Kündigungen – wann per Brief und wann per E-Mail? (+ allgemeine Vorlage)
Heutzutage werden oft erst die E-Mails abgerufen und die Accounts in den sozialen Netzwerken überprüft, bevor der Gang zum Briefkasten erfolgt. In der Tat findet ein großer Teil der Kommunikation mittlerweile über die modernen, digitalen Medien statt. Trotzdem hat der gute alte Brief noch lange nicht ausgedient und bei sehr vielen Rechtsgeschäften führt nach wie vor kein Weg an einem klassischen Schreiben vorbei.
Ein Beispiel hierfür sind Kündigungen, die in vielen Fällen per Brief erfolgen müssen:
Inhalt
Kündigungen – Textform oder Schriftform
Praktisch jeder hat verschiedene Verträge abgeschlossen. Dies fängt beim Arbeitsvertrag an und geht über den Mietvertrag, den Vertrag mit dem Telekommunikationsanbieter, den Vertrag mit dem Energieversorger und diverse Versicherungsverträge bis hin zum Vertrag mit dem Fitnessstudio, der Vereinsmitgliedschaft oder dem Zeitungsabonnement.
Gleichzeitig ist niemand ein Leben lang an einmal geschlossene Verträge gebunden, sondern kann eine Vertragsbeziehung auch wieder beenden.
Die Bedingungen für eine Kündigung stehen üblicherweise im Vertrag selbst oder sind in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu finden. Sind keine Kündigungsmodalitäten vereinbart, greifen die gesetzlichen Regelungen.
Die entsprechenden Kündigungsklauseln informieren darüber, zu welchem Zeitpunkt und aus welchen Gründen eine Kündigung möglich ist und welche Kündigungsfristen dabei eingehalten werden müssen.
Außerdem ist in den Kündigungsklauseln angegeben, in welcher Form der Vertrag gekündigt werden muss, damit die Kündigung wirksam werden kann.
Im Unterschied zum Vertragsabschluss, der in fast allen Fällen auch mündlich erfolgen kann, gilt für die Kündigung, dass sie grundsätzlich schriftlich erfolgen muss.
Eine Vertragsbeziehung kann also in einem persönlichen Gespräch oder im Rahmen eines Telefonats nicht wirksam beendet werden.
Wichtig ist aber, darauf zu achten, ob in den Kündigungsklauseln von der Textform oder von der Schriftform die Rede ist:
·
Textform bedeutet, dass die Kündigung schriftlich erfolgen muss. Allerdings ist es nicht zwingend notwendig, dass die Kündigung eigenhändig unterschrieben ist. Deshalb muss ein Vertrag, bei dem eine Kündigung in Textform verlangt wird, nicht unbedingt per klassischem Brief gekündigt werden, sondern auch eine Kündigung per Fax, E-Mail oder sogar SMS ist möglich.
·
Schriftform heißt, dass es sich bei der Kündigung nicht nur um einen Text handeln, sondern dass das Schreiben auch eigenhändig unterschrieben sein muss. Die Schriftform ist somit gewahrt, wenn der Kündigende ein Kündigungsschreiben aufsetzt, dieses handschriftlich unterschreibt und anschließend auf dem Postweg an den Vertragspartner schickt, so dass diesem die Unterschrift im Original vorliegt.
Alternativ kann die Kündigung auch per E-Mail erfolgen, wenn die eigenhändige Unterschrift durch eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur ersetzt wird.
Für eine solche digitale Unterschrift benötigen sowohl der Absender als auch der Empfänger einen Signaturschüssel, ein entsprechendes Kartenlesegerät und eine PIN vom Zertifizierungsanbieter.
Ist eine E-Mail qualifiziert elektronisch signiert, gilt die Schriftform grundsätzlich als gewahrt. Allerdings gibt es Kündigungen, bei denen der Gesetzgeber ausdrücklich die klassische Schriftform vorschreibt. Dies ist unter anderem der Fall, wenn ein Arbeits- oder ein Mietvertrag gekündigt werden soll.
Brief, Fax oder per E-Mail?
Ob eine Kündigung unbedingt per Brief und auf dem Postweg erfolgen muss oder ob nicht auch eine E-Mail oder ein Fax ausreichen, ergibt sich also daraus, ob in den Kündigungsklauseln die Schrift- oder die Textform gefordert ist. Generell ist es jedoch empfehlenswerter, beim guten alten Brief zu bleiben.
Zudem sollte das Kündigungsschreiben am besten als Einschreiben mit Rückschein verschickt oder mit entsprechender Empfangsbestätigung persönlich abgegeben werden.
