Infos und Vorlagen für eine Abwesenheitsnotiz
Wer vorübergehend per E-Mail nicht erreichbar ist, sollte dafür sorgen, dass eingehende Nachrichten mit einem entsprechenden Hinweis beantwortet werden. Hier sind Infos und Vorlagen für eine Abwesenheitsnotiz!
Feiertage, Urlaubszeiten, Dienstreisen, krankheitsbedingte Ausfälle: Es gibt viele Gründe, warum Mitarbeiter zeitweise per E-Mail nicht zu erreichen sind. Um Missverständnissen vorzubeugen und damit Kunden und Geschäftspartner nicht irritiert oder gar verärgert sind, weil sie auf ihre Anfragen oder Nachrichten keine Rückmeldung erhalten, sollte eine Abwesenheitsnotiz hinterlegt sein.
Sie wird während der Abwesenheit als automatische Antwort auf eingehende E-Mails verschickt und hält alle wichtigen Informationen für den Empfänger bereit. Doch welche Informationen sind das? Und wie wird eine solche Notiz überhaupt formuliert?
Eine Abwesenheitsnotiz bei vorübergehender Abwesenheit
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, warum ein Mitarbeiter eine gewisse Zeit lang nicht im Büro ist und seine elektronischen Nachrichten nicht bearbeitet. Urlaub, eine Dienstreise, eine Weiterbildung oder auch ein krankheitsbedingter Ausfall sind Beispiele dafür. Damit die Absender der Nachrichten Bescheid wissen und nicht vergeblich auf eine Antwort warten, sondern bei Bedarf anderweitig reagieren können, sollte der Mitarbeiter eine automatische Antwortfunktion einrichten.
Nun könnte der Mitarbeiter natürlich in einem kurzen Satz formulieren, dass er gerade nicht anwesend ist. Mit einem Hinweis darauf, ob die Nachricht weitergeleitet wird und ob es eine Vertretung gibt, wäre die Abwesenheitsnotiz im Prinzip komplett. Allerdings klingt ein solcher Hinweis nach einer unpersönlichen Standardfloskel.
Einen sehr viel positiveren Eindruck hinterlässt der Mitarbeiter, wenn er seiner Abwesenheitsnotiz eine freundliche und vor allem persönliche Note verleiht. Dazu kann er die Notiz aus den gleichen Grundbestandteilen zusammensetzen wie eine normale E-Mail.
Das bedeutet:
· Die Abwesenheitsnotiz sollte mit einer Begrüßung beginnen. Hier bietet sich eine Grußformel an, die allgemein gehalten ist und immer passt.
· Danach folgt ein kurzer Dank für die Nachricht als Einleitung.
· Im eigentlichen Text sollte der Mitarbeiter angeben, wann er wieder im Büro ist. Zudem sollte er erwähnen, dass er sich nach seiner Rückkehr melden wird. Gibt es eine Vertretung, an die sich der Absender in der Zwischenzeit wenden kann, sollte diese natürlich ebenfalls benannt werden.
· Den Abschluss der Abwesenheitsnotiz bilden eine Grußformel und die Signatur.
Mustervorlage für eine Abwesenheitsnotiz bei vorübergehender Abwesenheit
| Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin erst ab dem (Datum) wieder im Büro. Selbstverständlich melde ich mich nach meiner Rückkehr gerne bei Ihnen. Wenn Sie nicht so lange warten möchten, wenden Sie sich bitte an meine/n Kollegin/en Frau/Herr (Name). Sie erreichen sie/ihn unter (E-Mail-Adresse). Sie/Er ist Ihnen bei Ihrem Anliegen gerne behilflich. Freundliche Grüße Name Signatur |
Ist beispielsweise im Krankheitsfall noch nicht klar, wann der Mitarbeiter wieder da sein wird, kann er das Datum auch offen lassen. In diesem Fall kann er beispielsweise “Ich bin voraussichtlicht ab dem (Datum) wieder im Hause.” oder “Derzeit bin ich im Büro persönlich nicht zu erreichen. Nach meiner Rückkehr melde ich mich aber umgehend bei Ihnen.” schreiben.
Wie bei jeder Form von geschäftlicher Korrespondenz sollte auch die Abwesenheitsnotiz einen professionellen Eindruck vermitteln und einen höflichen Ton haben. Dazu gehört auch, auf eine korrekte Rechtschreibung zu achten.
Eine Abwesenheitsnotiz nach dem Ausstieg aus dem Unternehmen
Ein Sonderfall ist gegeben, wenn der Mitarbeiter nicht nur vorübergehend abwesend ist, sondern gar nicht mehr an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt. Oft ist das Verlassen des Arbeitgebers mit Emotionen verbunden, die positiv, aber auch negativ sein können.
Doch seine Gefühle sollte der Mitarbeiter für sich behalten, denn in geschäftlicher Korrespondenz haben sie nichts zu suchen. Stattdessen sollte er die Nachricht professionell gestalten und sich auf die relevanten Informationen beschränken.
Mustervorlage für eine Abwesenheitsnotiz nach dem Ausstieg aus dem Unternehmen
| Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin nicht mehr für (Name des Unternehmens) tätig. Für Ihr Anliegen steht Ihnen mein/e Kollege/in Herr/Frau (Name) gerne als Ihr neuer Ansprechpartner zur Verfügung. Sie erreichen ihn/sie unter (E-Mail-Adresse). Freundliche Grüße Name Signatur |
Steht noch nicht fest, wer künftig die Aufgaben des Mitarbeiters übernehmen wird, kann er auch auf die Zentrale verweisen, beispielsweise so: „Bitte wenden Sie sich an die Unternehmenszentrale unter (E-Mail-Adresse) oder (Telefonnummer). Meine Kollegen werden sich um Ihr Anliegen kümmern und den richtigen Ansprechpartner für Sie finden.“
In einem Fall kann der Mitarbeiter seiner Abwesenheitsnotiz aber eine sehr persönliche Note geben und den Grund für sein Ausscheiden nennen, nämlich wenn er in Rente geht. Dann kann er ruhig etwas im Stil von „Ich habe mich in den wohlverdienten Ruhestand verabschiedet.“ schreiben. Ansonsten sollte er für sich behalten, warum er nicht mehr hier arbeitet.
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Thema: Infos und Vorlagen für eine Abwesenheitsnotiz
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