Die optimale E-Mail-Signatur – Infos und Tipps

Die optimale E-Mail-Signatur – Infos und Tipps

Sie steht unter jeder geschäftlichen E-Mail und fasst die Kontaktdaten übersichtlich zusammen. Sie ist Ausdruck für Professionalität und Seriosität. Die Rede ist von der E-Mail-Signatur.

Als sich die E-Mail ab Ende der 1990er-Jahre zu einem immer wichtigeren Kommunikationsmittel im geschäftlichen Bereich entwickelte, begannen die Unternehmen zunehmend damit, ihre Kontaktdaten und teils auch rechtliche Informationen unterhalb der Grußformel aufzulisten.

Damit war die E-Mail-Signatur geboren. Dabei hatte die Signatur auf der einen Seite ganz praktische Gründe. Denn durch die übersichtliche Auflistung wurde es für den Kunden oder Geschäftspartner wesentlich leichter, mit dem Absender der E-Mail Kontakt aufzunehmen. Auf der anderen Seite vermittelten die Kontaktdaten und die rechtlichen Informationen dem Empfänger, dass er es mit einem seriösen Absender zu tun hatte. Der Empfänger konnte so die Angaben nicht nur überprüfen, sondern die E-Mail auch besser von reinem Spam unterscheiden.

Inzwischen gibt es sogar rechtliche Regelungen zur E-Mail-Signatur. Und im Laufe der Zeit hat sich gezeigt, dass die Signatur mehr kann, als nur Kontaktdaten zu übermitteln. Vielmehr kann sie Marketingzwecke erfüllen. Bleibt aber die Frage nach den Inhalten und der Gestaltung. Wir haben einige Infos und Tipps rund um die optimale E-Mail-Signatur zusammengetragen.

 

Die Pflichtangaben bei der E-Mail-Signatur

Ebenso wie klassische Geschäftsbriefe auf Papier gehören auch E-Mails zum kaufmännischen Schriftverkehr. Und wie bei allen geschäftlichen Unterlagen gibt es bei der E-Mail ebenfalls gewisse Pflichtangaben. Demnach muss die E-Mail-Signatur

  • den Namen und die Bezeichnung der Firma,
  • die Rechtsform,
  • den Ort, an dem die Firma oder Niederlassung ihren Sitz hat,
  • die eingetragene Nummer im Handelsregister und
  • den Namen des Verantwortlichen samt Angaben zur Haftung

enthalten. Damit sind die Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur mit den Inhalten vergleichbar, die auch auf einer Rechnung aufgeführt werden müssen.

Die E-Mail-Signatur wird aber gerne verwendet, um dem Empfänger noch ein paar weitere Daten und Informationen zu übermitteln. Hierzu gehören beispielsweise die Telefon- und Faxnummer, die Homepage und die Erreichbarkeit in sozialen Medien, aber auch ein Logo, eine griffige Werbebotschaft oder eine konkrete Handlungsaufforderung.

Abgesehen von den gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben gibt es bei der E-Mail-Signatur also durchaus einigen Gestaltungsspielraum. Und es kann sich wirklich lohnen, sich einmal intensiver mit der E-Mail-Signatur zu befassen. Denn je professioneller und ansprechender die Signatur daherkommt, desto mehr wird sie vom reinen Informationsträger zum wirkungsvollen Marketinginstrument.

 

7 Tipps für die optimale E-Mail-Signatur

Grundsätzlich sollte die E-Mail-Signatur zwar möglichst kompakt gehalten sein und sich auf das Wesentliche beschränken. Trotzdem sollte sie gleichzeitig auch einen professionellen Eindruck machen und ansprechend wirken. Der Gesetzgeber schreibt lediglich vor, welche Angaben enthalten sein müssen.

Die Reihenfolge gibt er jedoch nicht vor und auch was ergänzende Daten angeht, hat der Absender weitestgehend freie Hand. Insofern bietet es sich natürlich an, den Empfänger so durch die Signatur zu navigieren, dass er auf die Informationen trifft, die für ihn relevant sind oder ihn gezielt ansprechen.

Die eher wenig attraktiven rechtlichen Angaben hingegen können am Ende der Signatur eingefügt werden.

