Ein geschäftliches Dankesschreiben verfassen – Infos und Tipps

Ein geschäftliches Dankesschreiben verfassen – Infos und Tipps

 

Eigentlich gehört es zu den Grundregeln eines höflichen und respektvollen Umgangs miteinander, Bitte und Danke zu sagen. Schon kleine Kinder lernen, um etwas, das sie haben möchten, zu bitten und sich für etwas, das sie bekommen haben, zu bedanken.

Doch in der mitunter recht rauen Geschäftswelt, wo Anweisungen, Anfragen und Aufträge einen Großteil der Kommunikation ausmachen, gerät vor allem das Danke oft in Vergessenheit. Dabei kann ein freundlicher Dank gerade im geschäftlichen Miteinander zum echten Türöffner werden und die entscheidenden Pluspunkte einbringen.

Nur: Wie wird ein geschäftlicher Dankesbrief überhaupt geschrieben? Wann macht er Sinn? Und wann ist der richtige Zeitpunkt dafür?

 

Der folgende Beitrag fasst die wichtigsten Infos und Tipps rund um das geschäftliche Dankesschreiben zusammen:

 

Ein geschäftliches Dankesschreiben verfassen – warum?

In der heutigen Geschäftswelt ist ein Dankesschreiben zur Ausnahmeerscheinung geworden. Einige sehen darin ein Überbleibsel aus längst vergangenen Tagen. Andere halten es schlicht für überflüssig und ein Stück weit für Zeitverschwendung.

Wieder andere befürchten, dass ein schriftliches Dankeschön aufdringlich, gestellt, wie ein verstecktes Betteln um ein positives Feedback oder gar wie plumpes Schleimen wirken könnte. Natürlich kann ein Dankesschreiben seine Wirkung komplett verfehlen, wenn es gekünstelt daherkommt oder der Absender übertreibt.

Aber gerade weil ein Dankesschreiben heutzutage selten geworden ist, kann es eine überaus positive Wirkung entfalten und letztlich den Ausschlag dafür geben, ob beispielsweise die Zusammenarbeit zustande kommt oder ob nicht.

 

Hierfür wiederum gibt es im Wesentlichen drei Gründe:

1.       Durch ein Dankesschreiben macht der Absender in positiver Form auf sich aufmerksam. Er hebt sich aus der Masse ab, denn die wenigsten Geschäftspartner, Kunden oder Mitarbeiter rechnen mit einem schriftlichen Dankeschön. Gleichzeitig ruft sich der Absender ins Gedächtnis zurück und verstärkt den positiven Eindruck, den er schon zuvor hinterlassen hatte. 

2.       Ein Dankesschreiben ist Ausdruck von Höflichkeit und Wertschätzung. Immerhin hat sich der Absender die Zeit genommen und sich die Mühe gemacht, eigens ein Schreiben aufzusetzen, um sich zu bedanken.

3.       Ein Dankesschreiben bietet die Möglichkeit, noch einmal auf wichtige Punkte einzugehen, Pro-Argumente zu nennen oder kleinere Schwachstellen gerade zu rücken. Gerade wenn ein Meeting vielleicht nicht ganz optimal gelaufen ist oder die Kundenwünsche nicht zu 100 Prozent erfüllt werden können, kann der Absender das Dankensschreiben nutzen, um nett verpackt aufzuzeigen, warum sein Angebot doch die Ideallösung für den Kunden ist.

Ein geschäftliches Dankesschreiben ist aber nicht nur Ausdruck für Höflichkeit, Wertschätzung und Sorgfalt. Auch wenn natürlich der Dank für die Zeit, die Mühe oder das Vertrauen im Vordergrund steht, so hat das Dankesschreiben noch einen anderen Zweck.

Psychologen sprechen in diesem Zusammenhang vom sogenannten Reziprozitäts-Effekt. Der Volksmund umschreibt diesen Effekt mit Redewendungen wie eine Hand wäscht die andere oder wie Du mir, so ich Dir. Damit ist gemeint, dass ein Dankesschreiben die Chance erhöht, dass der Absender das positive Gefühl, das er beim Empfänger ausgelöst und hinterlassen hat, irgendwann umgekehrt für sich in Anspruch nehmen kann.

 

Ein geschäftliches Dankesschreiben verfassen – wann?

Grundsätzlich gibt es keine verbindliche Vorschrift, wie schnell ein Dankesschreiben verfasst und verschickt werden sollte. Ein Dankesbrief ist schließlich keine Pflicht, sondern eine freiwillige Geste. In der Praxis hat es sich allerdings bewährt, nicht allzu lange abzuwarten.

Lässt ein Gesprächspartner oder Kunde längere Zeit nichts mehr von sich hören und erhält er dann ein Dankesschreiben, könnte schnell der Eindruck entstehen, dass der Absender letztlich nur noch einmal an sich, das Angebot und den Auftrag erinnern möchte.

Wirklich echt wirkt ein solcher Dankenbrief dann aber nicht. Als Faustregel gilt deshalb, dass ein Dankesschreiben innerhalb von einer Woche nach dem Termin oder Kontakt verschickt sein sollte.

 

Ein geschäftliches Dankesschreiben verfassen – wie?

Was die Inhalte und den Aufbau von einem Dankesschreiben angeht, existieren keine starren Vorgaben. Ein Dankesschreiben sollte den persönlichen Dank zum Ausdruck bringen und eine individuelle Note haben. Dies lässt sich nicht in allgemeingültigen Normen verpacken.

 

Dennoch gibt es ein paar Tipps, die sich in der Praxis bewährt haben:

·         Ein Dankesschreiben sollte maximal eine halbe DIN A4 Seite lang sein. Es geht nicht darum, einen seitenlangen Roman zu schreiben oder den gesamten Geschäftstermin noch einmal aufzuarbeiten. Es geht lediglich darum, seinen Dank auszudrücken und eventuell noch einmal auf ein, zwei wichtige Punkte einzugehen, sofern diese beim Gespräch etwas zu kurz gekommen sind. Um dies auszudrücken, sollten wenige Sätze ausreichen. Je länger der Brief ist, desto weniger wirkungsvoll ist die Kernbotschaft.

·         Für das Dankesschreiben bietet sich das Briefpapier an, das normalerweise für Geschäftspost genutzt wird. Alternativ kann eine Druckvorlage verwendet werden, die den Briefkopf des Absenders enthält. So ist sichergestellt, dass der Empfänger das Dankesschreiben direkt zuordnen kann und auch später noch mit dem Absender in Verbindung bringt. Den eigentlichen Brief kann der Absender ruhigen Gewissens am PC schreiben und ausdrucken. Ein handschriftlicher Brief wirkt zwar noch individueller, wertvoller und ist inzwischen eine echte Rarität. Allerdings kann ein von Hand geschriebener Brief auch recht schnell übertrieben wirken. 

Inhaltlich beginnt ein Dankesschreiben mit der persönlichen Anrede des Empfängers. Danach sollten der Grund oder der Auslöser für das Schreiben genannt und der Dank hierfür ausgesprochen werden. Um den Dank zu untermauern, sollte sich der Absender das Gespräch oder den Kontakt in Erinnerung rufen und ein, zwei Details aufführen, die ihm besonders gut gefallen haben.

Im letzten Abschnitt kann der Absender noch einmal bekräftigen, dass er es begrüßen würde, wenn die Zusammenarbeit zustande käme. Den Abschluss bilden die Grußformel und die handschriftliche Unterschrift.

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