Infos und Muster für eine schriftliche Auftragsbestätigung

Infos und Muster für eine schriftliche Auftragsbestätigung 

Eine schriftliche Auftragsbestätigung fasst die getroffenen Vereinbarungen zusammen. Dadurch schafft sie einerseits Klarheit für beide Seiten und beugt andererseits Missverständnissen vor. Zusätzlich dazu bestätigt sie den Kunden darin, dass er die richtige Wahl getroffen hat. Insofern ist die schriftliche Auftragsbestätigung ein Stück weit auch ein Ausdruck von Kunden- und Serviceorientierung.

Doch wie wird eine Auftragsbestätigung verfasst? Was muss drinstehen? Und wie wird sie übermittelt?

Der folgende Beitrag klärt die wichtigsten Infos rund um die schriftliche Auftragsbestätigung.

Und eine Mustervorlage gibt’s obendrauf!:

 

Sinn und Zweck einer schriftlichen Auftragsbestätigung

Aus rechtlicher Sicht ist eine schriftliche Auftragsbestätigung nicht unbedingt notwendig. Sind die Absprachen zwischen dem Kunden und dem Unternehmen klar, kommt der Vertrag auch ohne eine zusätzliche Bestätigung des Auftrags zustande. Dennoch ist eine schriftliche Auftragsbestätigung sehr praktisch. Denn sie fasst noch einmal klar und übersichtlich zusammen, was konkret vereinbart wurde. So entsteht für beide Seiten Sicherheit und Missverständnisse lassen sich vermeiden. Vor allem bei größeren Aufträgen kann sich das als äußerst sinnvoll herausstellen.

Doch eine schriftliche Auftragsbestätigung hat nicht nur einen praktischen Nutzen. Stattdessen ist sie auch ein hilfreiches Instrument, um ein hohes Maß an Kunden- und Serviceorientierung zum Ausdruck zu bringen.

Dabei kommen beim Kunden durch die Auftragsbestätigung zwei Botschaften an. Zum einen erhält der Kunde eine übersichtliche und leicht nachvollziehbare Zusammenfassung davon, was er bestellt, gebucht oder in Auftrag gegeben hat. Er kann sich dadurch sicher sein, dass es bei der späteren Ausführung oder bei der Rechnung keine bösen Überraschungen gibt. Zudem hat er etwas in der Hand, auf das er sich berufen kann. Das wiederum schafft eine gute Vertrauensbasis. Zum anderen wird der Kunde in seiner Entscheidung bekräftigt.

So mancher Kunde fühlt sich im Nachhinein unsicher. Er fragt sich, ob er die richtige Wahl getroffen und sich für den richtigen Anbieter entschieden hat. Oder ob es nicht vielleicht doch besser gewesen wäre, noch etwas abzuwarten und sich weitere Angebote einzuholen.

Durch eine angenehm formulierte Auftragsbestätigung kann das Unternehmen die Zweifel des Kunden ausräumen. Und es kommt noch ein weiterer psychologischer Effekt dazu: Wenn der Kunde erst einmal die verbindliche Auftragsbestätigung in seinen Händen hält, wird er meist nicht mehr darüber nachdenken, den Auftrag doch noch zu stornieren.  

 

Die Inhalte einer Auftragsbestätigung

Da eine Auftragsbestätigung rechtlich nicht vorgeschrieben ist, gibt es auch keine formalen Vorgaben für den Aufbau und die Inhalte. Es ist noch nicht einmal notwendig, die Auftragsbestätigung als solche zu titulieren. Trotzdem macht es natürlich Sinn, damit klar und unmissverständlich zu erkennen ist, worum es sich bei dem Schriftstück handelt. Was die Inhalte angeht, so sollte die Auftragsbestätigung folgende Angaben enthalten:

