Einladungen für Geschäftspartner – Infos, Tipps und Vorlage

Einladungen für Geschäftspartner – Infos, Tipps und Vorlage 

Wenn ein Unternehmen Geschäftspartner und Kunden einlädt, geht es nicht nur darum, gemeinsam ein paar nette Stunden zu verbringen. Stattdessen geht es bei der Veranstaltung immer auch ein Stück weit um Werbung. Und diese fängt schon mit den Einladungen an.

Die Planung, Vorbereitung und Durchführung eines Firmenevents verschlingt viel Zeit, Arbeit und meist auch Budget. Damit sich der ganze Aufwand lohnt und die Mitarbeiter am Ende nicht alleine dastehen, werden Geschäftspartner, Kunden, der Bürgermeister, Prominenz und die lokale Presse eingeladen. So kommt das Unternehmen nebenbei auch gleich noch zu richtig guter Werbung.

Allerdings gibt es einen Haken: Es ist gar nicht so einfach, Geschäftspartner für die Teilnahme an einer geschäftlichen Veranstaltung zu begeistern. In aller Regel sind ihre Terminkalender nämlich ohnehin schon ziemlich voll. Die Bereitschaft, sich neben dem Tagesgeschäft und den anderen Terminen Zeit für einen weiteren Außentermin freizuschaufeln, hält sich deshalb in Grenzen.

Für das Unternehmen bedeutet das, dass es die Vorfreude auf die Veranstaltung wecken und den geladenen Gästen vermitteln muss, dass sich der Besuch lohnt. Wie das gelingen kann?

Hier sind Infos, Tipps und eine Vorlage für
ansprechende Einladungen an die Geschäftspartner!:

 

Einladungen für Geschäftspartner – die Form

Um die Geschäftspartner und die übrigen Gäste einzuladen, kann das Unternehmen aus mehreren Möglichkeiten wählen. Am gebräuchlichsten sind folgende Varianten:

  • ·         Einladungskarten, die eigens für den Anlass gedruckt und im Briefumschlag auf dem Postweg verschickt werden
  • ·         Einladungsbriefe, ebenfalls klassisch auf dem Postweg verschickt
  • ·         Einladungen im PDF-Format, verschickt als Anhang von E-Mails
  • ·         herkömmliche E-Mails mit dem Einladungstext im Textfeld

Welche Form die beste Wahl ist, hängt in erster Linie vom Anlass ab. Je repräsentativer das Ereignis ist, desto edler sollte auch die Einladung sein. Bei einem bedeutenden Event wie einer Geschäftseröffnung oder einem Firmenjubiläum beispielsweise sollten es schon Einladungen in Karten- oder Briefform sein. Für das alljährliche Sommerfest hingegen dürfte auch eine E-Mail oder ein Fax ausreichen.

Bei der Wahl der Form sollte das Unternehmen neben dem Anlass aber auch die Empfänger berücksichtigen. Hochkarätige Gäste möchten oft nicht mit einer schnöden E-Mail eingeladen werden, sondern erwarten eine stilvolle Einladung auf Papier.

 

Einladungen für Geschäftspartner – die Inhalte

Das Unternehmen verschickt seine Einladungen mit dem Ziel, dass möglichst viele Gäste der Einladung folgen. Schließlich wäre der organisatorische Aufwand umsonst gewesen, wenn am Ende niemand erscheint. Deshalb muss die Einladung den geladenen Geschäftspartnern die grundlegenden Informationen übermitteln. Das bedeutet, die Einladung muss

  • ·         den Anlass, zu dem eingeladen wird,
  • ·         den Zeitpunkt der Veranstaltung mit Datum und Uhrzeit sowie
  • ·         den Veranstaltungsort mit Adresse

nennen. Damit die Einladung schön übersichtlich bleibt, können die Eckdaten einen eigenen Absatz bilden. Dieser Absatz kann etwas eingerückt sein, um ihn so optisch abzugrenzen. Daneben ist möglich, die Eckdaten als Aufzählung anzuordnen oder durch Fettdruck hervorzuheben. Auch dadurch kann der Empfänger die wichtigsten Informationen auf einen Blick erfassen. 

 

Einladungen für Geschäftspartner – 6 Tipps

Die grundlegenden Informationen sind Pflicht. Denn die geladenen Geschäftspartner müssen schließlich wissen, wozu sie wann und wohin eingeladen sind. Allerdings sind die Eckdaten nur der Anfang. Denn eine Einladung, die nur die Basisinformationen enthält, wird kaum einen Geschäftspartner davon überzeugen, einen weiteren Termin in seinen Kalender einzutragen. Daher ist das Unternehmen mit den folgenden Tipps gut beraten:

 

Tipp 1: Eine persönliche Anrede wählen.

Der Einladungstext sollte unbedingt mit einer persönlichen Anrede beginnen. Nutzt das Unternehmen beim Erstellen der Einladungen die Serienbrieffunktion, bleibt der Aufwand überschaubar. Und das bisschen mehr Zeit, das benötigt wird, um die Einladungen zu personalisieren, zahlt sich am Ende aus.

Der Grund hierfür ist denkbar einfach: Durch die persönliche Anrede fühlt sich der Empfänger auch persönlich angesprochen. Beginnt die Einladung hingegen mit “Sehr geehrte Damen und Herren” oder fehlt die Anrede komplett, vermittelt das dem Empfänger, dass neben ihm viele andere Personen die gleiche Einladung erhalten haben. Daraus könnte er schlussfolgern, dass es keine große Rolle spielt und vermutlich nicht einmal auffällt, ob er bei der Veranstaltung anwesend ist oder ob nicht.

