Umfragen durchführen – die wichtigsten Schritte, Teil 1

Umfragen durchführen – die wichtigsten Schritte, Teil 1

Korrekt durchgeführte Umfragen können nicht nur Stimmungen einfangen, Trends aufzeigen und wichtige Impulse liefern, sondern auch zur Grundlage für unternehmerische Entscheidungen werden. Nur: Wie wird eine Umfrage richtig durchgeführt? Worauf kommt es bei der Auswahl der Befragten an? Wie wird der Fragenkatalog erstellt? Und was ist bei der Auswertung der Daten wichtig?

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Umfragen durchführen - die wichtigsten Schritte, Teil 1

Eine gelungene und aussagekräftige Umfrage erfordert eine methodisch sinnvolle Vorgehensweise.

Wie diese aussehen kann, erklären wir anhand der wichtigsten Schritte beim Durchführen von Umfragen!:

Schritt 1: grundlegende Fragen klären

Bevor eine Umfrage konkrete Formen annehmen kann, müssen zunächst grundlegende Fragen beantwortet werden. Es geht darum, die Rahmenbedingungen für die Befragung zu definieren.

Ein wesentlicher Aspekt dabei sind die Ziele:

  • Was soll die Umfrage herausfinden? Welche Erkenntnisse soll sie liefern?

  • Was ist der Gegenstand der Fragen?

  • Gibt es bereits Annahmen oder Aussagen zum Thema, die die Umfrage aufgreifen oder überprüfen soll?

Die Zielsetzung ist deshalb so wichtig, weil sie die Basis für alles Weitere bildet. Sowohl der Fragenkatalog als auch die Auswertung der Daten müssen auf die Zielsetzung abgestimmt sein. Andernfalls hat die Umfrage wenig Aussagekraft.

Steht fest, worum es in der Umfrage gehen soll und welche Ergebnisse angestrebt werden, können die Punkte behandelt werden, die sich mit der praktischen Durchführung befassen:

  • Mittel: Werden die Daten standardisiert in einem Fragebogen oder offen per Interview erhoben? Findet die Befragung schriftlich, online, per Telefon oder persönlich statt?
  • Umsetzung: Wann ist ein guter Zeitpunkt für die Umfrage? Wird sie in Eigenregie durchgeführt oder wird ein Dienstleister beauftragt?
  • Teilnehmerkreis: Wer muss befragt werden, um die Zielsetzung zu realisieren? Müssen möglichst viele Personen befragt werden oder genügt eine Stichprobe? Ab wann ist eine Stichprobe aussagekräftig genug? Wie können die Befragten zur Teilnahme motiviert werden?
  • Aussagekraft: Kann das Umfrageergebnis verallgemeinert werden und wie lange bleibt es gültig? Sind neue Ergebnisse zu erwarten? Gibt es Daten, die zu Vergleichszwecken herangezogen werden können? Sind später weitere Umfragen notwendig, um die Ergebnisse zu bestätigen, und wenn ja, in welchen Abständen?
  • Aufwand: Wie viel Zeit und Geld muss, soll und kann für die Durchführung der Umfrage aufgewendet werden?
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Die lange Liste an Fragen mag im ersten Moment vielleicht etwas abschreckend wirken. Aber eine gute und solide Vorbereitung zahlt sich aus. Denn nur wenn alle Parameter aufeinander abgestimmt sind, kann die Umfrage die gewünschten Erkenntnisse liefern.

Schritt 2: den Kreis der Teilnehmer festlegen

Sind die grundlegenden Weichen gestellt, kann der Kreis der befragten Personen konkretere Formen annehmen. Hier geht es zunächst darum, zu definieren, wer zu der Gruppe gehört, die für die Fragestellung relevant ist. Diese Personen bilden die sogenannte Grundgesamtheit.

Soll die Umfrage zum Beispiel klären, wie zufrieden die Mitarbeiter einer Filiale mit ihrem Arbeitsplatz sind, sollten alle Beschäftigten dieser Filiale befragt werden.

Es ist nicht notwendig, Mitarbeiter an anderen Standorten an der Umfrage teilnehmen zu lassen. Andersherum wäre es aber auch nicht sinnvoll, nur einen Teil der Belegschaft zu befragen.

Weit häufiger ist es jedoch so, dass nicht alle Mitarbeiter, Kunden oder Nutzer einbezogen werden können. Denn eine Vollerhebung der Grundgesamtheit wäre zu aufwendig und mit zu hohen Kosten verbunden. In diesem Fall werden die Teilnehmer zufällig ausgewählt. Dabei handelt es sich dann um eine Stichprobe.

Wichtig bei einer Stichprobe ist aber, tatsächlich auf eine zufällige Auswahl zu setzen. Andernfalls kann das Umfrageergebnis nicht auf die Grundgesamtheit übertragen und verallgemeinert werden.

Wählt ein Unternehmen für die Umfrage zum Beispiel nur die Kunden aus, bei denen es davon ausgeht, dass sie mit den Produkten und Leistungen zufrieden sind und den Fragebogen ausfüllen werden, entsteht ein verzerrtes Bild.

Denn die Kunden, die nicht zufrieden waren oder nach einem einmaligen Geschäft zur Konkurrenz gewechselt sind, bleiben außen vor. Dadurch spiegelt das Umfrageergebnis die Realität nicht korrekt wider.

Für ein aussagekräftiges Ergebnis spielt auch die Größe der Stichprobe eine Rolle. Generell gilt, dass das Ergebnis umso aussagekräftiger ist, je mehr Teilnehmer zufällig ausgewählt werden.

Mit einer steigenden Teilnehmerzahl erhöhen sich aber auch die Kosten. Es gilt deshalb, die Größe so zu bestimmen, dass die Anzahl der Befragten gerade ausreicht, um die notwendige Aussagekraft zu erzielen. Für diesen Umfang, der mathematisch ermittelt wird, gibt es Berechnungsprogramme.

Beachtet werden sollte aber immer, dass es eine gewisse Ausfallquote geben wird. Sie beziffert den Anteil der Befragten, die an der Umfrage nicht teilnehmen. Bei der Festlegung der Stichprobengröße muss die Ausfallquote geschätzt und entsprechend eingerechnet werden.

Geht das Unternehmen zum Beispiel davon aus, dass jeder fünfte Befragte nicht antworten wird, müsste es für die Umfrage 20 Prozent mehr Personen kontaktieren.

Die Ausfallquote erhöht die Kosten. Problematisch ist sie aber vor allem dann, wenn die nicht erfolgten Teilnahmen auf den Gegenstand der Befragung zurückzuführen sind.

Geht es bei der Umfrage zum Beispiel um die Kundenzufriedenheit, ist anzunehmen, dass einerseits die sehr zufriedenen und andererseits die überhaupt nicht zufriedenen Kunden antworten werden. Dadurch würde das Ergebnis aber nicht mehr stimmen, weil durch die Ausfälle die Mitte nicht abgebildet wird. Ein solcher Fehler ist dem System geschuldet und nur schwer zu umgehen.

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