  • ·         Dank für den Auftrag
  • ·         genaue Beschreibung der Waren oder Leistungen mit Einzelpreisen und Gesamtpreis, brutto und netto
  • ·         organisatorische Details wie Liefertermin oder Ablauf
  • ·         ggf. Hinweis auf beigelegte Unterlagen
  • ·         Angabe des Ansprechpartners bei Rückfragen
  • ·         Bitte um Bestätigung; diese ist aber dann notwendig, wenn die Auftragsbestätigung von den Vereinbarungen abweicht

Ratsam ist, der Auftragsbestätigung eine persönliche Note zu geben. Anders als beim Vertrag oder der Rechnung geht es bei der Auftragsbestätigung schließlich weniger um nüchterne Daten. Die Auftragsbestätigung soll vielmehr die bereits getroffenen Absprachen zusammenfassen und den Kunden in seiner Wahl bestätigen. Zudem soll sie das Unternehmen als kompetenten, zuverlässigen und kundenorientierten Anbieter präsentieren. Durch eine persönlich formulierte Auftragsbestätigung gibt das Unternehmen dem Kunden ein gutes Gefühl. Gleichzeitig hebt sich das Schreiben angenehm vom üblichen Geschäftsbrief-Einerlei ab.

 

Der Versand der Auftragsbestätigung

Das Unternehmen kann die Auftragsbestätigung auf dem Postweg verschicken, dem Kunden genauso aber auch als E-Mail oder per Fax zukommen lassen. Einen sicheren Nachweis dafür, dass eine Auftragsbestätigung verschickt wurde und beim Kunden angekommen ist, hat das Unternehmen damit zwar nicht. Letztlich braucht es einen solchen Nachweis aber auch nicht, denn das Zustandekommen des Vertrags setzt keine Auftragsbestätigung voraus.

Dies gilt jedenfalls dann, wenn der Auftrag so ausgeführt wird, wie es zuvor mit dem Kunden abgesprochen und vertraglich festgehalten wurde. Möchte das Unternehmen auf Nummer sicher gehen, kann es aber selbstverständlich einen Versandweg mit Nachweis wählen. Ebenso kann das Unternehmen den Kunden darum bitten, die Auftragsbestätigung unterschrieben zurückzuschicken.

Eine Bestätigung der Auftragsbestätigung durch den Kunden ist dann notwendig, wenn die Auftragsbestätigung von den getroffenen Vereinbarungen abweicht, beispielsweise weil sich der Liefertermin verzögert oder weil sich die Preise zwischenzeitlich verändert haben. Denn in diesem Fall ist die Auftragsbestätigung keine Auftragsbestätigung mehr. Rein rechtlich gesehen, handelt es sich vielmehr um ein neues Angebot. Und damit ein Vertrag mit diesen neuen Konditionen zustande kommen kann, muss der Kunde das Angebot annehmen. 

 

Mustervorlage für eine schriftliche Auftragsbestätigung

 

Unternehmen
Anschrift und Kontaktdaten

 

Kunde
Anschrift

 

Bezeichnung des Auftrags, Auftragsnummer …

 

Sehr geehrte/r Frau/Herr …, 

wir freuen uns über Ihren Auftrag! Gerne bestätigen wir die vereinbarten Leistungen:

  • ·         Menge, Produkt oder Leistung, Einzelpreis, Gesamtpreis
  • ·         …
  • ·         …
  • ·         Gesamtbetrag netto, Umsatzsteuer, Endpreis brutto
  •  

Wie vereinbart, werden wir den Rechnungsbetrag in den nächsten Tagen von Ihrem Konto abbuchen. 

Als kleine Einstimmung und um Ihnen die Zeit bis zur Lieferung zu verkürzen, haben wir Ihnen ein paar Informationsbroschüren beigelegt.  

Sollten Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns anzusprechen. Unsere Servicemitarbeiter stehen Ihnen werktags von 9 bis 16 Uhr unter der Rufnummer … Rede und Antwort.

 

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift

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