Was tun, wenn die Lohnabrechnung fehlerhaft ist?

Was tun, wenn die Lohnabrechnung fehlerhaft ist? 

Wenn ein Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung erbracht hat, möchte er dafür verständlicherweise auch die vereinbarte Entlohnung erhalten. Wie hoch das Arbeitsentgelt ist, das der Arbeitgeber für den jeweiligen Monat überwiesen hat, kann der Arbeitnehmer auf seiner Lohnabrechnung nachlesen.

Dort findet er auch noch weitere Angaben, beispielsweise wie viele Urlaubstage er noch hat. Aber was ist, wenn die Lohnabrechnung einen Fehler enthält? Oder der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer erst gar keine Lohnabrechnung aushändigt? Und welche Fristen muss der Arbeitnehmer beachten, wenn er eine fehlerhafte Lohnabrechnung beanstanden will?

 

Diese und weitere Fragen beantwortet der folgende Ratgeber:

 

Wann hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung wird auch als Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung, Einkommensnachweis oder Monatsabrechnung bezeichnet. Es handelt es sich dabei um ein Dokument in Textform, das den Arbeitnehmer darüber informiert, wie sein Arbeitsentgelt für einen bestimmten Abrechnungszeitraum zustande kommt.

Dafür wird zum einen der Lohn oder das Gehalt angegeben. Zum anderen ist aufgeführt, welche Zuschläge, Zulagen und weiteren Vergütungen in welcher Höhe dazukommen und welche Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse abgezogen werden. Zusätzlich zum Arbeitsentgelt sind auf der Lohnabrechnung noch weitere Daten aufgeführt. Hierzu gehören beispielsweise die Personalnummer, die Steuerklasse, die Anzahl der Urlaubstage oder der Stand des Arbeitszeitkontos.

Der Arbeitgeber ist grundsätzlich dazu verpflichtet, eine Lohnabrechnung zu erstellen. Diese Pflicht ergibt sich aus § 108 der Gewerbeordnung. Die Lohnabrechnung soll dem Arbeitnehmer nämlich die Möglichkeit geben, die Höhe des ausgezahlten Arbeitsentgelts zu überprüfen und nachzuvollziehen.

Es gibt nur zwei Fälle, die den Arbeitgeber von seiner Pflicht, eine Lohnabrechnung zu erstellen, entbinden:

1.       Leistet der Arbeitgeber keine Zahlung, muss er auch keine Abrechnung anfertigen.

2.       Fällt das Arbeitsentgelt in jedem Abrechnungszeitraum absolut identisch aus, genügt es, wenn der Arbeitgeber eine Abrechnung für den ersten Abrechnungszeitraum anfertigt. Eine neue Abrechnung muss erst dann erstellt werden, wenn sich Daten ändern.

Normalerweise beträgt der Abrechnungszeitraum einen Monat. Das Arbeitsentgelt wird also für jeweils einen Monat berechnet und der Arbeitnehmer bekommt seine Vergütung monatlich ausbezahlt. Die Höhe des Arbeitsentgelts variiert dabei meistens ein wenig. Aus diesem Grund haben die meisten Arbeitnehmer auch einen Anspruch auf eine monatliche Lohnabrechnung.

Aber, Achtung: Die Lohnabrechnung gehört zu den Arbeitspapieren. Deshalb ist der Arbeitgeber zwar dazu verpflichtet, sie zu erstellen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Eine Bringschuld hat der Arbeitgeber aber nicht. Vielmehr besteht eine Holschuld. Der Arbeitnehmer muss sich die Lohnabrechnung also grundsätzlich selbst beim Arbeitgeber abholen.

 

Was tun, wenn die Lohnabrechnung fehlerhaft ist?

Damit der Arbeitnehmer prüfen kann, ob alles seine Richtigkeit hat, muss der Arbeitgeber die Lohnabrechnung dann anfertigen und dem Arbeitnehmer übergeben, wenn das Arbeitsentgelt fällig ist. In der Praxis bekommt der Arbeitnehmer seine Abrechnung deshalb üblicherweise zur Monatsmitte oder zum Monatsende hin, je nachdem, wann das Arbeitsentgelt überwiesen wird.

Die Daten und die Berechnungen in der Lohnabrechnung sollten dabei natürlich richtig sein. Aber es kann passieren, dass sich ein Fehler einschleicht. Meistens handelt es sich zwar nur um ein Versehen, der Arbeitnehmer sollte die fehlerhafte Lohnabrechnung aber trotzdem beanstanden. Dabei ist der Arbeitnehmer gut beraten, wenn er seinen Arbeitgeber schriftlich dazu auffordert, die Abrechnung zu prüfen und zu korrigieren.

Falls es später Streitigkeiten geben sollte, hat der Arbeitnehmer so nämlich einen Nachweis dafür, dass er seinen Arbeitgeber auf den Fehler hingewiesen hatte. Der Arbeitgeber ist übrigens auch dann der richtige Ansprechpartner, wenn sich ein Dritter, beispielsweise ein Buchhaltungsbüro oder ein Steuerberater, um die Abrechnungen kümmert. Aus Sicht des Arbeitnehmers ist nämlich der Arbeitgeber sein Vertragspartner und als solcher für eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung zuständig.

 

Wie kann der Arbeitnehmer eine falsche Lohnabrechnung beanstanden?

Ist der Arbeitnehmer der Meinung, einen Fehler in seiner Lohnabrechnung ausgemacht zu haben, sollte er sich schriftlich an seinen Arbeitgeber wenden. Ein einfaches, formloses Schreiben reicht aber völlig aus. In seinem Schreiben sollte der Arbeitnehmer erklären,

·         welcher Lohnabrechnung er widerspricht und

·         was an der Lohnabrechnung falsch ist.