 

Tipp 2: Zeitgemäß und überraschend formulieren.

Mit einem Text wie “Hiermit laden wir Sie herzlich zu … am … ein.” macht das Unternehmen natürlich nichts falsch. Wirklich berauschend ist eine solche Einladung aber auch nicht. Denn wahrscheinlich hat jeder exakt diesen Text schon tausendmal genau so gelesen. Floskeln wie “Für das leibliche Wohl ist bestens gesorgt.” wiederum wirken altbacken und sind von zeitgemäßer Geschäftskorrespondenz weit entfernt.

In einer sehr konservativen Branche mögen solche Standards noch in Ordnung sein. Ansonsten ist das Unternehmen aber gut beraten, wenn es seine Einladung jung und frisch formuliert. Der Text sollte spritzig sein und den Empfänger überraschen. Dadurch fällt die Einladung auf und bleibt in Erinnerung.

 

Tipp 3: Die Veranstaltung schmackhaft machen.

Durch ein Firmenevent rührt das Unternehmen immer auch die Werbetrommel für sich. Deshalb sollte die Einladung Hinweise darauf enthalten, was die Gäste erwartet. Auf diese Weise kann das Unternehmen nämlich die Vorfreude auf eine interessante Veranstaltung wecken und verdeutlichen, dass sich das Kommen lohnt. Dabei kann es hilfreich sein, sich in die Lage der Geschäftspartner zu versetzen.

Angenommen, die Einladung wäre auf dem eigenen Schreibtisch gelandet: Würde ich der Einladung folgen? Was würde es mir bzw. meinem Unternehmen bringen, wenn ich dorthin gehe? Ist das angekündigte Programm so interessant und unterhaltsam, dass ich dafür einen weiteren Außentermin in Kauf nehmen würde?

 

Tipp 4: Vollständige Kontaktdaten angeben.

Wenn Geschäftspartner eingeladen werden, so handelt es sich bei den Einladungen um Geschäftsbriefe. Und in einem Geschäftsbrief werden die vollständigen Kontaktdaten angegeben. Das gehört zum guten Ton. In der Einladung sollten die Kontaktdaten aber noch aus zwei weiteren Gründen aufgeführt sein:

1.       Je nach Anlass kann es sein, dass das Unternehmen eine Rückmeldung von den Gästen braucht, beispielsweise um die Sitzplätze zu planen oder das Menü zu bestellen. Aber auch wenn die genaue Personenzahl keine Rolle spielt, werden einige Geschäftspartner vielleicht auf die Einladung antworten wollen. Deshalb sollte es das Unternehmen den Gästen so einfach wie möglich machen und die Kontaktdaten in der Einladung aufführen.

2.       Sicherlich werden nicht alle geladenen Gäste kommen können oder wollen. Aber es gehört zum guten Ton, sich zumindest für die Einladung zu bedanken und, je nach Anlass, einen Glückwunsch auszusprechen. Auch an diesem Punkt werden es die Geschäftspartner zu schätzen wissen, wenn sie die Kontaktdaten direkt greifbar haben.

 

Tipp 5: Die Anfahrt beschreiben.

Das Unternehmen sollte nicht davon ausgehen, dass alle Geschäftspartner die Adresse des Veranstaltungsortes auf Anhieb zuordnen können. Deshalb sollte das Unternehmen nicht nur die genaue Anschrift angeben, sondern auch eine Anfahrtsskizze beilegen. In den Erklärungen zu den Anfahrtsmöglichkeiten sollte das Unternehmen alle Hauptrichtungen erwähnen. Zudem sollte es erwähnen, wo die Gäste parken können.

Sind auch Geschäftspartner eingeladen, die nicht mit dem Auto, sondern mit dem Zug oder dem Flugzeug anreisen, sollte das Unternehmen den nächstgelegenen Bahnhof, die umliegenden Straßenbahn- oder Bushaltestellen und eventuell einen Taxistand in der Nähe angeben. Den Weg von diesen Stationen zum Veranstaltungsort und die Dauer dieses Weges sollte das Unternehmen ebenfalls beschreiben. Durch diese Informationen können die Geschäftspartner den Termin gut planen.

 

Tipp 6: Die Einladungen frühzeitig verschicken.

Die Einladungen an die Geschäftspartner sollten möglichst frühzeitig losgeschickt werden. Vier bis sechs Wochen vor der Veranstaltung ist ein guter Zeitpunkt. Spätestens zwei Wochen vorher sollten die Einladungen aber auf jeden Fall bei den Geschäftspartnern sein. Kurzfristigen Spontaneinladungen werden die wenigsten Geschäftspartner folgen können. Denn selbst wenn sie wollten, wird es ihr Terminkalender oft einfach nicht zulassen.

 

Einladungen für Geschäftspartner – eine Vorlage

 

Sehr geehrte/r Frau/Herr (Name), 

es ist soweit: Wir … (z.B. eröffnen unser neues Geschäft “Name“/feiern unser 25-jähriges Firmenjubiläum)! 

Bei diesem Ereignis möchten wir Sie gerne als unseren Gast begrüßen.

 

         Wir laden Sie herzlich ein,

            am _______________ ab _____ Uhr

            in unseren Geschäftsräumen in ____ (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)  _____

 

Neben einem Sektempfang und einem Buffet haben wir Führungen durch unsere Geschäftsräume vorbereitet. Außerdem wird es eine Tombola geben. Der Erlös kommt “Name der Einrichtung/Organisation“ zugute. Bei Live-Musik von “Name der Musiker” werden wir den Abend schließlich gemütlich ausklingen lassen.

 

Wir freuen uns auf Ihr Kommen!

 

Es grüßt Sie

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