Infos und Tipps zum Protokollieren

Infos und Tipps zum Protokollieren

Ob in Sitzungen, bei Präsentationen oder in Meetings: Sehr oft gibt es eine Person, die mit dem Protokollieren beauftragt wird. Dabei gibt es zwar einige, die recht gerne Protokolle schreiben. Doch der größere Teil kann sich mit dieser Aufgabe nicht so richtig anfreunden.

Infos und Tipps zum Protokollieren

Nur ist es halt nicht immer möglich, die Protokollführung an einen Kollegen zu delegieren. Andererseits ist das Schreiben von Protokollen gar nicht so schwierig und aufwändig, wie oft befürchtet.

Hier sind einige Infos und Tipps zum Protokollieren!:

Wozu werden überhaupt Protokolle geschrieben?

Ein Protokoll hält die Inhalte eines Meetings fest. Dabei geht es aber nicht darum, das Meeting bis auf die Minute genau aufzuzeichnen und jedes noch so kleine Detail zu notieren. Das Ziel ist vielmehr, die wichtigsten Punkte kurz und knapp zusammenzufassen.

Aus dem Protokoll soll also hervorgehen,

  • was besprochen wurde,

  • worüber diskutiert oder abgestimmt wurde,

  • welche Entscheidungen gefallen sind und

  • welche nächsten Schritte vereinbart wurden.

Mag sein, dass manch einer Protokolle für überflüssig hält. Zumal es nicht so ungewöhnlich ist, dass ein Protokoll in irgendeiner Ablage verschwindet und nie mehr zum Vorschein kommt. Das gilt vor allem dann, wenn der Empfänger an dem Meeting teilgenommen hat und die besprochenen Punkte längst bearbeitet.

Trotzdem gibt es einige Aspekte, die Protokolle zu sehr nützlichen Dokumenten machen. Das fängt damit an, dass Meetings mitunter lange dauern und inhaltlich ganz schön komplex sein können. Im Unterschied dazu bringen Protokolle alles Wesentliche kurz, knackig und übersichtlich auf den Punkt.

Gleichzeitig halten sie klar und nachvollziehbar fest, wer für welche Maßnahmen verantwortlich ist und was die nächsten Schritte sind. Zu einem späteren Zeitpunkt hilft ein Protokoll dabei, die Abläufe und die getroffenen Entscheidungen nachzuvollziehen.

Und Teilnehmer, die bei der Sitzung selbst nicht anwesend waren, können sich durch das Protokoll schnell und zuverlässig über die Inhalte informieren.

Die einzelnen Schritte beim Protokollieren

Ein Mitarbeiter wurde also zum Protokollschreiber bei der nächsten Sitzung ernannt. Dann hat es sich bewährt, wenn er seine Aufgabe in fünf Schritten löst:

  1. Die Rahmenbedingungen klären

Zunächst einmal sollte der Protokollschreiber mit dem Leiter der Sitzung absprechen, wie dieser sich das Protokoll vorstellt. Reicht es zum Beispiel aus, wenn nur das Ergebnis einer Abstimmung festgehalten wird? Oder soll im Protokoll auch vermerkt sein, welcher Teilnehmer wie abgestimmt hat?

Ist der Protokollschreiber zum ersten Mal mit dieser Aufgabe betraut oder fällt es ihm schwer, den Verlauf zu verfolgen und gleichzeitig mitzuschreiben, kann er sich auch erkundigen, ob er das Meeting als Video oder auf Tonband aufzeichnen darf. So kann er sich später unklare Punkte noch einmal anschauen oder anhören.

  1. Das Protokoll vorbereiten

Der Sitzungsleiter bereitet ein Meeting in aller Regel vor. Daher sollte sich der Protokollschreiber erkundigen, ob er die Agenda bekommen kann. Auf diese Weise kann er sich auf den Ablauf und die wesentlichen Punkte vorbereiten.

Außerdem kann er sich eine Vorlage erstellen, die das Grundgerüst für sein Protokoll bildet. Gut möglich, dass es im Unternehmen auch Vordrucke für Protokolle gibt oder ein erfahrener Kollege mit einem Musterformular aushelfen kann. Nachfragen kann sich also lohnen.

Andererseits gibt es Protokollschreiber, die ihre Aufzeichnungen lieber frei und als Fließtext gestalten. Deshalb muss jeder letztlich selbst herausfinden, was ihm am besten liegt.

  1. Das Protokollieren

Während der Sitzung hat der Protokollschreiber dann seine Hauptaufgabe vor sich. Nun gilt es nämlich, die erste Version des Protokolls zu schreiben.

Und dabei sollte es dem Protokollführer gelingen,

  • gut zuzuhören,

  • die entscheidenden Aussagen und Inhalte zu identifizieren,

  • die wesentlichen Punkte knackig zusammengefasst aufzuschreiben und

  • dem weiteren Verlauf aufmerksam zu folgen.

Das klingt nicht nur anspruchsvoll, sondern ist auch schwierig. Schließlich werden die Teilnehmer keine Pause machen oder alles noch einmal wiederholen, bloß weil der Protokollschreiber nicht mitkommt.

Wenn der Protokollschreiber nicht gerade ein geniales Supertalent ist, werden seine Aufzeichnungen deshalb mitunter für andere schwer nachzuvollziehen sein. Aber das macht nichts. Denn dafür gibt es ja die Nachbearbeitung.

