Rechtliche Bedingungen zu Home-Office und mobilem Arbeiten – ein Überblick
Für viele Arbeitnehmer sind Home-Office und mobiles Arbeiten zu festen Bestandteilen des Arbeitsalltags geworden. Dank der Möglichkeiten, die die digitale Technik bietet, werden sich die beiden Arbeitsmodelle zumindest in einigen Bereichen zunehmend durchsetzen. Zwar ist eher unwahrscheinlich, dass sie das klassische Arbeiten vor Ort komplett ablösen. Aber dort, wo es möglich und sinnvoll ist, werden die Mitarbeiter in Zukunft sicher einen Teil der Arbeit von daheim oder unterwegs erledigen.
Umso wichtiger ist, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer die rechtlichen Bedingungen zu Home-Office und mobilem Arbeiten kennen und einhalten. In einem Überblick fassen wir zusammen, was bei welcher Arbeitsform gilt:
Inhalt
Der Unterschied zwischen Home-Office und mobilem Arbeiten
Bei der mobilen Arbeit steht im Vordergrund, dass die Mitarbeiter zu bestimmten Zeiten für Vorgesetzte, Kollegen und Kunden erreichbar sind. Dazu steht ihnen ein mobiles Endgerät zur Verfügung, über das sie außerhalb des Unternehmens kommunizieren und arbeiten können. Das mobile Arbeiten selbst findet oft an unterschiedlichen Orten statt, so zum Beispiel daheim, während einer Geschäftsreise im Hotel, in Bus und Bahn oder im Café.
Im Gegensatz dazu beinhaltet das Home-Office einen fest eingerichteten Arbeitsplatz. Dieser Arbeitsplatz befindet sich meist im eigenen Zuhause und hier erledigen die Mitarbeiter ihre Aufgaben zu festen Arbeitszeiten.
Allerdings muss das Home-Office nicht zwangsläufig in der eigenen Wohnung untergebracht sein. Genauso kann sich der Arbeitsplatz zum Beispiel in der Wohnung des Partners oder der Eltern befinden. Das entscheidende Merkmal vom Home-Office ist nämlich nicht der Standort, sondern die Tatsache, dass der Arbeitsplatz fest eingerichtet ist.
Wichtig ist das deshalb, weil der Arbeitgeber dafür sorgen muss, dass der Arbeitsplatz im Home-Office dieselben gesetzlichen Anforderungen erfüllt wie ein Arbeitsplatz in den Räumen des Unternehmens.
Telearbeit als übergeordnete Bezeichnung
Im Jahr 2016 wurde der Begriff der Telearbeit in die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) aufgenommen. Telearbeit steht als Oberbegriff dafür, dass Mitarbeiter entweder an einem festen Arbeitsplatz von daheim aus arbeiten, also im Home-Office tätig sind, oder ihre Arbeit mobil leisten.
Letzteres geht damit einher, dass die Mitarbeiter zum Beispiel im Außendienst oder auf Geschäftsreisen per Internet, E-Mail und Telefon oder über ein erweitertes Intranet mit dem Unternehmen verbunden sind.
Der Arbeitsschutz im Home-Office und beim mobilen Arbeiten
Je nachdem, in welcher Form Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens tätig sind, muss der Arbeitgeber unterschiedliche Maßnahmen im Rahmen des Arbeitsschutzes einhalten.
Im Home-Office verlangt der Gesetzgeber die gleichen Standards wie in den Büros im Firmengebäude. Bei fest eingerichteten Arbeitsplätzen unterscheidet der Gesetzgeber also letztlich nicht, wo sie sich befinden. Die Anforderungen an die Arbeitsplätze regelt die Arbeitsstättenverordnung.
Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass die Vorgaben erfüllt sind. Auch die Kosten trägt er.
Allerdings können die Bedingungen vor Ort beim Home-Office in einem gewissen Umfang berücksichtigt werden. So wird zum Beispiel eine private Wohnung nicht über Fluchtwege verfügen, die denen in einem Bürogebäude ähneln. Aufklären über die gesetzlichen Vorgaben muss der Arbeitgeber aber trotzdem.
