Übersicht: Aufbewahrungsfristen für Dokumente
Um den Überblick zu behalten, macht es durchaus Sinn, alte Rechnungen, Kontoauszüge und andere Unterlagen regelmäßig auszusortieren. Aber Achtung: Sowohl für geschäftliche als auch für private Dokumente gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen.
Die Aktenordner sind voll, die Schränke und Regale platzen aus allen Nähten und die Papierberge auf dem Schreibtisch werden immer größer. Trotz Computer und E-Mail ist vom sogenannten papierlosen Büro bisher wenig zu spüren. Vielmehr scheint es, als würden heutzutage mehr Unterlagen ausgedruckt und abgeheftet als je zuvor.
Da macht es durchaus Sinn, die vielen Schriftstücke und Dokumente regelmäßig durchzuschauen und alles, was nicht mehr benötigt wird, auszusortieren. Doch bevor der Schredder eingeschaltet wird, sollte geprüft werden, ob die Papiere wirklich weg können. Denn sowohl Gewerbetreibende als auch Privatpersonen müssen bestimmte Unterlagen eine gewisse Zeit lang aufbewahren.
Die folgende Übersicht nennt die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Dokumente:
Inhalt
Aufbewahrungsfristen für Dokumente bei Gewerbetreibenden
Gewerbetreibende müssen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Dokumente einhalten. Das bedeutet, dass sie die jeweiligen Unterlagen solange aufbewahren und verfügbar halten müssen, wie es die dazugehörige Frist vorgibt. Dabei unterliegen steuerrechtliche Unterlagen den Aufbewahrungsfristen nach der Abgabenordnung (AO).
Hier listet § 147 AO auf, welche Dokumente wie lange verfügbar sein müssen. Überschreitet der jährliche Umsatz die Marke von 500.000 Euro oder liegt der jährliche Gewinn über der 50.000 Euro-Marke, verpflichtet die Abgabenordnung außerdem dazu, eine Buchhaltung zu führen und Aufzeichnungen zu erstellen.
Die Vorschriften aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) wiederum regeln den Bereich des Handelsrechts. Maßgeblich für die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten ist dabei § 257 HGB. Je nach Beruf und Tätigkeitsbereich können dann noch weitere Gesetze und Verordnungen dazukommen, aus denen sich die Buchführungs-, die Aufzeichnungs- und die Aufbewahrungspflichten ableiten.
Was die Dauer der Aufbewahrung angeht, so unterscheidet der Gesetzgeber zwischen zwei Fristen, nämlich der sechsjährigen und der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist. Gewerbetreibende müssen die jeweiligen Unterlagen also entweder sechs oder zehn Jahre lang in einer lesbaren und jederzeit abrufbaren Form aufheben. Die Aufbewahrung muss aber nicht im Original und in Papierform erfolgen. Dies ist nur für Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und die Unterlagen, die die §§ 147 AO und 257 HGB benennen, vorgeschrieben. Alle anderen Dokumente können auch auf Datenträgern archiviert werden. Doch welche Aufbewahrungsfrist gilt wofür?
Hier ein paar Beispiele:
| 10-jährige Aufbewahrungsfrist | 6-jährige Aufbewahrungsfrist |
| Buchungsbelege aller Art (z.B. Kontoauszüge, Rechnungen, Quittungen, Lohnabrechnungen, Steuerbescheide, Kassenberichte, Saldenlisten) | allgemeine Geschäftskorrespondenz (sowohl verschickte als auch empfangene Schreiben) |
| Eröffnungsbilanzen samt Erklärungen | Handelsbriefe |
| Jahresabschlüsse | Mahnungen und Mahnbescheide |
| Handelsbücher und Aufzeichnungen | Protokolle |
| Inventare | abgelaufene Versicherungspolicen |
| Geschäftsberichte | Betriebsprüfungsberichte |
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt, zum letzten Mal abgeändert oder empfangen wurde. Und die Frist endet exakt sechs oder zehn Jahre später.
Dazu ein Beispiel: Eine Rechnung wurde am 15.07.2016 geschrieben. Die Aufbewahrungsfrist für diese Rechnung beginnt am 31.12.2016. Da eine Rechnung der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist unterliegt, endet die Aufbewahrungsfrist am 31.12.2026. Erst am 01.01.2027 kann die Rechnung in den Reißwolf.
Eine Ausnahme gilt aber bei Verträgen. Bei Verträgen ist nicht das Jahr maßgeblich, in dem der Vertrag geschlossen wurde. Stattdessen beginnt die Aufbewahrungsfrist hier mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Vertragslaufzeit endet.
Aufbewahrungsfristen für Dokumente bei Privatpersonen
Privatpersonen müssen keine so strengen Vorgaben einhalten wie Gewerbetreibende. Stattdessen können sie bei den meisten Unterlagen und Dokumenten selbst entscheiden, ob und wie lange sie diese aufheben. Doch auch wenn vielleicht keine Aufbewahrungspflicht besteht, ist es ratsam, wichtige Schriftstücke ordentlich abgeheftet aufzubewahren.
Bewährt hat sich dabei folgendes Schema:
| Dokument | Aufbewahrungsdauer |
| Standesamtliche Urkunden (z.B. Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden); Schul- und Berufsausbildungszeugnisse; ärztliche Gutachten; Unterlagen im Zusammenhang mit Wohneigentum | lebenslang |
| Unterlagen zur Berufstätigkeit (z.B. Arbeitsverträge, Gehaltsnachweise, Sozialversicherungsnachweise, Arbeitslosengeldbescheide) | bis zur Altersrente |
| Versicherungspolicen und dazugehörige Unterlagen; Unterlagen zu Finanzprodukten; Verträge | während der gesamten Laufzeit |
| Kreditunterlagen; Gerichtsurteile; Vollstreckungstitel; Mahnbescheide | 30 Jahre |
| Steuerbescheide samt eingereichten Steuerunterlagen | 5 Jahre |
| Kontoauszüge und andere Bankbelege | 4 Jahre |
| beendete Mietverträge; Quittungen über Kautionen; Übergabeprotokolle | 3 Jahre |
| Kaufbelege und Rechnungen | 2 Jahre |
Bei hochpreisigen Gegenständen wie Schmuck, Gemälden, Möbeln oder Elektrogeräten ist es ratsam, die Quittungen solange aufzuheben, wie die Gegenstände in Besitz sind und genutzt werden. Denn sollte es zu einem Schadensfall kommen, der über die Haftpflicht- oder Hausratversicherung reguliert werden soll, erleichtern Nachweise den Vorgang erheblich.
Achtung: Bereits seit 2004 muss jeder, der Handwerkerleistungen in Auftrag gibt, die dazugehörigen Rechnungen, Zahlungsbelege und sonstigen Unterlagen zwei Jahre lang aufbewahren. Bei Leistungen, die mit der Errichtung eines Gebäudes zusammenhängen, sind es sogar fünf Jahre. Ob der Auftraggeber der Besitzer der Immobilie oder nur ein Mieter ist, spielt mit Blick auf die Aufbewahrungspflicht keine Rolle. Unterliegt eine Handwerkerrechnung der Aufbewahrungspflicht, muss der Unternehmer seinen Auftraggeber aber darauf hinweisen.
Übrigens: Auch eine Privatperson kann wichtige Unterlagen scannen und digital archivieren. Auf diese Weise lässt sich nicht nur Platz sparen. Stattdessen bleiben die Unterlagen auch nach einem Brand, einem Wasserschaden oder einem Einbruch erhalten, wenn sie beispielsweise auf einer CD oder einem Speicherstick abgelegt waren.
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