Ist ein Faxgerät noch zeitgemäß?
Das Faxgerät war lange Zeit aus Büros überhaupt nicht wegzudenken. Schließlich war es der optimale Kompromiss zwischen einem Brief und einem Telefonanruf: Wie bei einem Schreiben hatten sowohl der Empfänger als auch der Absender eine schriftliche Ausfertigung der Nachricht in der Hand. Gleichzeitig konnte die Nachricht wie bei einem Telefonanruf zeitnah und kostengünstig übermittelt werden.
Doch als dann Computer, Internet und E-Mail die Büros eroberten, bekam das Faxgerät mächtig Konkurrenz. Immerhin ist ein Text am Computer schnell geschrieben und die E-Mail ist noch schneller und billiger als ein Fax. Aber trotzdem gibt es auch heute noch zahlreiche Büros und Privathaushalte, in denen neben Telefon und PC auch ein Fax zu finden ist.
Damit stellt sich die Frage: Ist ein Faxgerät noch zeitgemäß?:
Inhalt
Die Vorteile und die Nachteile von einem Faxgerät
Obwohl die Faxtechnik schon mehrere Jahrzehnte alt ist, kann sie verglichen mit der modernen Kommunikation per E-Mail einige Pluspunkte für sich verbuchen. Steht etwa der Versand eines Schreibens an, kann es direkt in das Faxgerät eingelegt und verschickt werden. Es muss also nicht erst ausgedruckt, unterschrieben, dann wieder gescannt und eventuell noch in ein anderes Format umgewandelt werden, bevor ein Versand per E-Mail möglich ist. Beim Empfänger kommt das Schreiben ebenfalls direkt als ausgedruckter Brief in Papierform an.
Zudem ist ein Fax ein Dokument, durch das die Schriftform erfüllt ist. Gerade im geschäftlichen Bereich ist das Vertrauen in ein Angebot, eine Bestellung, einen Vertrag, eine Kündigung und andere Unterlagen per Fax noch immer größer als bei einer E-Mail. Durch den Sendebericht und das Protokoll sind außerdem Sendebelege vorhanden, die sehr hilfreich sein können, wenn der Versand nachgewiesen werden muss.
Auch in Sachen Sicherheit ist das Fax der E-Mail überlegen. So ist es unmöglich, ein Virus, einen Trojaner oder einen anderen Schädling in ein Fax einzuschmuggeln und damit das Faxgerät zu infizieren. Außerdem kommt die Problematik mit dem Spam beim Fax weit weniger zum Tragen. Zwar gibt es auch lästige und unerwünschte Fax-Werbung, aber der Umfang ist deutlich geringer als der Spam per E-Mail.
Ein weiterer Vorteil ergibt sich daraus, dass ein Fax eben als ausgedrucktes Dokument aus dem Faxgerät kommt. Der Empfänger nimmt die Nachricht nämlich zwangsläufig in die Hand und wirft dabei gleichzeitig einen Blick auf den Ausdruck. Im Unterschied dazu landen viele E-Mails im virtuellen Papierkorb, ohne jemals geöffnet und gelesen worden zu sein.
Manchmal kommen E-Mails auch erst gar nicht beim Empfänger an, weil sie von irgendeinem Filter abgefangen werden oder auf der Datenautobahn verloren gehen. Bei einem Fax passiert dies weit seltener.
Aber natürlich hat ein Faxgerät auch seine Schattenseiten. So ist es zunächst einmal ein Gerät, das irgendwo steht, Platz in Anspruch nimmt und Strom verbraucht. Im Unterschied zur elektronischen Post, bei der der Empfänger selbst entscheiden kann, ob er sie nur liest oder auch ausdruckt, druckt das Faxgerät jedes eingegangene Fax aus.
Folglich werden jedes Mal Papier und Farbe verbraucht. Besteht eine Nachricht aus mehreren Seiten, kann das Faxen außerdem aufwändig und langwierig sein. Hinzu kommt, dass die Druckqualität vor allem bei Texten in kleinen Schriftgrößen mitunter zu wünschen übrig lässt. Gleiches gilt bei Grafiken, Bildern und Fotos.
Die Alternativen zum klassischen Faxgerät
Wer zwar nicht auf die Fax-Technik verzichten, aber auch nicht mehr unbedingt auf ein klassisches Faxgerät zurückgreifen möchte, findet mit dem Computer eine gute Alternative. Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten, wie per Computer gefaxt werden kann. So gibt es Anbieter, die den Faxversand komplett per Internet realisieren. Es wird weder ein Faxgerät benötigt oder muss eine Faxsoftware auf dem Computer installiert werden.
Stattdessen ruft der Absender die entsprechende Internetseite auf, gibt dort die Empfängerdaten und seine Nachricht ein und schon wird das Fax verschickt. Oft es ist zudem möglich, weitere Text- oder Bilddateien in gängigen Formaten an das virtuelle Fax anzuhängen. Der Anbieter überträgt die Nachricht dann zuerst an einen Fax-Server und von dort aus wird sie zum Empfänger weitergeleitet. Je nach Anbieter und ausgewählter Funktion kommt das Fax dann als richtiges Fax, als E-Mail, als SMS oder als Sprachnachricht beim Empfänger an.
Eine andere Möglichkeit ist eine Faxsoftware, die auf dem Computer installiert wird und so ein Faxgerät in den Rechner einbettet. Dadurch können direkt über den PC Faxe verschickt und empfangen werden. Außerdem gibt es da noch die Multifunktionsgeräte, die Drucker, Scanner, Kopierer und Faxgerät in einem sind.
Bei einem Multifunktionsgerät können Faxe wie bei einem klassischen Faxgerät als echte Papierdokumente verschickt werden. Ist ein Fax eingegangen, kann es entweder direkt ausgedruckt oder nur angezeigt und anschließend gespeichert oder gelöscht werden.
Fazit zum klassischen Faxgerät
Trotz Konkurrenz durch die elektronische Post und das Internet sind Faxe sicherlich nicht aus der Mode gekommen und gehören auch heute noch zum Büroalltag dazu. Ob es aber nach wie vor ein klassisches Faxgerät sein muss, hängt von den individuellen Bedürfnissen ab.
Wer nur selten Faxe verschickt und empfängt, findet mit einem Online-Faxdienst, einer Faxsoftware oder einem Multifunktionsgerät eine gute Alternative. Wer hingegen ein hohes Faxaufkommen hat oder die Fax-Technik aus Sicherheitsgründen strikt vom Computer und dem Internet trennen will, ist mit einem eigenständigen Faxgerät noch immer gut beraten.
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