Die mobile Arbeit bietet deutlich mehr Flexibilität. Zwar behalten die Gefährdungsbeurteilung gemäß § 5 ArbSchG (Arbeitsschutzgesetz), die Verordnung zur Betriebssicherheit und die Unterweisung des Mitarbeiters nach § 12 ArbSchG ihre Gültigkeit.
Und der Arbeitgeber muss seine Prüf- und Dokumentationspflichten einhalten, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden. Aber die Arbeitsstättenverordnung bleibt beim mobilen Arbeiten außen vor.
Der Grund dafür ist ganz einfach der, dass der Arbeitgeber unmöglich alle irgendwie denkbaren Arbeitsorte auf ihre Sicherheit hin überprüfen kann.
Die Regelungen zu Arbeitszeit und Datenschutz
Auch wenn sich das Home-Office und die Mobilarbeit in vielen Punkten unterscheiden, gibt es rechtliche Grundsätze, die für beide Modelle gleichermaßen gelten. Das betrifft im Wesentlichen die Arbeitszeiten und den Datenschutz.
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) greift sowohl im Home-Office als auch beim mobilen Arbeiten. Dabei gehört es zu den Pflichten des Arbeitgebers, dafür zu sorgen, dass die Schutzvorschriften aus dem Gesetz eingehalten werden. Vor allem die Regelungen zu den Ruhezeiten nach § 5 ArbZG spielen eine Rolle.
Im Home-Office ist es nicht ganz so schwer, die geforderten elf Stunden Ruhepause zu erfüllen. Bei mobiler Arbeit hingegen sieht es anders aus. Checkt der Mitarbeiter zum Beispiel vor dem Zubettgehen noch schnell die geschäftlichen E-Mails oder nutzt er eine Bahnfahrt, um kurz ein Schreiben zu verfassen, gilt das bereits als Unterbrechung der Ruhezeit. Der Arbeitgeber muss hier deshalb sorgsam aufklären.
Auch was den Datenschutz angeht, ist der Arbeitgeber gefragt, seine Mitarbeiter zu sensibilisieren. Genauso wie im Büro in der Firma muss der Datenschutz auch im Home-Office und beim mobilen Arbeiten zwingend eingehalten werden. Das Risiko von Verstößen ist im Home-Office geringer.
Denn in aller Regel werden sich keine fremden Personen in der Wohnung des Mitarbeiters aufhalten. Und selbst wenn er kein abschließbares Arbeitszimmer hat, dürfte es kein Problem sein, geschäftliche Unterlagen sicher zu verstauen und den Computer so mit einem Passwort zu schützen, dass zum Beispiel die Kinder keinen Zugriff auf sensible Daten haben.
Bei der mobilen Arbeit ist das Risiko höher. So kann schon ein Telefonat im Café dazu führen, dass andere Gäste firmeninterne Informationen mithören. Solche Situation gilt es zu vermeiden.
Die Kosten bei Home-Office und mobiler Arbeit
Ein Arbeitsplatz im Home-Office ist ein Kostenfaktor, den der Arbeitgeber nicht unterschätzen sollte. Im Idealfall stellt der Arbeitgeber alle notwendigen Arbeitsmittel wie den Computer und Drucker, den Schreibtisch samt Stuhl und die Beleuchtung zur Verfügung.
Auf diese Weise kann er sicherstellen, dass die rechtlichen Vorgaben zum Arbeits- und zum Datenschutz eingehalten werden.
Die Alternative dazu ist, dass die Mitarbeiter ihre schon vorhandenen Arbeitsmittel oder auch private Einrichtungsgegenstände verwenden. Die gesetzlichen Anforderungen müssen dann aber ebenso erfüllt sein. Außerdem haben die Mitarbeiter in diesem Fall gegenüber dem Unternehmen Anspruch auf eine Erstattung für ihre Aufwendungen. Um Sicherheit für beide Seiten zu schaffen, ist es deshalb ratsam, die Kostenfrage vertraglich festzuhalten.
Verglichen mit dem Home-Office, sind die Kosten bei der Mobilarbeit deutlich geringer. Denn grundsätzlich ist nur ein mobiles Endgerät, also ein Laptop und/oder ein Smartphone, notwendig.
Die Kosten für die Geräte trägt das Unternehmen. Trotzdem halten sich die Ausgaben in überschaubaren Grenzen.
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