Was sind ein Formular – Vordruck oder eine Vorlage?

Was sind eigentlich ein Formular,

ein Vordruck und eine Vorlage?

Wenn vom berühmt-berüchtigten Papierkram die Rede ist, haben viele direkt einen großen Papierstapel aus teils seitenlangen Formularen und Vordrucken vor Augen, die ausgefüllt und an Ämter, Behörden, verschiedene Einrichtungen, Geschäftspartner oder diverse andere Adressaten geschickt werden müssen.

In der Tat führt oft kein Weg an Formblättern und Vorlagen vorbei. Dass Formulare nicht wirklich beliebt sind, ist aber eigentlich auch nicht ganz fair. Auf den zweiten Blick können sich Vorlagen und Vordrucke nämlich durchaus als hilfreiche und nützliche Instrumente erweisen.

Was sind eigentlich ein Formular, ein Vordruck und eine Vorlage?

Formulare, Vordrucke und Vorlagen kommen immer dann zum Einsatz, wenn gleichartige Vorgänge bearbeitet werden. Allerdings bezeichnen die drei Begriffe nicht das Gleiche.

·         Ein Formular ist ein Dokument, durch das Daten in einer standardisierten Form erfasst werden.

Hierfür ist ein Formular in aller Regel in unterschiedliche Felder eingeteilt. Zu diesen Feldern gehören kurze Textfelder, die für Angaben wie den Namen, die Adresse, die Telefonnummer, das Geburtsdatum oder die Kundennummer vorgesehen sind. Daneben gibt es häufig Auswahlfelder mit vorgegebenen Antworten. Hier wird der Inhalt, der zutrifft, entweder angekreuzt oder durch beispielsweise eine Ziffer angegeben.

Außerdem finden sich auf einem Formular häufig längere Textfelder, in die frei formulierte Inhalte, Bemerkungen oder Kommentare eingetragen werden können. Schließlich gibt es noch Unterschriftenfelder, die für die Unterschrift sowie oft die Angabe von Ort und Datum gedacht sind. Durch die Beschriftung der einzelnen Felder ist klar, welche Angabe in welches Feld eingetragen werden soll.

Der einheitliche Aufbau von Formularen stellt einerseits sicher, dass alle relevanten Daten zu dem jeweiligen Sachverhalt erfasst werden. Das Risiko, dass wichtige Angaben fehlen oder die Formulierungen zu Missverständnissen führen, ist dadurch minimiert. Andererseits können die Daten einfacher erfasst und ausgewertet werden, was dann auch die Bearbeitungszeit verkürzt.

 

 

·         Ein Vordruck ist ebenfalls ein Formular, denn die beiden Begriffe lassen sich synonym verwenden.

Dabei kennzeichnet sich ein Vordruck, wie auch ein Formular, dadurch, dass bestimmte Angaben bereits auf dem Papier aufgedruckt sind. Um den Vordruck auszufüllen oder zu vervollständigen, werden die bereits vorgedruckten Angaben dann mit den entsprechenden Daten oder Informationen ergänzt.

 

·         Eine Vorlage kommt ebenfalls bei der Bearbeitung von gleichartigen Geschäftsvorgängen zum Einsatz.

Üblicherweise ist eine Vorlage als Muster angelegt und kann ohne große Veränderungen beliebig oft vervielfältigt werden. Der große Unterschied zwischen einer Vorlage und einem Formular oder einem Vordruck besteht darin, dass eine Vorlage auf ein unbeschriftetes Papier ausgedruckt wird.

Anders als ein Formular ist das Papier also nicht bedruckt und die bereits vorhandenen Daten werden nicht ergänzt, sondern eine Vorlage wird erst komplett mit allen Inhalten erstellt und danach in bereits fertiger Form ausgedruckt.

 

 

Was sind ein amtlicher,

ein genormter und ein freier Vordruck?

Formulare und Vordrucke werden in drei Gruppen eingeteilt. Die erste Gruppe bilden die sogenannten amtlichen Vordrucke. Bei amtlichen Vordrucken handelt es sich um die Formulare, die bei der Kommunikation mit Ämtern und Behörden Verwendung finden. Beispiele für amtliche Vordrucke sind Antragsformulare oder die Formulare für die Steuererklärung. In die zweite Gruppe gehören die genormten Vordrucke.

Genormte Vordrucke nutzen Unternehmen für ihre Kommunikation, unter anderem in Form von Geschäftsbriefen, Rechnungen oder auch Überweisungsträgern. Die Form und die Gestaltung von genormten Vordrucken unterliegt bestimmten Vorgaben und Normen, daher auch die Bezeichnung. Die dritte Gruppe umfasst die freien Vordrucke.

Auch freie Vordrucke sollen dazu beitragen, dass Daten und Informationen schnell, übersichtlich und einheitlich erhoben, erfasst und bearbeitet werden können. Allerdings gelten für freie Vordrucke keine verbindlichen Normvorgaben, sondern sie können optisch und inhaltlich frei gestaltet werden. Faxvorlagen, Vordrucke für Telefonnotizen, Urlaubsanträge oder Stundenzettel sind Beispiele für freie Vordrucke.

Was sind ein Formblatt

und eine Geschäftsdrucksache?

Neben der Unterscheidung in amtliche, genormte und freie Vordrucke wird bei Formularen zwischen Formblättern und Geschäftsdrucksachen unterschieden:

·         Ein Formblatt ist das, was die meisten als Formular oder Vordruck bezeichnen.

Ein Formblatt ist in verschiedene Felder aufgeteilt, die entsprechend ausgefüllt oder angekreuzt werden. Mithilfe von Formblättern werden beispielsweise Anträge gestellt oder Erklärungen abgegeben. Die standardisierte Form und der einheitliche Aufbau sollen die vollständige Erhebung und Erfassung der benötigten Daten sowie die Bearbeitung des Vorgangs vereinfachen und beschleunigen.

Bei einer Geschäftsdrucksache handelt es sich um einen Briefbogen, ein Kuvert oder ein anderes Papier, das mit bestimmten Daten und Informationen bedruckt ist. Bei diesen Angaben kann es sich beispielsweise um den Namen und die Anschrift, die Bankverbindung, die Steuernummer und das Logo eines Unternehmens handeln.

Die Beschriftung erfolgt, indem die zusätzlichen, ergänzenden Inhalte mittels Drucker oder von Hand auf die Geschäftsdrucksache geschrieben werden. Würde beispielsweise ein Geschäftsbrief komplett am Computer entworfen und auf ein weißes Blatt Papier ausgedruckt werden, wäre dies keine Geschäftsdrucksache mehr, sondern eine Vorlage.

Mehr Tipps, Anleitungen und Vorlagen:

Thema: Was sind ein Formular – Vordruck oder eine Vorlage?

Teilen:

Kommentar verfassen