6 Tipps für einen aufgeräumten Schreibtisch
Ein chaotischer Schreibtisch, auf dem sich zwischen dem Computer, dem Drucker und dem Telefon Berge von Unterlagen stapeln, macht die Arbeit unnötig schwer. Es fehlt nämlich nicht nur die Arbeitsfläche. Stattdessen kostet es Zeit, Nerven und Motivation, wenn ständig alles in die Hand genommen und durchgeschaut werden muss, um das gerade benötigte Dokument zu finden.
Hinzu kommt, dass ein unordentlicher Schreibtisch keinen besonders guten Eindruck auf Kunden, Kollegen und Vorgesetzte macht.
Viele Menschen erklären, dass sie ein gewisses Chaos, das berühmt-berüchtigte kreative Chaos, um sich herum bräuchten. Natürlich ist jeder Mensch anders und tatsächlich fühlt sich nicht jeder an einem sehr strukturierten und fast leeren Schreibtisch wohl. Trotzdem sollte der Arbeitsplatz ordentlich sein, auch wenn die Definition von Ordnung eine individuelle Sache bleibt. Aber wie bekommt der Arbeitsplatz Struktur?
Hier sind 6 Tipps für einen aufgeräumten Schreibtisch!
Tipp 1: einen Termin für die Aufräumaktion festlegen
Soll der Schreibtisch aufgeräumt werden, ist es ratsam, sich dafür einen festen Termin zu setzen. Ohne konkreten Zeitpunkt besteht die Gefahr, dass das Vorhaben immer weiter hinausgeschoben wird, in der Hoffnung, dass sich irgendwann einmal ein passender Moment finden wird. Ideal für die Entrümpelungsaktion ist ein Termin vor Arbeitsbeginn oder nach Feierabend.
Der Rechner sollte ausgeschaltet sein und auch das Telefon sollte nicht klingeln, damit die Aufräumaktion nicht gestört wird. Je konzentrierter das Ausmisten erfolgen kann, desto besser und schneller geht es voran.
Tipp 2: den Schreibtisch komplett abräumen
Das Aufräumen beginnt damit, dass der Schreibtisch einmal leer geräumt wird. Nur der Computer, der Drucker und das Telefon bleiben auf dem Schreibtisch stehen. Alles andere wandert in eine große Kiste oder einen Karton. Ist alles weggepackt, wird wieder sichtbar, wie viel Arbeitsfläche der Schreibtisch eigentlich bietet.
Gleichzeitig entsteht schon jetzt ein kleiner Vorgeschmack darauf, wie ansprechend ein aufgeräumter Schreibtisch aussehen kann. Außerdem ist jetzt ein idealer Zeitpunkt, um den Schreibtisch einmal gründlich von Staub und Schmutz zu befreien.
Tipp 3: die Unterlagen woanders sortieren
Ist der Schreibtisch leer und sauber, geht es mit den Dingen weiter, die vorhin in die Kiste gewandert sind. Oft es hilfreich, die Kiste nicht direkt vor Ort, sondern in einem anderen Raum zu sortieren. In einer neutralen Umgebung und mit etwas Abstand zum Arbeitsplatz fällt es nämlich sehr viel leichter, Dinge wegzuschmeißen. Direkt am Arbeitsplatz hingegen ist die Versuchung groß, dass so manches doch wieder nur zurück in irgendeine Schreibtischschublade wandert.
Für das Aussortieren gilt folgende Faustregel: Alles, was älter ist als sechs Monate, kommt weg. Dabei werden Unterlagen und Dokumente, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen oder steuerlich relevant sind, abgeheftet. Alles andere fliegt in den Papierkorb. Dies gilt auch für Zeitschriften.
Interessante Artikel aus Magazinen oder Zeitungen, die aufgehoben werden sollen, sollten aus dem Heft herausgetrennt oder kopiert und anschließend in einem Ordner abgeheftet werden. Es ist nicht notwendig, die ganze Zeitschrift wegen eines kurzen Textes auszuheben.
Tipp 4: ein Ablagesystem etablieren
Unterlagen und Dokumente, die nicht aussortiert werden können, sollten in mehrere Stapel aufgeteilt werden. Bewährt hat sich dabei ein Ablagesystem aus fünf Stapeln. Dieses System wird auch auf dem Schreibtisch beibehalten und findet immer dann Anwendung, wenn neue Unterlagen dazukommen. Als Einteilung bieten sich die Stapel
1. Sofort erledigen
2. Delegieren/an die zuständige Stelle weiterleiten
3. Später erledigen
4. Ablegen/Abheften
5. Wegschmeißen
an. Damit nicht wieder neue Dokumentenberge auf dem Schreibtisch heranwachsen, sollte künftig alle eingehende Post direkt und ohne Zwischenablagen nach diesem System sortiert werden.
Tipp 5: Themeninseln schaffen und Stammplätze zuweisen
Wenn alles durchgeschaut und sortiert ist, kann der Schreibtisch wieder eingeräumt werden. Ratsam dabei ist, Themeninseln zu schaffen. So sollten beispielsweise ein Notizblock und der Stiftebecher ihren Platz neben dem Telefon finden, denn beim Telefonieren werden üblicherweise Notizen gemacht.
Gleichzeitig ist sinnvoll, oft benutzten Gegenständen Stammplätze zuzuweisen. So ist immer klar, wo sich was befindet und das mühsame Suchen nach Locher, Tacker oder Büroklammern entfällt. Gegenstände wiederum, die nur sehr selten zum Einsatz kommen, sollten in einer Schreibtischschublade oder in einem Regal verstaut werden.
So nehmen sie nicht unnötig Platz auf dem Schreibtisch weg. Um das Ablagesystem gut umsetzen zu können, bieten sich vier Stapelkörbe an. Übereinandergesetzt, brauchen sie nicht mehr Platz als ein normaler Papierstapel. Sind die Körbe im Blickfeld, erinnern sie automatisch daran, dass sie auch benutzt werden wollen. Vier Körbe reichen aus, weil der 5. Stapel, das Wegschmeißen, direkt erledigt werden kann.
Tipp 6: feste Gewohnheiten aneignen
Damit die Ordnung auf dem Schreibtisch erhalten bleibt und nicht schon nach kurzer Zeit wieder das Chaos herrscht, ist es wichtig, feste Gewohnheiten zu entwickeln. Hierzu gehört beispielsweise, verwendete Gegenstände wieder an ihren festen Platz zurückzulegen und nicht nur einfach irgendwo hinzuschmeißen. Genauso sollte es zum festen Ritual werden, die Ablagekörbe immer im Blick zu behalten.
Zum Feierabend sollten sich nur noch im 3. Ablagekorb, dem Später erledigen, Unterlagen befinden. Wenn sehr viel Arbeit angefallen ist, dürfen ausnahmsweise auch einmal im 4. Ablagekorb, dem Ablegen/Abheften, noch Dokumente vorhanden sein. Dies gilt aber wirklich nur für Ausnahmefälle, denn sonst sammelt sich schnell wieder zu viel an. Die anderen beiden Ablagekörbe hingegen sollten bei Feierabend auf jeden Fall leer sein.
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