Faxvorlagen erstellen – Infos, Tipps und Vordruck, 2. Teil 

Faxvorlagen erstellen – Infos, Tipps und Vordruck, 2. Teil 

Eine Faxvorlage ist mit einer Briefvorlage vergleichbar. Nur wird die Faxvorlage nicht für normale Briefe, sondern eben für Faxe verwendet.

Auch im Zeitalter des Internets stehen in vielen Büros noch Faxgeräte und Mitteilungen werden häufig als Fax übermittelt. Immerhin verbindet ein Fax die Vorteile einer E-Mail und eines Briefes miteinander. Denn die Übertragung der Mitteilung erfolgt, sobald der Faxversand gestartet wird.

Folglich ist die Versandzeit ähnlich kurz wie bei einer E-Mail. Gleichzeitig druckt das Faxgerät des Empfängers das Fax aus, wodurch ein Schriftstück vorhanden ist, das einem klassischen Brief ähnelt. Und wenn das Faxgerät einen qualifizierten Sendebericht erstellt, hat der Absender einen handfesten Beleg dafür, dass der Empfänger das Fax bekommen hat.

Nun wäre es aber recht mühsam, wenn der Absender für jedes Fax ein neues Dokument erstellen müsste. Viel praktischer ist da eine Faxvorlage. Denn die Faxvorlage liefert das Grundgerüst und der Absender muss nur noch die jeweiligen Daten ergänzen.

In einem zweiteiligen Beitrag geben wir Infos und Tipps, wie sich eigene Faxvorlagen erstellen lassen. Dabei ging es in Teil 1 darum, was ein Fax genau ist, wie es verschickt wird und wie eine Faxvorlage erstellt werden kann. Außerdem haben wir Tipps für den inhaltlichen Aufbau einer Faxvorlage gegeben. Jetzt, in Teil 2, geht es damit weiter, worauf beim Erstellen von Faxvorlagen geachtet werden sollte.

Und als krönenden Abschluss gibt’s einen Faxvordruck als Muster!

 

Was sollte beim Erstellen von Faxvorlagen beachtet werden?

Faxvordrucke können ähnlich wie Formulare als dauerhafte Vorlagen angelegt werden. Damit sie immer wieder und für die verschiedensten Mitteilungen genutzt werden können, sollten die Vorlagen dann aber eher allgemein gehalten sein. Daneben ist möglich, Faxvorlagen zu erstellen, die für bestimmte Anlässe gedacht sind.

Diese Vorlagen können zum Einsatz kommen, wenn der Absender beispielsweise zum Geburtstag gratulieren, Weihnachtsgrüße verschicken, Aktionen ankündigen oder zu Veranstaltungen einladen möchte. Doch unabhängig davon, ob es ein allgemeiner Faxvordruck oder eine Faxvorlage mit einem bestimmten Thema wird, sollten ein paar grundlegende Dinge immer beachtet werden:

 

  1. Die Faxvorlagen sollten im Format DIN A4 angelegt werden.

Heutige Faxgeräte sind auf das Format DIN A4 ausgerichtet und arbeiten entweder mit herkömmlichem Kopierpapier oder mit Endlospapier. Faxgeräte, die Thermopapier auf Rollen verwenden, sind praktisch von der Bildfläche verschwunden. Deshalb sollten die Faxvorlagen ebenfalls im Format DIN A4 angelegt werden.

Andernfalls kann es passieren, dass das Faxgerät des Empfängers die übermittelte Nachricht auf das Format DIN A4 skaliert und in diesem Zuge entsprechend vergrößert oder verkleinert. Allerdings ist das Fax dadurch möglicherweise kaum noch zu entziffern. Eine andere Möglichkeit ist, dass das Faxgerät die übermittelte Nachricht auf mehrere Seiten aufteilt. In diesem Fall erhält der Empfänger ein Fax, das er wie ein Puzzle aus mehreren Teilen zusammensetzen muss.