Hintergrund hierfür ist, dass eine Kündigung grundsätzlich erst dann wirksam werden kann, wenn sie der Gekündigte erhalten hat. Sollte es zu Unstimmigkeiten kommen, muss derjenige, der gekündigt hat, den Nachweis dafür erbringen, dass die Kündigung beim Gekündigten angekommen ist.
Bei einer E-Mail ist es praktisch nicht möglich, zu beweisen, dass die E-Mail tatsächlich im Postfach des Gekündigten gelandet ist.
Selbst wenn der Absender die E-Mail mit Versanddatum und -uhrzeit auf seiner Festplatte gespeichert hat, wird dies nicht als Beleg für den Eingang beim Empfänger anerkannt. Um Streitigkeiten vorzubeugen, ist eine Kündigung per klassischem Brief daher die sicherere Lösung.
Allgemeine Vorlage für eine (Vertrags-)Kündigung
Es ist nicht allzu schwer, eine Kündigung zu verfassen. Wichtig ist lediglich, dass aus dem Schreiben eindeutig hervorgeht, dass und welches bestehende Vertragsverhältnis gekündigt wird.
Zudem muss klar sein, wann die Kündigung wirksam werden soll. Statt der Angabe eines konkreten Datums reicht es dabei jedoch aus, wenn zum nächstmöglichen Zeitpunkt gekündigt wird.
Der Grund für die Kündigung kann, muss bei einer fristgerechten Kündigung aber nicht genannt werden.
Absender
Anschrift
Empfänger
Anschrift
Ort, den Datum
Kündigung
Vertrag: ……………………………………………………………………………
Vertragsnummer / Kundennummer : ……………………………………
Sehr geehrte/r Frau ……..….. /Herr …………../Damen und Herren,
hiermit kündige ich den o. g. Vertrag unter Einhaltung der vereinbarten Kündigungsfrist zum ……………….. Sollte die Kündigungsfrist zu diesem Stichtag wider Erwarten nicht gewahrt sein, kündige ich hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
(Die Kündigung erfolgt, da ich …………………………………………………………………. Von Kontaktaufnahmen in jeglicher Form zu Rückwerbezwecken bitte ich deshalb abzusehen.)
Bitte bestätigen Sie mir den Eingang meiner Kündigung innerhalb der kommenden zwei Wochen schriftlich.
Mit freundlichen Grüßen,
Unterschrift
Kündigungen rechtssicher zustellen & moderne Verbraucherrechte
AGB-Klauseln: Bei Verbrauchern reicht meist die Textform
Für Verbraucherverträge dürfen AGB seit 01.10.2016 keine strengere Form als Textform verlangen.
Bedeutet: Eine Kündigung per E-Mail ist regelmäßig zulässig, wenn nicht das Gesetz ausnahmsweise Schriftform vorschreibt (z. B. Arbeits- oder Wohnraummietverhältnis). Sekundäre Keywords: § 309 Nr. 13 BGB, Textform, E-Mail-Kündigung.
Schließen Verbraucher Verträge über eine Website, muss der Anbieter einen gut sichtbaren Kündigungsbutton bereitstellen (seit 01.07.2022).
Die Kündigung über den Button gilt als zugegangen; fehlt er, kann meist jederzeit gekündigt werden. Stichworte: § 312k BGB, Online-Kündigung, Abo.
Zugangsnachweis: So beweist du, dass die Kündigung ankam
Eine Kündigung wird erst wirksam, wenn sie zugeht.
In der Praxis haben sich drei Wege bewährt:
- Persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung (Datum, Unterschrift des Empfängers).
- Einwurf-Einschreiben: Zusteller wirft ein und dokumentiert den Einwurf – rechtssicherer als „Rückschein“, der scheitern kann, wenn niemand annimmt.
- Kündigungsbutton / Portal: Speichere Bestätigungsseite/Bestätigungsmail (PDF).
Fristberechnung: Timing ohne Falle
- Fristen beginnen grundsätzlich am Tag nach dem Zugang zu laufen (BGB-Systematik §§ 187 ff.).
- Wochenenden/Feiertage: Fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, endet die Frist am nächsten Werktag (§ 193 BGB).
- Puffer: Plane 3–4 Posttage ein; beim Einwurf-Einschreiben zählt der dokumentierte Einwurf.
Spezialfälle im Überblick (mit Rechtsgrundlagen)
Arbeitsverhältnis: Nur Papier mit Original-Unterschrift
Die Kündigung eines Arbeitsvertrags muss Schriftform haben; die elektronische Form ist ausgeschlossen. Weder E-Mail noch qualifizierte e-Signatur (QES) reichen aus.
Praxis: Persönlich übergeben (Empfang quittieren lassen) oder per Einwurf-Einschreiben versenden.
