5 Tipps für aussagekräftige E-Mails
E-Mails sollten aussagekräftig sein. Andernfalls ist die Gefahr groß, dass sie weder gelesen noch beantwortet werden.
Manche Angelegenheiten werden per Brief erledigt, in einigen Fällen wird ein Fax verschickt und in wieder anderen Fällen geht der Griff zu Telefonhörer. Diese klassischen Kommunikationsmittel werden durch die E-Mail ergänzt. Allerdings kommt es immer wieder vor, dass eine E-Mail unbeantwortet bleibt.
Ein Grund dafür dürfte sein, dass die Kommunikation per E-Mail oft eher locker gehandhabt wird. Damit auch die moderne, digitale Nachricht einen verbindlichen Charakter bekommt, ist deshalb umso wichtiger, dass sie klar und präzise formuliert ist.
Denn im Tagesgeschäft werden üblicherweise die E-Mails zuerst bearbeitet, die sich am schnellsten und einfachsten beantworten lassen. E-Mails mit fragwürdigen Inhalten hingegen werden tendenziell einfach gelöscht, während die Bearbeitung von langen und komplexen E-Mails auf später verschoben wird. Doch wie lässt sich erreichen, dass eine E-Mail gelesen und zeitnah beantwortet wird?
Hier sind fünf Tipps für aussagekräftige E-Mails!
Inhalt
Tipp Nr. 1: Die E-Mail kurz halten.
Ein zentraler Aspekt bei der Kommunikation per E-Mail ist ihre Schnelligkeit. Das bedeutet aber gleichzeitig auch, dass sich der Absender in seiner E-Mail kurz fassen sollte. Im Idealfall umfasst eine E-Mail zwei, drei Sätze oder besteht aus einem, höchstens zwei kurzen Abschnitten.
Eine so kurze E-Mail kann auch zwischendurch schnell gelesen werden. Sieht der Empfänger hingegen einen endlos langen Text vor sich, wird er das Lesen dieser E-Mail meist auf einen späteren Zeitpunkt verschieben. Doch im Trubel des Alltags passiert es schnell, dass die E-Mail dann in Vergessenheit gerät.
Tipp Nr. 2: Auf den Punkt kommen.
Vor allem wenn der Absender den Empfänger der E-Mail (noch) nicht persönlich kennt oder wenn er eine eher unangenehme Nachricht übermitteln muss, wird er oft dazu neigen, ziemlich ausführlich zu schreiben. Doch das ist weder notwendig noch sinnvoll.
Besser ist, wenn der Absender nach dem Motto „So wenig wie möglich, so viel wie nötig“ vorgeht. Möchte der Absender beispielsweise einen Termin vorschlagen, genügt es völlig, wenn er einen konkreten Terminvorschlag macht und eventuell einen Ausweichtermin nennt. Er muss dem Empfänger nicht in allen Einzelheiten erläutern, warum er ausgerechnet diesen Termin ausgesucht hat und weshalb andere Termine eher ungünstig wären.
Genauso muss er dem Empfänger nicht im Detail schildern, was der Absender seit der letzten Kontaktaufnahme alles um die Ohren hatte und warum er sich erst jetzt meldet. Dem Empfänger helfen solche Informationen nicht weiter. Ganz im Gegenteil kostet das Lesen des langen Textes nur unnötig Zeit. Und schlimmstenfalls überliest der Empfänger auch noch die eigentliche Aussage.
Der Absender sollte in einer E-Mail also tatsächlich direkt und ohne Umschweife auf den Punkt kommen. Denn als Kommunikationsmittel ist die E-Mail gerade für konkrete Anliegen gut geeignet. Ist der Sachverhalt hingegen zu komplex, um in wenigen Worten kommuniziert zu werden, sollte der Absender besser zum Telefonhörer greifen und die Inhalte persönlich besprechen.
Tipp Nr. 3: Klare Aussagen machen.
Bevor der Absender seine E-Mail formuliert, sollte er sich überlegen, was er damit bezweckt. Was ist das Ziel? Welche Aussage soll beim Empfänger ankommen? Was ist die zentrale Botschaft? Wenn der Empfänger nach dem Lesen der E-Mail nicht weiß, was der Absender ihm mitteilen wollte oder was er von ihm will, wird er mit der E-Mail nichts anfangen können.
