Zahlungsbestätigung schreiben – Infos, Tipps & Vorlage

Zahlungsbestätigung schreiben – Infos, Tipps & Vorlage

Ist eine Leistung erbracht und die dazugehörige Rechnung bezahlt, ist das Geschäft abgeschlossen. Weitere Maßnahmen sind eigentlich nicht notwendig. Denn wenn beide Seiten ihren Teil erfüllt haben, ist die Sache erledigt. Doch das Unternehmen kann den Geschäftsabschluss nutzen, um dem Kunden freiwillig den Eingang der Zahlung zu bestätigen.

Zahlungsbestätigung schreiben - Infos, Tipps & Vorlage

Dabei ist so ein Schreiben dann mehr als eine reine Zahlungsbestätigung. Vielmehr kann es ein Instrument sein, um die Kundenbindung zu stärken.

Immerhin ist die Zahlungsbestätigung eine freiwillige Serviceleistung, die einerseits eine kundenfreundliche Geste ist und andererseits die Möglichkeit eröffnet, sich beim Kunden zu bedanken und ihn auf weitere Angebote aufmerksam zu machen.

Allerdings darf das Unternehmen eine freiwillige Zahlungsbestätigung nicht mit einer Quittung verwechseln. Das sind zwei paar Schuhe. In diesem Beitrag geben wir Infos und Tipps rund um die Zahlungsbestätigung und zeigen anhand einer Vorlage, wie so ein Schreiben aussehen kann. Außerdem erklären wir, worin der Unterschied zur Quittung liegt.

Der Unterschied zwischen einer Quittung und einer Zahlungsbestätigung

Eine Quittung bestätigt den Erhalt einer Leistung. Der Gläubiger erklärt darin schriftlich, dass der Schuldner die vereinbarte Leistung erbracht hat. Andersherum ist die Quittung für den Schuldner der Beleg dafür, dass er die offene Forderung erfüllt hat. Damit sind beide Seiten buchstäblich quitt miteinander.

Aus rechtlicher Sicht ist die Quittung einerseits eine Privaturkunde im Sinne von § 416 der Zivilprozessordnung und andererseits eine sogenannte Wissenserklärung. Denn sie stellt verbindlich die Tatsache fest, dass die Forderung, die der Schuldner dem Gläubiger geschuldet hat, beglichen ist.

Ein Gläubiger ist dazu verpflichtet, dem Schuldner auf seinen Wunsch hin eine Quittung auszustellen. Diese Pflicht ergibt sich aus § 368 des Bürgerlichen Gesetzbuches. Außerdem legt der Gesetzgeber fest, welche Angaben eine Quittung mindestens enthalten muss.

Der Schuldner kann vorgeben, in welcher Form er die Quittung erhalten möchte. Allerdings kann ihm der Gläubiger die Kosten für das Ausstellen der Quittung in Rechnung stellen.

Im Unterschied dazu ist eine freiwillige Zahlungsbestätigung letztlich nichts anderes als ein Geschäftsbrief. Sie bestätigt zwar ebenfalls, dass das Unternehmen die Zahlung des Kunden erhalten hat. Doch eine Zahlungsbestätigung hat keine Beweiskraft, sondern nur eine Aussagekraft.

Das spricht für eine freiwillige Zahlungsbestätigung

Möchte der Kunde eine Quittung haben, muss das Unternehmen diese ausstellen. Aber genauso gut kann sich das Unternehmen kundenfreundlich präsentieren und den Eingang der Zahlung unaufgefordert bestätigen.

Anders als eine Quittung hat so eine freiwillige Zahlungsbestätigung keinerlei Beweiskraft. Stattdessen ist es am Ende nur ein Brief mit einer gewissen Aussagekraft. Doch eben diese Aussagekraft kann das Unternehmen für sich nutzen.

Denn zum einen wird es der Kunde sicher wohlwollend bemerken, wenn sich das Unternehmen bei ihm für das entgegengebrachte Vertrauen und die geleistete Zahlung bedankt. Wertschätzung erfährt schließlich jeder gerne. Nebenbei weiß der Kunde, dass sein Geld auch wirklich angekommen ist und seinem Kundenkonto gutgeschrieben wurde.

Zum anderen kann das Unternehmen die freiwillige Zahlungsbestätigung einsetzen, um zusätzliche Informationen zu vermitteln.

So kann das Unternehmen zum Beispiel auf das eingerichtete und online abrufbare Kundenkonto aufmerksam machen, auf Sonderangebote und Rabattaktionen hinweisen oder den Kunden zu einem erneuten Besuch des Online-Shops einladen. Auf diese Weise wird die Zahlungsbestätigung zu einem hilfreichen Instrument, das die Kundenbindung stärkt.

