Druckvorlagen als PDF erstellen

Druckvorlagen als PDF erstellen

 

Ob Briefe, Formulare, Prospekte oder die digitale Bewerbungsmappe bei einer E-Mail-Bewerbung: Wenn Dateien für den regelmäßigen Ausdruck gespeichert oder Dritten zur Verfügung gestellt werden sollen, wird vielfach das Format PDF empfohlen. Aber was ist ein PDF genau? Was ist die Besonderheit von einem PDF? Und wie lassen sich aus Text- oder Grafikdateien Druckvorlagen als PDF erstellen?

 

Was bedeutet PDF?

Das Kürzel PDF steht für Portable Document Format, auf deutsch transportables Dokumentenformat. Dabei ist das PDF-Format ein plattformunabhängiges Dateiformat. Bei einem PDF spielt es keine Rolle, mit welcher Anwendung das ursprüngliche Dokument erstellt wurde, und welches Betriebssystem und welche Hardware der Autor verwendet.

Auch für das Öffnen, Lesen und Speichern ist es nicht von Bedeutung, welche Soft- und Hardware verwendet wird. Digitale Dokumente im PDF-Format werden stattdessen auf jeder beliebigen Hardwareplattform originalgetreu wiedergegeben. Dabei kann ein PDF sowohl Text als auch Bilder und Grafiken enthalten.

Zudem können in ein PDF Felder zum Ausfüllen und Navigationshilfen wie Inhaltsverzeichnisse oder Seitenvorschauen eingebettet werden.

 

Welche Vorteile bietet ein PDF?

Der größte und wichtigste Pluspunkt von einem PDF ist, dass das jeweilige Dokument plattformunabhängig ausgetauscht werden kann. Das Dokument wird dem Leser in exakt der Form angezeigt, in der es der Autor erstellt hat. Fehlerhaft angezeigte Schriften, verschobene Seitenumbrüche und andere Veränderungen der Optik oder der Formatierung, die immer wieder vorkommen, wenn digitale Dokumente von einem Programm in ein anderes Programm konvertiert werden, sind bei einem PDF ausgeschlossen.

Bei einem PDF ist also sichergestellt, dass das Dokument richtig, vollständig und unverändert wiedergegeben wird, egal welche Hard- und Software der Autor und der Leser verwenden.

Ein weiterer Pluspunkt speziell bei Druckvorlagen ergibt sich daraus, dass ein Scannen und Digitalisieren des Dokuments nicht erforderlich ist. Soll eine Papiervorlage als Druckvorlage verwendet werden, muss aus der Papiervorlage zunächst eine Datei erstellt werden. Dies erfolgt in aller Regel durch Scannen. Enthält die Papiervorlage nur Text, ist die Digitalisierung meist unproblematisch.

Grafiken, Bilder und Graustufen verlieren beim Scannen jedoch mitunter deutlich an Qualität. Im Unterschied dazu können in ein PDF Elemente aller Art eingebunden werden. Für den Druck ist weitere Bearbeitung dann nicht mehr notwendig, denn das PDF kann auf jeder beliebigen Plattform geöffnet und in immer gleicher Form ausgedruckt werden. Qualitätsverluste im Zuge der Digitalisierung sind damit ausgeschlossen.

 

Wie lassen sich Druckvorlagen als PDF erstellen?

Das Format PDF ist als Austauschformat für Dokumente angelegt, die bereits fertig gestellt sind. Es gibt zwar einige Programme und PDF-Reader mit Erweiterungen, die es ermöglichen, ein PDF zu bearbeiten. Allerdings halten sich die Beabreitungsmöglichkeiten in Grenzen und sind keineswegs mit den Möglichkeiten von Textverarbeitungs- oder Grafikprogrammen vergleichbar.

Deshalb wird eine Druckvorlage als PDF erstellt, indem die Druckvorlage zunächst in einem Textverarbeitungs- oder Grafikprogramm angelegt und erst im fertigen Zustand in ein PDF umgewandelt wird. Das eigentliche Erstellen der PDF-Druckvorlage funktioniert nach dem gleichen Prinzip wie das Ausdrucken eines Dokuments. Nachdem die Datei erstellt und überarbeitet ist, wird dazu die Funktion „Drucken“ des Textverarbeitungs- oder Grafikprogramms geöffnet.

