korrespondenz immer gleich bleiben, nicht jedes Mal komplett neu schreiben muss, kann er auf eine Vorlage zurückgreifen.
Eine Faxvorlage ist damit eigentlich das Gleiche wie eine Briefvorlage. Der Unterschied besteht lediglich darin, dass eine Faxvorlage für die Korrespondenz per Fax vorgesehen ist. Durch die Faxvorlage hat der Absender einen Entwurf, der das Grundgerüst bereitstellt. Der Absender muss dann nur noch die entsprechenden Inhalte eintragen und schon kann er sein Fax losschicken.
Für das Erstellen von Faxvorlagen gibt es spezielle Software. Daneben stehen im Internet unzählige Faxvorlagen zum Download bereit. Genauso ist es aber möglich, seine eigenen Faxvorlagen zu entwerfen. Und dafür reicht ein herkömmliches Textverarbeitungsprogramm völlig aus. Werden die Faxvordrucke als Vorlagen abgespeichert, können sie bei Bedarf jederzeit geöffnet, ausgefüllt und als Faxe verschickt werden.
Tipp: Die eigenen Faxvorlagen sollten wirklich als Vorlagen und nicht als Textdokumente gespeichert werden. Ist ein Dokument als Vorlage gespeichert, wird beim Öffnen nicht das Originaldokument, sondern nur eine identische Kopie davon geöffnet.
Die Eintragungen erfolgen in dieser Kopie, während die eigentliche, originale Faxvorlage unverändert bleibt. Ist der Faxvordruck hingegen als normales Dokument gespeichert, wird beim Aufrufen das Original geöffnet. Da die Eintragungen dann im Originaldokument vorgenommen werden, wird die Vorlage entsprechend verändert.
Welche Inhalte sollte eine Faxvorlage haben?
Die optische Gestaltung der eigenen Faxvorlagen bleibt natürlich dem eigenen Geschmack überlassen. Gleiches gilt für die Inhalte, die als feste Bestandteile in die Vorlagen eingefügt werden. In der Praxis hat es jedoch bewährt, wenn eine Faxvorlage mit folgenden Angaben aufgebaut ist:
- Kontaktdaten des Absenders; hierzu gehören der Name, die Anschrift, die Telefonnummer, die Faxnummer und die E-Mail-Adresse. Hat der Absender einen bestimmten Briefkopf, den er für seinen Schriftverkehr verwendet, kann er natürlich auch diesen Briefkopf in seine Faxvorlagen einfügen. Dadurch erhalten alle Schriftstücke eine einheitliche Optik.
- Kontaktdaten des Empfängers; hier genügt es, wenn nur der Name und die Faxnummer aufgeführt werden
- Datum, Sendezeit und Anzahl der Seiten, die das Fax umfasst
- Betreffzeile
- Feld für die Nachricht
Vor dem Feld, in dem die Mitteilung steht, können Kästchen zum Ankreuzen eingefügt werden. Der Empfänger sieht so auf einen Blick, was für ein Fax er vor sich hat und wie er damit verfahren soll. Die Kästchen können mit Hinweisen wie beispielsweise “wichtig”, “eilt“, “als Antwort“, “zur Kenntnisnahme” oder “mit Bitte um Rückruf” markiert sein.
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