  1. Das Protokoll optimieren

In den meisten Fällen wird die Erstversion des Protokolls eine Überarbeitung erfordern. Dazu gehört, die wesentlichen Punkte gekonnt zusammenzufassen, die einzelnen Inhalte aussagekräftig aus- und umzuformulieren und das Protokoll übersichtlich zu formatieren.

Allerdings sollte sich der Protokollschreiber bei der Nachbearbeitung nicht verzetteln. Bei einem Protokoll kommt es nicht auf detailreichste Ausführungen, grandiose Formulierungen und schönste Formatierungen an.

Ein gelungenes Protokoll zeichnet sich vielmehr dadurch aus, dass es mit möglichst kleinem Aufwand alle wichtigen Inhalte auf den Punkt bringt.

  1. Das Protokoll verteilen

Natürlich schreibt der Protokollschreiber das Protokoll nicht (nur) für sich selbst. Sobald es fertig ist, sollte er es deshalb an die entsprechenden Empfänger verteilen. Heutzutage erfolgt das meist per E-Mail.

Allerdings kann es sein, dass der Sitzungsleiter das Protokoll zunächst freigeben muss. In diesem Fall bekommt er das Protokoll als Erster. Gibt er grünes Licht, wird es dann auch an die anderen Beteiligten weitergeleitet.

Die Inhalte eines Protokolls

Was genau in welcher Form aufgezeichnet wird, hängt immer von den Vorgaben und Absprachen im Einzelfall ab. Trotzdem gibt es eine Art Grundschema.

So enthält ein Protokoll in aller Regel die folgenden Informationen:

  • Datum und Ort von Sitzung und Protokoll
  • Namen der Teilnehmer, des Sitzungsleiters, des Protokollführers und der Personen, die eingeladen, aber nicht anwesend waren
  • Thema oder Zielsetzung des Meetings
  • Angaben zu den wesentlichen Punkten der Tagesordnung mit Ergebnissen und Entscheidungen
  • Auflistung der folgenden Schritte
  • Termin des nächsten Meetings

7 Tipps zum Protokollieren

Auch wenn es bei den ersten Malen sicher noch etwas schwieriger ist, stellt sich im Laufe der Zeit eine gewisse Routine ein. Mit zunehmender Erfahrung wird es leichter, Sitzungen zu protokollieren.

Und bis dahin sollte der Protokollführer folgende Tipps beherzigen:

  1. Wenn er Protokoll führt, dann sollte das seine Kernaufgabe sein. Die Sitzung gleichzeitig als Moderator zu begleiten oder sich aktiv an den Gesprächen zu beteiligen, wird nur selten gelingen. Denn entweder eine Aufgabe kommt zu kurz oder das Meeting zieht sich in die Länge, weil der Protokollführer zwischendurch immer wieder Pausen fürs Schreiben einlegt.

  2. Der Protokollführer sollte seine Zielgruppe im Blick behalten. Er schreibt das Protokoll nicht für sich, sondern für die Teilnehmer und die Personen, die bei der Sitzung gefehlt haben. Ein gutes Protokoll macht aus, dass ein Außenstehender nach dem Lesen weiß, worum es beim Meeting ging.

  3. Hat der Protokollführer etwas nicht richtig verstanden oder verpasst, sollte er nachfragen. Rückfragen müssen ihm nicht peinlich sein. Denn sie sind ein Ausdruck dafür, dass er seine Aufgabe ernst nimmt. Außerdem ist gut möglich, dass eine Nachfrage verdeutlicht, dass ein Punkt tatsächlich noch unklar ist. So profitieren alle Teilnehmer von der Rückfrage.

  4. Der Protokollführer sollte zwar die Diskussion verfolgen, sich aber in erster Linie auf die Ergebnisse konzentrieren. Denn die erzielten Ergebnisse sind die entscheidenden Inhalte, die ins Protokoll müssen.

  5. Ein Protokoll ist eine sachliche Zusammenfassung. Es zählen nur die inhaltlichen Aussagen und nicht, wer was wie gesagt hat. Wertungen sollte der Protokollführer auf jeden Fall vermeiden.

  6. Hilfreich ist, wenn der Protokollführer die Inhalte in verschiedene Kategorien aufteilt. Was ist eine reine Info, eine offene Frage, eine beschlossene Maßnahme, eine getroffene Entscheidung oder ein Abstimmungsergebnis? Durch eine Gliederung in Kategorien wird das Protokoll noch übersichtlicher und nachvollziehbarer.

Die Nachbearbeitung sollte der Protokollführer möglichst zeitnah erledigen. Denn zum einen sind die Inhalte dann noch präsent. Zum anderen bekommen die Empfänger das Dokument zügig. Und der Protokollführer hat die Aufgabe ruckzuck hinter sich!

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Fred Naue,46 Jahre, Inhaber eines Druck- & Copyshops, Mike Sasse, 37 Jahre, Drucktechniker, Sami Orkac, 41 Jahre, Rechtsberater, Tina Kaminski, 49 Jahre, Geschäftsführerin Bereich Schreibwaren, sowie Ferya Gülcan, Betreiberin und Redakteurin dieser Seite, geben und schreiben hier Wissenswertes zu Bürotechnik, Fax, Kommunikation, Schreibwaren, Internet und mehr.
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