 

  1. Die Faxvorlagen sollten schwarz-weiß gehalten sein.

Es gibt zwar Faxe, die farbig drucken. Allerdings konnten sich Farbfaxe nie so richtig auf dem Markt durchsetzen und sind deshalb kaum verbreitet. Standard sind vielmehr Faxgeräte, die Schwarz-Weiß-Ausdrucke erstellen. Genau genommen setzen herkömmliche Faxgeräte beim Drucken einfach nur schwarze Punkte nebeneinander.

Wenn diese schwarzen Punkte sehr dicht nebeneinander sitzen, ergeben sich durchgehende schwarze Linien und Flächen. Farbabstufungen werden erzeugt, indem die Abstände zwischen den schwarzen Punkten vergrößert werden. Enthält eine Faxvorlage Grautöne oder andere Farben, setzt das Faxgerät des Empfängers die Darstellung also durch weiße Flächen als Abstandshalter zwischen den schwarzen Punkten um.

Im Ergebnis kann das aber dazu führen, dass das ausgedruckte Fax schwer zu entziffern ist oder verschwommen wirkt. Besser ist deshalb, bei den Faxvorlagen von Anfang an nur mit schwarzer Farbe zu arbeiten und auf Grautöne oder andere Farben zu verzichten.

 

  1. Die Schriften sollten einfach, klar und ausreichend groß sein.

Eine einfache und klare Schriftart ist für eine Faxvorlage am besten geeignet. Optimal sind serifenlose Schriften wie „Arial“ oder „Calibri“. Der Grund hierfür ist, dass die Faxvorlage beim klassischen Faxversand zweimal ausgedruckt wird. So druckt der Absender die Faxvorlage aus, damit er sie mit seinem Faxgerät verschicken kann. Und das Faxgerät des Empfängers druckt das übermittelte Fax ein zweites Mal aus.

Ähnliche wie bei Kopien kann die Druckqualität durch den mehrfachen Ausdruck aber deutlich abnehmen und vor allem verschnörkelte Schriften könnten im Ergebnis kaum noch zu lesen sein. Einfache Schriften ohne Häkchen und Schnörkel sind deshalb die wesentlich bessere Wahl.

Um eine gute Lesbarkeit sicherzustellen, sollte außerdem auch die Schriftgröße nicht zu klein gewählt werden. Eine Schriftgröße von 10 Punkt ist absolutes Minimum. Besser ist aber, wenn die Faxvorlage in einer größeren Schrift, etwa 12, 14 oder sogar 16 Punkt angelegt wird.

 

  1. Grafiken sollten, wenn überhaupt, nur sparsam eingesetzt werden.

Der Auflösung sind bei der Faxtechnologie enge Grenzen gesetzt. 200 x 200 dpi gelten schon als feine Auflösung. Sollen Bilder oder Grafiken in die Faxvorlage eingefügt werden, ist wichtig, auf eine möglichst hohe Auflösung zu achten. 300 dpi sollten es mindestens sein.

Sonst kann es passieren, dass die Grafiken auf dem Computerbildschirm scharf wirken, auf dem übermittelten Fax aber verschwommen aussehen oder kaum zu erkennen sind. Hinzu kommt, dass das Faxgerät des Empfängers die Bilder in aller Regel als Schwarz-Weiß-Grafiken darstellen wird. Auch dadurch kann sich eine komplett andere Optik ergeben. Unterm Strich ist es deshalb ratsamer, Faxvorlagen eher schlicht und übersichtlich zu gestalten und Grafiken weitgehend wegzulassen.

 

Muster für eine Faxvorlage

Und nach all der Theorie hier noch ein Beispiel, wie eine Faxvorlage aussehen kann!

 

FAX

 

Vorname Nachname

Straße Hausnummer                                      PLZ Ort

Telefonnummer                                                      Faxnummer

E-Mail-Adresse                                                        Homepage

 

 

Name des Empfängers

Faxnummer

 

Fax gesendet am _______________ um ______ Uhr               Seitenzahl: ___

 

Betreff: _______________________________________________________

 

 wichtig                          dringend / eilt

 als Antwort                             zur Kenntnisnahme          zur Erledigung

 mit Bitte um Antwort       mit Bitte um Rückruf

 mit Bitte um Weiterleitung an ____________________________________

 

Mitteilung:

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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