Aktenordner: Vorteile und Tipps für die Beschriftung

Aktenordner: Vorteile und Tipps für die Beschriftung

Ein Großteil aller Dokumente ist inzwischen in digitalen Ordnern auf dem Computer abgelegt. Trotzdem gibt es nach wie vor Unterlagen in Papierform, die ordentlich verstaut werden müssen. Und dabei ist der gute alte Aktenordner noch immer die beste Lösung.

Vom papierlosen Büro sind die meisten Unternehmen und Privathaushalte noch weit entfernt. Und auch wenn versucht wird, den Papierverbrauch zu senken, um einerseits die Umwelt zu schonen und andererseits Kosten einzusparen, ist fraglich, ob es ein komplett papierloses Büro wirklich irgendwann geben wird.

So oder so braucht es bis dorthin aber ein zuverlässiges und übersichtliches Ablagesystem. Und an diesem Punkt sind Aktenordner unübertroffen.

Um Platz zu sparen, bevorzugen einige ein Ablagesystem mit Hängemappen. Für Unterlagen und Dokumente, die archiviert werden sollen, sind Hängemappen auch eine gute Lösung. Unterlagen, die regelmäßig in die Hand genommen und auf die eventuell sogar von mehreren Personen zugegriffen wird, sind in klassischen Standordnern aber besser aufgehoben.

 

Diese Vorteile bieten Aktenordner

Die guten alten Aktenordner sind in Sachen Handhabung eher unbequem. Durch ihre recht großen Abmaße sind sie sperrig und nehmen ordentlich Platz in Anspruch. Und gut gefüllt, kann ein breiter Aktenordner bis zu vier Kilogramm auf die Waage bringen.

In der schmalen Version sind Aktenordner leichter und brauchen weniger Platz. Doch die Bedienung bleibt gleich: Um ein Dokument abzuheften, muss der Ordner aufgeklappt, der Verschluss gelöst, der Bügel geöffnet, das Dokument gelocht oder in eine Klarsichthülle gesteckt und auf den Bügel aufgefädelt, der Bügel wieder geschlossen, der Verschluss zugedrückt und der Ordner zugeklappt werden. Es sind also mehrere Handgriffe notwendig.

Verglichen mit Ablagekörben oder Fächern, in die die Dokumente einfach nur lose hineingelegt werden, ist die Ablage in Aktenordnern also aufwändiger und dauert länger.

Trotzdem gibt es einige Pluspunkte, die klar für Aktenordner sprechen:

  • Ein Aktenordner kann eine große Menge an Papierdokumenten aufnehmen. Dadurch wird es möglich, alle Unterlagen zu einem Vorgang oder aus einem Bereich vollständig und langfristig zu archivieren.
  • Eine chronologische Anlage lässt sich mit einem Aktenordner ebenfalls gut umsetzen. Vor allem bei Rechnungen und Belegen, die fortlaufend nummeriert sind, kann das sehr wichtig sein. Gleiches gilt bei Bescheiden, die für aufeinanderfolgende Zeiträume erlassen wurden.
  • Register mit Buchstaben oder Zahlen sorgen für eine klar gegliederte, übersichtliche und nachvollziehbare Ablagestruktur.
  • Aktenordner sind in vielen verschiedenen Farben erhältlich. Außerdem können die Beschriftungsschilder unterschiedlich gestaltet werden. Damit wird es möglich, ein eigenes Ablagesystem zu entwickeln und optisch entsprechend zu unterstützen.
  • Klassische Aktenordner sind für Unterlagen im Format DIN A4 ausgelegt. Damit sind sie für herkömmliche Briefe und Schreiben optimal geeignet, denn das Standardformat dafür ist DIN A4.
  • Mithilfe von Klarsichthüllen können auch Dokumente in kleinem Format, CDs und DVDs oder ähnliche Dinge im Aktenordner abgeheftet werden. Gleiches gilt für Unterlagen, die wie beispielsweise Urkunden nicht gelocht werden können.

Gängige Büromöbel sind für Aktenordner ausgelegt. Allerdings ist es nicht notwendig, spezielle Büromöbel anzuschaffen, einen richtigen Aktenschrank aufzustellen oder sich ein platzsparendes Ordnerrondell zu besorgen. Ein herkömmlicher Schrank, ein simples Regal und sogar ein einfaches Holzbrett als Wandablage eignen sich für Aktenordner genauso gut.

