Ein Angebot absagen – Infos, Tipps und Vorlage

Ein Angebot absagen – Infos, Tipps und Vorlage

Sich mehrere Angebote einzuholen und miteinander zu vergleichen, um sich dann für das beste Angebot zu entscheiden, ist völlig normal. Nur: Was wird aus den anderen Angeboten?

Zuerst werden Anfragen an mehrere Dienstleister verschickt. Anschließend werden die Angebote, die daraufhin eintrudeln, in aller Ruhe geprüft und miteinander verglichen. Die Wahl fällt dann auf das Angebot mit den besten Konditionen. – Ein solcher Ablauf ist gängige Praxis. Allerdings stellt sich die Frage, was mit den anderen Angeboten geschehen soll.

Ein Angebot abzusagen, ist natürlich nicht besonders angenehm. Immerhin hat sich der Anbieter die Mühe gemacht, ein Angebot auszuarbeiten. Und die Absage bringt im Prinzip zum Ausdruck, dass sein Angebot einfach nicht gut genug war. Andererseits kann gut sein, dass der Interessent zu einem späteren Zeitpunkt auf diesen Anbieter zurückgreifen möchte.

Oder dass es sich bei dem Anbieter um einen langjährigen Geschäftspartner handelt. Deshalb wird der Interessent den Anbieter weder vor den Kopf stoßen noch verärgern wollen. Folglich muss er eine Absage formulieren, die unmissverständlich, nachvollziehbar und höflich zugleich ist.

Wie das gelingen kann? Hier sind Infos, Tipps und eine Vorlage!

 

Das Angebot zeitnah ablehnen

Wenn ein Dienstleister ein Angebot für den Interessenten ausgearbeitet hat, möchte er wissen, ob der Interessent sein Angebot annimmt. Denn möglicherweise muss er entsprechende Kapazitäten einplanen, Material bestellen oder andere Maßnahmen ergreifen. Aus diesem Grund sollte der Interessent den Anbieter zeitnah darüber informieren, dass er das Angebot nicht annehmen wird. So weiß der Anbieter, dass sich die Sache erledigt hat.

Für eine zeitnahe Absage gibt es aber noch einen anderen Grund: Als der Interessent beim Anbieter angefragt hat, wollte er das Angebot zügig haben. Schließlich wollte er sein Projekt bald starten und nicht erst ewig auf Angebote warten. Wenn der Anbieter das Angebot flott erstellt hat, ist es im Gegenzug nur fair, wenn der Interessent den Anbieter nun auch nicht unnötig lange auf eine Antwort warten lässt.

 

Ein Angebot auf jeden Fall absagen

Dadurch, dass der Interessent ein Angebot anfordert, geht er noch keinerlei Verpflichtungen ein. Grundsätzlich könnte er das Angebot deshalb einfach so zu den Akten legen. Allerdings wäre das ziemlich unhöflich.

Die Zeit, die sich der Anbieter genommen hat, um das Angebot auszuarbeiten, sollte der Interessent wenigstens mit einem Dankeschön honorieren. Hinzu kommt, dass der Interessent damit rechnen muss, dass sich der Anbieter bei ihm meldet und nachfragt. Und spätestens dann wird die Absage noch unangenehmer.

 

Die Inhalte des Absageschreibens

Aus dem Schreiben sollte einerseits klar und unmissverständlich hervorgehen, dass es sich um eine Absage handelt. Der Interessent sollte also nicht um den heißen Brei herumreden und keine Formulierungen wählen, die der Anbieter missverstehen könnte.

Andererseits sollte das Schreiben sachlich und freundlich formuliert sein. Selbst wenn das Angebot nicht überzeugen konnte, muss ein respektvoller und höflicher Ton gewahrt bleiben. In der Praxis hat es sich deshalb bewährt, wenn der Interessent wie folgt vorgeht:

  • In der Betreffzeile sollte der Interessent angeben, dass er das unterbreitete Angebot ablehnt. So sieht der Anbieter auf den ersten Blick, worum es geht.
  • Den Anfang des Schreibens sollte ein Dankeschön für das Angebot machen. Auf diese Weise würdigt der Interessent den Aufwand, der dem Anbieter entstanden ist.
  • Als nächstes sollte der Interessent zum Ausdruck bringen, dass er sich das Angebot tatsächlich angesehen und es sorgfältig geprüft hat. Auch damit honoriert er die Arbeit des Anbieters.
  • Anschließend sollte der Interessent begründen, warum das Angebot für ihn nicht in Frage kommt.
  • Zum Schluss kann der Interessent noch anmerken, dass vielleicht beim nächsten Mal eine Zusammenarbeit zustande kommt.
  • Und wie das Ganze als fertiges Schreiben aussehen kann, zeigt die Vorlage am Ende dieses Beitrags.