Zur Veranschaulichung ein Beispiel
Angenommen, der Empfänger bekommt eine E-Mail mit folgendem Text:
| „Sehr geehrter Herr Mustermann,
ich habe den Vortrag XY, den Sie kürzlich in Musterstadt gehalten haben, mit großer Aufmerksamkeit verfolgt. Wir planen demnächst eine Veranstaltung zu einem ähnlichen Thema. Deshalb habe ich überlegt, ob Sie nicht vielleicht ein geeigneter Gastredner wären.
Mit freundlichen Grüßen, Name.“ |
Der Empfänger wird aus dieser Nachricht kaum herauslesen können, was das Anliegen des Absenders ist. Will der Absender wissen, ob sich der Empfänger für einen passenden Gastredner bei der Veranstaltung hält? Will der Absender den Empfänger über die bevorstehende Veranstaltung informieren?
Möchte der Absender erfragen, ob der Empfänger bereit wäre, als Gastredner aufzutreten? Oder will er den Empfänger für die Veranstaltung buchen? Der Absender sollte sich also im Vorfeld überlegen, was er will, und sein Anliegen anschließend konkret, eindeutig und verständlich äußern.
Tipp Nr. 4: Konkrete Aufforderungen formulieren.
Je genauer der Absender beschreibt, was er vom Empfänger möchte, desto schneller wird er eine Antwort auf seine E-Mail bekommen. An dieser Stelle muss sich der Absender weder vornehm zurückhalten noch in falsch verstandener Höflichkeit üben. Gerade Empfänger, die täglich dutzende E-Mails bekommen, wissen klare An- und Aussagen sehr zu schätzen.
Um beim obigen Beispiel zu bleiben
Besser ist, wenn der Absender seine E-Mail so formuliert:
| „Sehr geehrter Herr Mustermann,
ich habe den Vortrag XY, den Sie kürzlich in Musterstadt gehalten haben, mit großer Aufmerksamkeit verfolgt. Wir planen demnächst eine Veranstaltung zu einem ähnlichen Thema. Wären Sie bereit, bei unserer Veranstaltung als Gastredner aufzutreten?
Mit freundlichen Grüßen, Name.“ |
Die E-Mail enthält eine konkrete Frage, die der Empfänger schnell und einfach beantworten kann. Denn er weiß, was der Absender von ihm möchte und hat alle relevanten Informationen, die er für eine Entscheidung braucht. Muss der Empfänger hingegen herumraten oder erst noch einmal nachfragen, sinken die Chancen auf eine (zeitnahe) Antwort.
Tipp Nr. 5: Die E-Mail lesefreundlich gestalten.
Grundsätzlich sollte eine E-Mail immer kurz gehalten sein. Geht es aber einmal nicht anders und lässt sich ein etwas ausführlicherer Text nicht vermeiden, sollte der Absender die E-Mail möglichst lesenfreundlich gestalten. Am besten greift er dabei auf HTML zurück und orientiert sich an den Gestaltungsregeln, die auch für Präsentationsfolien gelten. Das heißt:
- Der Text sollte in Absätze aufgeteilt sein. Und jeder Absatz widmet sich einer Aussage.
- Aufzählungszeichen oder eine Nummerierung helfen dabei, den Inhalt in kleine Portionen zu zerlegen und gleichzeitig eine übersichtliche Struktur zu schaffen.
- Die gewählte Schriftart sollte schlicht, gut zu entziffern und nicht zu klein gehalten sein.
- Wichtige Inhalte können fett, kursiv, unterstrichen oder farbig gedruckt werden, um sie zu betonen. Wichtig ist aber, sehr sparsam mit Hervorhebungen umzugehen. Sonst verlieren sie ihre Wirkung und die E-Mail wird am Ende nur noch unübersichtlicher.
Ist der Text einer E-Mail lesefreundlich und übersichtlich formatiert, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail gleich und komplett gelesen wird. Im Unterschied dazu wirkt ein endlos langer Textblock abschreckend und veranlasst so machen Empfänger dazu, die E-Mail erst einmal wegzuklicken.
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