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Die Inhalte einer Zahlungsbestätigung

Da es sich bei einer Zahlungsbestätigung um eine freiwillige Geste handelt, gibt es keine verbindlichen Vorgaben, welche Inhalte das Schreiben haben muss und wie es formuliert sein sollte. Allerdings sollte das Unternehmen bedenken, dass es sich um geschäftliche Korrespondenz handelt. Eine professionelle Note ist deshalb Pflicht.

Wichtig ist außerdem, dass er Kunde erkennt, worum es in dem Schreiben eigentlich geht. Natürlich kann das Unternehmen die Zahlungsbestätigung nutzen, um etwas Werbung in einer Sache zu machen.

Trotzdem muss das Schreiben in erster Linie eine Zahlungsbestätigung bleiben und nicht zu einem Werbebrief werden, bei dem der Hinweis auf die eingegangene Zahlung bestenfalls noch eine Randbemerkung ist.

Die vermutlich beste Vorgehensweise ist, die Zahlungsbestätigung tatsächlich wie einen normalen Geschäftsbrief aufzubauen. Dabei kann ruhig das offizielle Briefpapier oder die Standardvorlage für E-Mails zum Einsatz kommen.

Dort werden dann folgende Elemente eingefügt:

  • Name und Anschrift des Kunden

  • Datum

  • das Wort Zahlungsbestätigung als Betreff

  • Brieftext mit Info für den Kunden, dass der Geldeingang verbucht wurde, und Dank für die Zahlung; zusätzlich können weitere Service-Informationen aufgeführt werden

  • Grußformel

Eine Unterschrift ist nicht zwingend notwendig. Wird der Mustertext einmal verfasst und anschließend bei den sonstigen Briefvorlagen abgelegt, kann eine Zahlungsbestätigung innerhalb kürzester Zeit aus dem System heraus erstellt werden. Der Versand kann klassisch auf dem Postweg, genauso aber auch als E-Mail oder per Fax erfolgen.

Zahlungsbestätigung schreiben – eine Vorlage als Musterbeispiel

Nach all der grauen Theorie ist hier nun die angekündigte Vorlage als Formulierungshilfe:

Briefkopf des Unternehmens

Empfänger
Anschrift

Datum

Zahlungsbestätigung

Sehr geehrte/r Frau/Herr Name,

Ihre Zahlung über _____ Euro für die Rechnung Nr. __________ haben wir erhalten und Ihrem Kundenkonto gutgeschrieben. Vielen Dank dafür!

Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit Ihrem Einkauf und freuen uns, wenn Sie bald mal wieder in unserem Online-Shop [Link zur Webseite] vorbeischauen.

Übrigens: Unter [Login-Link] können Sie schnell und bequem Ihr Kundenkonto aufrufen. Dort finden Sie neben allen Details zu aktuellen und früheren Bestellungen viele weitere Informationen. Damit bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Aber selbstverständlich sind wir gerne persönlich für Sie da, wenn Sie Fragen haben.

Freundliche Grüße

Ihr Firmenname-Serviceteam  

Ein letzter Hinweis

Eine Zahlungsbestätigung ist, anders als eine Quittung, keine Urkunde mit Beweiskraft. Doch auch wenn es sich nur um einen geschäftlichen Brief handelt, wird sich der Kunde darauf verlassen, dass die Angaben in dem Schreiben stimmen.

Vertut sich das Unternehmen und bestätigt eine Zahlung, die noch gar nicht erfolgt ist, hat das Versehen keine rechtlichen Folgen. Das Unternehmen behält seinen Anspruch auf die Zahlung und kann die fällige Forderung anmahnen.

Allerdings entsteht dadurch eine Situation, die für beide Seiten ärgerlich ist und das Unternehmen nicht gerade in einem professionellen und seriösen Licht dastehen lässt. Bevor eine Zahlungsbestätigung verschickt wird, macht es deshalb Sinn, zweimal hinzuschauen.

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Fred Naue, 46 Jahre, Inhaber eines Druck- & Copyshops, Mike Sasse, 37 Jahre, Drucktechniker, Sami Orkac, 41 Jahre, Rechtsberater, Tina Kaminski, 49 Jahre, Geschäftsführerin Bereich Schreibwaren, sowie Ferya Gülcan, Betreiberin und Redakteurin dieser Seite, geben und schreiben hier Wissenswertes zu Bürotechnik, Fax, Kommunikation, Schreibwaren, Internet und mehr.

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