Die Begründung für die Absage

In seinem Schreiben sollte der Interessent kurz angeben, weshalb er das Angebot nicht annehmen möchte. Zu einem zeugt es von Professionalität, wenn der Interessent den Grund für die Absage nennt.

Zum anderen ermöglicht er dem Anbieter auf diese Weise, es künftig besser zu machen. Schließlich kann der Anbieter nur dann nachbessern, wenn er weiß, wo der Fehler lag. Außerdem verhindert der Interessent durch seine Begründung, dass der Anbieter von sich aus nachfragt, warum das Angebot nicht überzeugt hat. Allerdings stellt sich die Frage, wie der Interessent seine Absage begründen soll.

Natürlich kann es viele verschiedene Gründe dafür geben, dass sich der Interessent letztlich für ein anderes Angebot entschieden hat. Insgesamt gibt es aber fünf Hauptgründe. So ist das Angebot entweder zu teuer, das Angebot eines anderen Anbieters war besser, die Lieferzeit ist zu lang, das Produkt entspricht nicht den Vorstellungen oder der Interessent hat es zwischenzeitlich anders überlegt. Seine Begründung kann der Interessent dann beispielsweise so formulieren:

  1. Zu teuer: Ihr Angebot weicht leider von meinen preislichen Vorstellungen ab. Ich habe mir ein finanzielles Limit gesetzt, das ich nicht überschreiten kann und möchte. Daher muss ich Ihr Angebot ablehnen.
  2. Anderes Angebot war besser: Die günstigeren Konditionen eines anderen Anbieters haben mich überzeugt. Ihr Angebot muss ich deshalb leider ablehnen.
  3. Lieferzeit zu lang: Ihr Angebot ist in vielen Punkten äußert interessant. Allerdings brauche ich die Ware zeitnah. Aus diesem Grund habe ich mich für das Angebot eines Anbieters entschieden, der sofort liefern kann.
  4. Produkt anders vorgestellt: Ich lege großen Wert auf … Leider verfügt Ihr Gerät über diese Funktion nicht. Deshalb kommt es für mich nicht in Frage.
  5. Kein Bedarf mehr: Leider musste ich mein Vorhaben vorerst auf Eis legen. Daher kann ich von Ihrem Angebot in absehbarer Zukunft keinen Gebrauch machen.

Absagen sind gängige Praxis im Unternehmensalltag

Dem Interessenten mag es unangenehm sein, ein Angebot ablehnen zu müssen. Und weil es zum guten Ton gehört, auch negative Inhalte in nette Worte zu packen, wird er sich um höfliche Formulierungen bemühen. Allerdings sollte der Interessent bedenken, dass Absagen zum Unternehmensalltag dazugehören.

Es ist völlig normal, sich mehrere Angebote einzuholen und sie miteinander zu vergleichen. Wenn ein Angebot ausgewählt wurde, ist es die logische Konsequenz, dass die anderen Angebote nicht angenommen werden. Jedes Unternehmen weiß, dass sich ein Interessant auch bei den Mitbewerbern umsieht.

Es wird die Absage deshalb nicht persönlich nehmen. Der Interessent muss also kein schlechtes Gewissen haben oder sich um den Anbieter, dem er absagt, Sorgen machen. Wenn der Interessent den Anbieter kurz und freundlich über die Absage informiert, hat er alles richtig gemacht.

 

Ein Angebot absagen – eine Vorlage

 

Name des Interessenten
Anschrift

 

Anbieter
Anschrift

Datum

 

Ablehnung Ihres Angebots vom _______________

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihr Angebot vom __________ und die Informationen, die Sie mir darin zur Verfügung gestellt haben.

Ich habe Ihr Angebot mit großem Interesse gelesen und sorgfältig geprüft. Dabei bin ich jedoch zum dem Ergebnis gekommen, dass ich auf Ihr Angebot leider nicht zurückgreifen kann. Die attraktiveren Konditionen eines anderen Anbieters haben mich überzeugt.

Dennoch bedanke ich mich herzlich für die Mühe, die Sie sich gemacht haben. Und wer weiß, vielleicht klappt es ja ein anderes Mal mit einer Zusammenarbeit.

 

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift

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