Die wichtigsten Tipps für eine gelungene E-Mail-Signatur lauten somit:

  1. Die E-Mail-Signatur sollte einerseits übersichtlich bleiben und die wichtigsten Infos auf den Punkt bringen. Andererseits sollten die Möglichkeiten, die die Signatur zur Übermittlung von Daten und Botschaften bietet, genutzt werden.
  2. Die Informationen, die für den Empfänger die größte Bedeutung haben, sollten zuerst genannt werden. Zu diesen Angaben gehören der Name des Ansprechpartners und der Firmenname, die Anschrift und die verschiedenen Kontaktmöglichkeiten. Darunter können die weiteren Pflichtangaben aufgeführt werden. Und eine Botschaft oder ein Slogan können die Signatur interessant abrunden.
  3. Fettschrift, eine Farbe oder das Logo können die Signatur lebendig wirken lassen und die entscheidenden Infos geschickt betonen. Außerdem kann die optische Gestaltung den Wiedererkennungswert erhöhen. Allzu verspielt sollte die Signatur aber nicht sein. Sonst gehen möglicherweise der professionelle Eindruck und die Übersichtlichkeit verloren.
  4. Wo es sinnvoll ist und passt, sollten Angaben in einer Zeile angeordnet und mit Leerzeichen voneinander getrennt werden. Umfasst die Signatur viele Zeilen, wird sie zwar übersichtlich, mitunter aber zu lang. Grundsätzlich gilt, dass die gesamte Signatur auf einmal erfassbar sein muss. Muss der Leser herunterscrollen, ist die Signatur viel zu lang.
  5. E-Mails werden immer häufiger über mobile Endgeräte abgerufen. Aus diesem Grund sollte die Signatur auch für die Anzeige auf Smartphones und Tablets optimiert sein.
  6. In die Signatur können Links zur Homepage und zu den Kanälen bei sozialen Medien eingefügt werden. Dadurch wird es für den Empfänger noch komfortabler, Kontakt aufzunehmen.
  7. Nicht jedes E-Mail-Programm zeigt Grafiken richtig an. Stattdessen sieht der Empfänger möglicherweise nur den Bildnamen. Ratsam ist deshalb, Bilder und Logos so zu benennen, dass die Signatur auch bei einer reinen Textanzeige ansprechend wirkt. Der Firmenname oder eine Botschaft wie „Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung!“ sind Beispiele für sinnvolle Bildernamen.

Die 5 größten Fehler bei einer E-Mail-Signatur

Eigentlich kann bei der E-Mail-Signatur nicht allzu viel schiefgehen. Ein paar Fehler, die immer wieder auftauchen, gibt es dann aber doch:

  • Die E-Mail-Signatur darf nicht so lang sein, dass der Empfänger der E-Mail extra herunterscrollen muss, um die gewünschten Infos zu finden. Gleichzeitig sollte die Signatur nicht so viele Farben, Bilder und andere Spielereien enthalten, dass der Empfänger vor lauter optischen Reizen gar nicht weiß, wo er hinschauen soll.
  • Rechtschreib- oder Tippfehler sind in einer E-Mail-Signatur absolut tabu!
  • Links zur Homepage und zu sozialen Netzwerken sind für den Empfänger sehr praktisch. Voraussetzung ist aber, dass er die Links direkt anklicken kann. Sieht er hingegen eine ungekürzte Ansammlung von kryptischen Zeichen vor sich, die er auch noch umständlich kopieren muss, ist die Idee verfehlt. Sind Links aus technischen Gründen nicht möglich, ist es deshalb besser, in Textform auf diese Form der Kontaktmöglichkeit hinzuweisen.
  • Aufzählungszeichen haben in der E-Mail-Signatur nichts zu suchen. Zudem sollte die Formatierung überprüft werden. Denn eine Signatur, bei der die einzelnen Angaben als wildes Durcheinander angezeigt werden, ist alles andere als professionell.

Werbebotschaften, egal ob als Slogan oder als Werbebanner, können die E-Mail-Signatur vervollständigen. Allerdings ist hier etwas Fingerspitzengefühl gefragt. Denn wenn die Werbung zu viel Raum einnimmt, wirkt sie schnell zu plump und unangenehm aufdringlich.

Mustervorlage: So kann eine professionelle E-Mail-Signatur aussehen

 

Vorname Nachname
Firmenname
Straße Hausnummer
PLZ Ort

Sie haben Fragen? Wir sind gerne für Sie da!

Telefon: 01234/56789
Fax: 01234/56780
Mobil: 0123/4567890
Homepage: www.firmenname.de

Soziale Netzwerke: Name  Name Name Name

Registernummer: ABC 1234, Registergericht Name
Ust-IdNr. 12345678
Verantwortlicher Geschäftsführer: Vorname Nachname

„Slogan, aktuelle Werbebotschaft oder Werbebanner!“

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