Ein paar Tipps für die Beschriftung von Aktenordnern

Ihre großen Stärken können Aktenordner nur dann ausspielen, wenn sie sinnvoll beschriftet sind. Denn es würde wenig Sinn machen, wenn jedes Mal alle Ordner in die Hand genommen und durchgeblättert werden müssten, um das gesuchte Dokument zu finden.

Ebenso würde es unnötig viel Zeit kosten, wenn die Beschriftung in einer unleserlichen Schrift dahingekritzelt oder so klein ist, dass sie ohne Lesebrille nicht zu entziffern ist. Damit das Ablagesystem mit Aktenordnern funktioniert, sollten in Sachen Beschriftung deshalb folgende Tipps beherzigt werden:

  • Grundsätzlich sollten die Aktenordner einheitlich beschriftet sein. Das gilt umso mehr, je mehr Personen auf die Ordner zugreifen. Ein buntes Sammelsurium aus unterschiedlichen Rückenschildern und Beschriftungssystemen macht einen schnellen Zugriff nahezu unmöglich. Genau dieser soll ja aber gerade durch die Aktenordner erreicht werden.
  • Im Idealfall sind die Ordner so beschriftet, dass sich der Inhalt auf den ersten Blick erschließt. Das gelingt durch aussagekräftige Begriffe wie “Rechnungen”, “Angebote”, “Versicherungen” oder “Steuer”. Die Begriffe können dann noch um Buchstaben, beispielsweise “A – D”, “E – G” usw., und durch Jahreszahlen ergänzt werden. Steht auf einem Aktenordner beispielsweise “Personal, M – O, 2018”, weiß jeder sofort, welche Unterlagen er in diesem Ordner findet.
  • Ratsam ist, eine einfache und gut lesbare Schrift zu wählen. Das Hauptwort sollte außerdem möglichst groß gedruckt sein, ergänzende Angaben können unter dem Hauptwort und in etwas kleinerer Schrift gedruckt werden. Was die Farbe angeht, so ist Schwarz die beste Wahl. Farbfelder können das Ablagesystem zwar optisch unterstützen. Bunte Schriften sind hingegen weniger gut geeignet, denn sie sind oft schwerer zu lesen.
  • Die Beschriftungsschilder auf Aktenordnern gibt es in zwei Varianten. Einige Ordner haben ein Fach aus durchsichtiger Folie, in das das Rückenschild eingeschoben wird. Dadurch können die Schilder jederzeit entnommen und ausgetauscht werden. Bei anderen Ordnern besteht das Schild aus einem Aufkleber, der auf dem Ordner festgeklebt ist. In beiden Fällen ist es aber ratsam, die Schilder nicht von Hand, sondern per Computer zu beschriften. Denn durch die Computerschrift ist sichergestellt, dass die Aufschrift lesbar ist.

Beschriftungsschilder für Aktenordner sind als Klebeetiketten im Schreibwaren- und Bürobedarf erhältlich. Um sie zu beschriften, kann eine spezielle Software verwendet werden. Oft bieten die Hersteller der Etiketten solche Softwarelösungen als Extra gleich mit an.

Aber auch mit jedem herkömmlichen Textverarbeitungsprogramm ist die Beschriftung möglich. Dazu kann in der Menüleiste unter dem Punkt “Extras” der Etikettendruck ausgewählt werden. Sollte das Programm die verwendeten Etiketten nicht auflisten, kann ein neues Etikett mit den entsprechenden Maßen angelegt werden.

Ein Tipp zum Schluss

Die schönsten und übersichtlichsten Aktenordner bringen nicht viel, wenn sie im Büro verstreut sind. Oder wenn sie beim Zurückstellen einfach in irgendeine Lücke geschoben werden. Um ständige Nachfragen und lange Suchzeiten zu verhindern, hat sich folgender Trick bewährt:

Als Hilfsmittel kommt ein dünnes, farbiges Klebeband zum Einsatz. Das Klebeband wird links unten an dem Ordner, der ganz außen steht, angesetzt und in einer diagonalen Linie über alle Ordnerrücken hinweg bis zum Ordner auf der anderen Außenseite gezogen.

Mit einer Schere oder einem Teppichmesser wird das Klebeband anschließend zwischen den Ordnern durchgeschnitten. Wenn nun ein Ordner an den falschen Platz gestellt wird, stimmt die diagonale Klebebandlinie nicht mehr. Dadurch fällt der Fehler sofort auf.

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