Eigene Berechnungen muss der Arbeitnehmer nicht durchführen. Ebenso muss er nicht angeben, um welchen konkreten Betrag sich der Arbeitgeber vertan hat. Es genügt, wenn der Arbeitnehmer darauf hinweist, dass beispielsweise Arbeitsstunden fehlen, Überstunden vergessen, Zuschläge übersehen oder Urlaubs- oder Krankentage nicht berücksichtigt wurden. Allerdings sollte der Arbeitnehmer in seinem Schreiben eine Frist setzen.

Als Faustregel gilt, dass eine Frist von 14 Tagen angemessen ist. Lässt der Arbeitgeber die Frist verstreichen, ohne auf das Schreiben zu reagieren oder dem Arbeitnehmer eine korrigierte Lohnabrechnung auszuhändigen, können weitere Schritte eingeleitet werden.

Gleiches gilt, wenn der Arbeitnehmer keine fehlerhafte Lohnabrechnung beanstandet, sondern bemängelt, dass er gar keine Lohnabrechnung erhalten hat. In seinem Schreiben kann der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber also nicht nur dazu auffordern, eine erstellte Lohnabrechnung zu prüfen und zu berichtigen. Genauso kann er seinen Arbeitgeber auch dazu auffordern, überhaupt eine Lohnabrechnung zu erstellen.

 

Gibt es Fristen, die der Arbeitnehmer einhalten muss?

Um seine Ansprüche gegenüber dem Arbeitgeber geltend zu machen, hat der Arbeitnehmer grundsätzlich drei Jahre lang Zeit. Forderungen, also ausstehende Zahlungen, unterliegen nämlich der regelmäßigen Verjährungsfrist. Diese Frist kommt in der Praxis aber kaum zum Tragen.

Denn wenn der Arbeitnehmer wegen einer fehlerhaften Lohnabrechnung kein oder zu wenig Geld bekommen hat, wird er wohl keine drei Jahre abwarten. Zum Stolperstein können vielmehr die sogenannten Ausschlussfristen werden. Viele Arbeitsverträge enthalten Klauseln, die solche Ausschlussfristen regeln. Daneben können sich die Ausschlussfristen auch aus einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben.

Die Ausschlussfristen haben zur Folge, dass der Arbeitnehmer seine Ansprüche innerhalb einer bestimmten Frist geltend machen muss. Ist diese Frist abgelaufen, sind die Ansprüche erloschen. Damit ist dann ausgeschlossen, dass der Arbeitnehmer seine Ansprüche noch einfordern kann. Meistens sehen die Klauseln in Arbeits- und Tarifverträgen gleich doppelte Ausschlussfristen vor.

Doppelte Ausschlussfrist bedeutet, dass der Arbeitnehmer seine Ansprüche innerhalb einer bestimmten Frist geltend machen muss. Weist der Arbeitgeber die Ansprüche zurück, reagiert er nicht auf die Forderung oder kommt keine Einigung zustande, muss er Arbeitnehmer seine Ansprüche gerichtlich durchsetzen. Auch die Klage muss innerhalb einer bestimmten Frist eingereicht werden. Versäumt der Arbeitnehmer eine der beiden Ausschlussfristen, erlöschen seine Ansprüche.

Welche Ausschlussfristen gelten, steht in der entsprechenden Vertragsklausel. Normalerweise bewegen sich die Ausschlussfristen aber in einem Bereich zwischen einem und sechs Monaten. Die Frist beginnt, sobald der Arbeitnehmer die falsche Lohnabrechnung bekommen hat. Hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keine Lohnabrechnung ausgehändigt, beginnt die Ausschlussfrist, sobald das Arbeitsentgelt ausgezahlt wurde.

 

Was tun, wenn der Arbeitgeber nicht auf das Schreiben reagiert?

Durch sein Schreiben verhindert der Arbeitnehmer, dass die Ausschlussfrist abläuft. Setzt er seinem Arbeitgeber gleichzeitig eine Frist, um die Lohnabrechnung zu prüfen und eine eventuelle Nachzahlung zu veranlassen, gerät der Arbeitgeber in Verzug, wenn diese Frist abgelaufen ist. Dadurch hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, einen Ausgleich für entstandene Schäden von seinem Arbeitgeber zu verlangen.

Bei diesen Schäden kann es sich beispielsweise um Mahngebühren bei Rechnungen, Zinsen für den Dispokredit oder zusätzliche Kontoführungsgebühren handeln, die erhoben wurden, weil zu wenig Arbeitsentgelt überwiesen wurde. Außerdem kann der Arbeitnehmer Verzugszinsen in Rechnung stellen.

Soweit wird es aber meist nicht kommen. Ist das Schreiben eingegangen, wird der Arbeitgeber die Einwände prüfen und die Lohnabrechnung korrigieren. Ist sie korrekt, wird er dem Arbeitnehmer erklären, wie sich die Höhe des Arbeitsentgelts errechnet. Damit sollte die Angelegenheit geklärt sein. Reagiert der Arbeitgeber aber nicht, weist er die Einwände ohne Erklärung zurück oder vertröstet er den Arbeitnehmer mehrfach, sollte dieser über weitere Schritte nachdenken.

Unternimmt er nichts, läuft die Ausschlussfrist ab und danach sind die Ansprüche nichtig. Um dies zu vermeiden, muss der Arbeitnehmer vors Arbeitsgericht ziehen. Dabei muss er auf Erteilung und Herausgabe der Lohnabrechnung klagen, wenn der Arbeitgeber eine Lohnabrechnung verweigert. Geht es um ausstehendes Arbeitsentgelt, kann der Arbeitnehmer entweder einen Mahnbescheid beantragen oder die Forderung einklagen.

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