Mietverhältnis (Wohnraum): Schriftform – QES nur in engen Grenzen
Für Mietkündigungen verlangt § 568 Abs. 1 BGB Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift. Eine einfache E-Mail ist unwirksam. Neuere Stimmen halten eine qualifizierte elektronische Signatur für grundsätzlich ersetzbar, sofern die Erklärung in ihrer ursprünglichen digitalen Form zugeht (keine eingescannte Unterschrift).
In der Praxis akzeptieren viele Vermieter QES nicht – der Papierbrief bleibt die sicherste Variante.
Telekommunikation & digitale Abos: Oft per E-Mail/Online möglich
- Telko-Verträge bieten regelmäßig Textform-Kanäle (E-Mail, Portal) und Sonderkündigungsrechte (z. B. bei einseitigen Vertragsänderungen).
- Für Online-Abos gilt zusätzlich der Kündigungsbutton.
Fitnessstudio, Energie, Versicherung
- Fitness/Streaming/Zeitschriften: AGB-Klauseln, die Schriftform verlangen, sind bei Verbrauchern oft unwirksam – Textform genügt (E-Mail). Ausnahmen, wenn Gesetz Schriftform anordnet (hier regelmäßig nicht der Fall).
- Energie/Versicherung: Viele Anbieter akzeptieren E-Mail/Portal; prüfe Vertrag & Anbieterhinweise. (Hinweis: branchenspezifische Portale speichern oft die Bestätigung.)
Praxis: sichere Vorlagen (Textform & Schriftform)
1) E-Mail-Vorlage (Textform) – für Verträge ohne gesetzliche Schriftform
Betreff: Kündigung meines Vertrags [Vertragsname] (Kundennr. […])
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit kündige ich den oben genannten Vertrag fristgerecht zum [Datum]; hilfsweise zum nächstmöglichen Termin.
Bitte bestätigen Sie mir Eingang und Beendigungsdatum schriftlich per E-Mail.
Mit freundlichen Grüßen
[Vor- und Nachname]
[Adresse] • [Kundennummer] • [E-Mail/Telefon]
Tipp (Zugang): Sende parallel über das Kundenportal/Kündigungsbutton und archiviere die Bestätigung als PDF.
2) Brief-Vorlage (Schriftform mit Original-Unterschrift) – z. B. Arbeit/Miete
Absender
Empfänger
Ort, Datum
Kündigung des [Arbeits-/Miet-]vertrags (Referenz: […])
Sehr geehrte/r …,
hiermit kündige ich den genannten Vertrag fristgerecht zum [Datum], hilfsweise zum nächstmöglichen Termin.
Bitte bestätigen Sie mir Zugang und Beendigungsdatum schriftlich.
Mit freundlichen Grüßen
(handschriftliche Unterschrift)
[Name]
Versand: Persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung oder Einwurf-Einschreiben.
3) Zusatzbaustein „außerordentliche/fristlose Kündigung“
„Hilfsweise erkläre ich die außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund, insbesondere wegen [z. B. erheblicher Mängel / unzulässiger Preisänderung / Umzug in Pflegeheim]. Die Gründe habe ich dokumentiert und stelle sie auf Anforderung zur Verfügung.“
Checkliste: Sichere Kündigung in 6 Schritten
- Form prüfen: Steht im Gesetz Schriftform? (Arbeits-/Wohnraummiete ⇒ Brief).
- Kanal wählen: Kündigungsbutton/Portal (Screenshot!), E-Mail (Textform) oder Brief.
- Fristen berechnen: Fristbeginn am nächsten Tag, Fristende ggf. auf Werktag verschoben.
- Zugang sichern: Einwurf-Einschreiben oder Empfangsbestätigung; bei E-Mail: Lesebestätigung + Portal-Bestätigung abspeichern.
- Hilfsweise zum nächstmöglichen Termin kündigen.
- Bestätigung und Beendigungsdatum schriftlich anfordern.
Mehr Vorlagen, Tipps und Anleitungen:
- Tipps zum Erstellen von Formularen
- Sparbuch kündigen – Infos, Tipps und Vorlage
- Die Hundehaftpflichtversicherung – Infos, Tipps & Kündigungsvorlage, Teil 1
- Die Hundehaftpflichtversicherung – Infos, Tipps & Kündigungsvorlage, Teil 2
- Minijob kündigen – Infos und Vorlage, Teil 1
- Minijob kündigen – Infos und Vorlage, Teil 2
- Mitgliedschaft in der Gewerkschaft kündigen – Infos und Vorlage
- Kündigungsgründe für den Fitnessstudio-Vertrag
Thema: Kündigungen – wann per Brief und wann per E-Mail?
Übersicht:
Fachartikel
Verzeichnis
Über uns