In dem Dialogfenster, das sich daraufhin öffnet, wird als Drucker die installierte PDF-Software ausgewählt. Durch einen Klick auf „OK“ beginnt der Druckvorgang. Im Unterschied zu einem normalen Druckvorgang wird das Dokument nun aber nicht als Papierausdruck ausgegeben, sondern es wird eine PDF-Datei erstellt. Das fertige PDF kann dann geöffnet, gelesen, ausgedruckt und beispielsweise als E-Mail-Anhang an andere weitergeleitet werden.  

Um ein PDF erzeugen zu können, wird eine entsprechende PDF-Software benötigt. Mittlerweile gibt es PDF-Programme für praktisch alle Hard- und Softwareplattformen. Teilweise handelt es sich dabei um Freeware, also kostenlose Programme. Sie beinhalten zwar mitunter nur eingeschränkte Einstellungsmöglichkeiten, reichen aber im Normalfall völlig aus, um PDF-Dateien zu öffnen, zu lesen und zu erstellen.

Kostenpflichtige Programme bieten oft zahlreiche Funktionen für die Bearbeitung und Erstellung von PDF-Dateien. Teilsweise sind diese Programme jedoch recht teuer, so dass sich diese Investition nur dann lohnt, wenn wirklich regelmäßig PDF-Dateien erstellt werden und diese besonderen Anforderungen gerecht werden müssen.  

 

Worauf sollte beim Erstellen von Druckvorlagen als PDF geachtet werden?

Um eine gute Qualität und die gewünschte Optik bei Druckvorlagen sicherzustellen, gibt es vier Punkte, die beim Erstellen von PDF-Dateien beachtet werden sollten:

1.       Die Schriften sollten entweder im Schwarzweiß- oder im Graustufenmodus angelegt werden. Sind Schriften im Farbmodus angelegt, sehen sie zwar schwarz aus, sind tatsächlich aber dunkelgrau. Graue Farbe wird im Digitaldruck als Rasterung aus Schwarz und Weiß ausgegeben. Dies hat zur Folge, dass graue Schrift nicht gestochen scharf, sondern immer leicht unscharf aussieht. Um eine klare Ausgabe von Schriften sicherzustellen, ist also die Einstellung des Schwarzweißmodus ratsam. Wird die Schrift im Graustufenmodus angelegt, sollte der Schwarzanteil mindestens zehn Prozent betragen.

2.       Bei der PDF-Konvertierung ist es ratsam, die Einstellung „Alle Schriften einbetten“ zu aktivieren. Diese Einstellung bewirkt, dass die Informationen zu den verwendeten Schriften, Sonderzeichen und Symbolen mit dem PDF mitgeliefert werden. Dadurch ist sichergestellt, dass alle Inhalte der Datei an jedem Rechner gelesen, richtig dargestellt, fehlerfrei ausgedruckt und weiterverarbeitet werden können.

3.       Enthält die Druckvorlage Bilder oder Grafiken, ist für einen scharfen und klaren Ausdruck ohne Rasterung eine Auflösung von mindestens 300 dpi notwendig. Einige PDF-Programme setzen die Auflösung aber automatisch herunter, wenn sie eine Datei in ein PDF konvertieren. Ratsam ist deshalb, die Komprimierung zu deaktivieren. Außerdem sollten Bilder und Grafiken nicht mit Rasterungen, sondern in flächigen Graustufen gefüllt werden.

Wenn eine Text- oder Grafikdatei in ein PDF umgewandelt wird, kann es passieren, dass sich Formatierungen verschieben, also beispielsweise Zeilen- oder Seitenumbrüche verrutschen. Dies gilt vor allem dann, wenn die ursprüngliche Datei mehrere Seiten umfasst oder mehrere Dateien zu einer PDF-Druckvorlage zusammengefasst werden. Wichtig ist deshalb, das fertige PDF zu kontrollieren und bei Bedarf zu korrigieren.

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