Qualifizierter Sendebericht: Was ist das eigentlich?

Qualifizierter Sendebericht: Was ist das eigentlich?

Um eine Nachricht zu übermitteln, gibt es viele verschiedene Möglichkeiten. Ein persönliches Gespräch, ein Telefonanruf, eine Kurznachricht, eine E-Mail und der klassische Brief gehören dazu. Und dann gibt es da noch das gute alte Fax. Insgesamt ist das Fax zwar ein bisschen aus der Mode gekommen.

Sendeberichte

Aber verglichen mit den anderen Kommunikationswegen bietet es durchaus Vorteile. So wird ein Fax schneller zugestellt als ein Brief und der Versand ist kostengünstiger. Anders als bei einem Gespräch oder Telefonat haben beide Seiten die Informationen schriftlich.

Und durch den Sendebericht hat der Absender einen Nachweis dafür, dass er ein Fax verschickt hat. Das kann vor allem dann wichtig werden, wenn es zu Unstimmigkeiten kommt und der Absender den Versand belegen muss.

Aber wie ist das eigentlich mit dem Sendebericht? Wie wird er erstellt? Und was hat es mit dem qualifizierten Sendebericht auf sich?

 

Was ist ein Sendebericht beim Fax?

Der Sendebericht beim Fax wird auch als Fax-Protokoll bezeichnet. Er wird erstellt, nachdem ein Fax versendet wurde. Dabei informiert der Sendebericht darüber, ob die Verbindung zum Faxgerät des Empfängers erfolgreich war. Allerdings bestätigt der Sendebericht tatsächlich nur den geglückten Verbindungsaufbau zum Empfängergerät. Er sagt nichts darüber aus, ob auch die Daten richtig, vollständig und damit erfolgreich übertragen wurden.

Wie der Absender an den Sendebericht kommt, hängt von seinem Faxgerät und dem verwendeten Faxverfahren ab. Einige Faxgeräte drucken immer und automatisch einen Sendebericht aus. Andere Faxgeräte erstellen nur dann automatisch einen Sendebericht, wenn die Verbindung nicht erfolgreich war. Ansonsten muss der Absender den Sendebericht manuell abrufen.

Daneben gibt es Faxgeräte, die die erfolgten Faxübertragungen speichern. Ist eine bestimmte Anzahl an Übertragungen erfolgt oder ein gewisser Zeitraum abgelaufen, wird ein Sammelbericht ausgedruckt, in dem alle gesendeten Faxe aufgelistet sind.

Ein normaler Fax-Sendebericht ist ein Nachweis dafür, dass der Absender ein Fax an den Empfänger geschickt hat und die Verbindung zwischen den beiden Faxgeräten erfolgreich hergestellt wurde. Was der Absender an den Empfänger gefaxt hat und was von den übertragenen Daten beim Empfänger angekommen ist, lässt sich aus dem Sendebericht aber nicht ablesen. Im Streitfall hilft dem Absender ein normaler, einfacher Sendebericht deshalb nur bedingt weiter.

 

Was ist ein qualifizierter Sendebericht?

Im Unterschied zu einem einfachen Sendebericht beinhaltet ein qualifizierter Sendebericht neben den allgemeinen Angaben zum Faxversand auch die erste Seite des übertragenen Dokuments. Ursprünglich sollte das Fax-Protokoll in dieser erweiterten Form dabei helfen, die Inhalte schneller zuzuordnen und leichter wiederzufinden. Aus diesem Grund bildet ein qualifizierter Sendebericht nur die erste Seite ab, auch wenn das Fax mehrere Seiten umfasst. Ganz konkret ist ein qualifizierter Sendebericht aus folgenden Angaben aufgebaut:

  • Absenderdaten: Je nach Faxgerät und Einstellungen kann das nur die Faxnummer oder die Faxnummer und der Name sein.
  • Faxnummer des Empfängers: Das ist die Faxnummer, an die das Fax übermittelt wurde.
  • Sendezeitpunkt: Hierzu gehören das Datum und die Uhrzeit der Übertragung.
  • Seitenzahl: Hier ist angegeben, aus wie vielen Seiten das verschickte Fax bestand.
  • Übertragungsstatus: War die Übertragung erfolgreich, wird das meist mit einem simplen „OK“ bestätigt. Andernfalls ist hier eine Fehlermeldung aufgeführt.
  • Abbildung der ersten Seite: Die erste Seite des Fax wird meist in einer etwas verkleinerten Form dargestellt, ähnlich wie ein Screenshot beim Computer. Auf diese Weise lässt sich der Inhalt der übertragenen Daten zumindest teilweise nachvollziehen.

Ein qualifizierter Sendebericht hilft zum einen dabei, die verschickten Faxe besser zu dokumentieren. Denn er führt eben nicht nur auf, wann an wen gefaxt wurde. Stattdessen zeigt er durch den Teilausschnitt des Inhalts auch, worum es in dem Fax ging. Zum anderen schafft der qualifizierte Sendebericht mehr Rechtssicherheit, wenn es darum geht, den Faxversand zu belegen.

Natürlich kann auch das erweiterte Fax-Protokoll keine hundertprozentige Garantie liefern. Schließlich kann der Empfänger behaupten, dass er das Fax nicht vollständig erhalten hat oder nur teilweise lesen konnte. Doch selbst bei einem Brief per Einschreiben kann der Empfänger die Behauptung aufstellen, dass der Briefumschlag leer war oder nur ein weißes, unbeschriebenes Blatt Papier erhielt. Im Ernstfall wird er damit vor Gericht aber kaum durchkommen – und bei einem qualifizierten Sendebericht ist das nicht anders.

 

Wie sieht es mit dem Sendebericht bei einem Internet-Fax aus?

Im Internet gibt es zahlreiche Dienstleister, die den Faxversand übernehmen. Der Absender braucht dafür kein eigenes Faxgerät und auch keine Faxnummer. Stattdessen trägt er seine Daten in ein Online-Formular ein oder schickt sein Fax als E-Mail-Anhang an den Anbieter.

Der Anbieter leitet das Fax daraufhin an den Empfänger weiter. Damit der Absender weiß, dass sein Fax erfolgreich verschickt wurde, bekommt er eine Sendebestätigung. Je nach Anbieter kann sie aber unterschiedlich ausfallen. So schicken einige Dienstleister eine Sendebestätigung per E-Mail. Andere Dienstleister stellen eine Nutzerfläche im Internet zur Verfügung, über die sich der Absender einen Sendebericht ausdrucken kann.

Wieder andere Anbieter erstellen einen qualifizierten Sendebericht, den sie als PDF an den Absender übermitteln.

 

Kann der Router Sendeberichte erstellen?

Die meisten Router sind mit einer Fax-Funktion ausgestattet. Loggt sich der Absender in die Nutzeroberfläche seines Routers ein, kann er von dort aus direkt ein Fax versenden. Gleichzeitig sollte er seine E-Mail-Adresse im Router hinterlegen.

Dann erstellt der Router nämlich einen Sendebericht mit Angaben zum Versand und möglichen Übertragungsfehlern und schickt diesen Bericht als E-Mail an das Postfach des Absenders. Zusätzlich dazu hat die E-Mail einen Anhang, der das verschickte Fax – meist als PDF – enthält.

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