Infos und Tipps rund um die Beschriftung von Ordnern (mit selbstgedruckten Etiketten)
Trotz Computer und moderner Speichermedien gehören Ordner und Mappen nach wie vor zu den wichtigsten und am häufigsten genutzten Hilfsmitteln, wenn es um die Ablage von Schriftstücken und Dokumenten geht.
Nun bringt es aber nicht viel, wenn die Schriftstücke und Dokumente zwar sorgfältig in den Ordnern abgeheftet werden, die Beschriftung der Ordner aber zu wünschen lässt.
Genauso wichtig wie ein ordentliches Abheften ist nämlich auch, die Ordner sinnvoll und logisch zu beschriften, um die jeweiligen Inhalte möglichst schnell und sicher wiederzufinden. Dies ist mithilfe von selbstgedruckten Etiketten gar nicht so schwer, allerdings stellt sich die Frage, wie die Ordnerrücken denn eigentlich beschriftet sein sollten und worauf es bei der Gestaltung zu achten gilt.
Hier die wichtigsten Infos und Tipps rund um die Beschriftung von Ordnern (mit selbstgedruckten Etiketten) in der Übersicht:
Tipp 1: Eine Vorlage erstellen.
Die Beschriftung von Ordnern sollte natürlich auch optisch ansprechend sein, wichtiger ist jedoch, dass die Beschriftung dabei hilft, die gesuchten Inhalte auch bei einer größeren Anzahl an Ordnern schnell wiederzufinden. Für die Gestaltung der Etiketten gilt daher, dass auf allzu viele Spielereien verzichtet werden sollte.
Übersichtlich angeordnete Texte mit wenigen Farbakzenten oder Symbolen und Piktorgrammen sind effektiv und ansprechend, während überladene, bunte oder zu verspielte Ordnerrücken ein schnelles Zurechtfinden oft erschweren. Wenn es um den Entwurf der Etiketten geht, sind zunächst einmal zwei Fragen von entscheidender Bedeutung. Die erste Frage ist, welche Informationen auf jeden Fall auf den Ordnerrücken stehen sollten.
Die zweite Frage ist, welche dieser Informationen die wichtigste Rolle spielen, wenn es darum geht, einen Ordner oder ein Schriftstück zu finden. Steht fest, welche Informationen notwendig sind und wie diese platziert werden sollen, ist es ratsam, eine Vorlage zu erstellen.
Diese Vorlage bildet dann die Basis für alle Etiketten und muss vor dem Ausdrucken nur mit den jeweiligen Informationen versehen werden.
Tipp 2: Die Ordner einheitlich beschriften.
Eine einheitliche Beschriftung bedeutet, dass die Informationen auf den Etiketten alle in der gleichen Form angeordnet werden. Dies ist deshalb sinnvoll, weil es so sehr viel leichter ist, sich zu orientieren. Sind die Ordner beispielsweise mit Stichworten wie Versicherungen, Rechnungen und Angebote als Kerninformation beschriftet, ist es eher unübersichtlich, wenn diese Kerninformationen auf einem Etikett oben, auf einem anderen Etikett in der Mitte und auf einem dritten Etikett ganz unten stehen.
Gleichzeitig stehen die zusätzlichen Angaben dann einmal über und einmal unter der Kerninformation. Effektiver ist, wenn die gesuchten Informationen alle auf gleicher Höhe platziert sind, denn so muss nicht jedes Etikett einzeln genau betrachtet werden.
Tipp 3: Orientierungshilfen integrieren.
Vor allem die Kerninformationen, die beim Suchen nach einem bestimmten Ordner die wichtigste Rolle spielen, sollten nicht nur an der gleichen Stelle stehen, sondern können zusätzlich hervorgehoben werden.
Dies ist möglich, indem diese Informationen größer gedruckt werden als die übrigen Angaben auf dem Etikett. Möglich ist aber auch, diese Informationen farbig zu unterlegen. So wird der Blick automatisch auf die Hauptinformation gelenkt und der richtige Ordner wird schneller gefunden.
Tipp 4: Eindeutige Bezeichnungen verwenden.
Aus den zusätzlichen Angaben auf dem Etikett sollte hervorgehen, welche Inhalte konkret in dem Ordner abgeheftet sind. So kann es beispielsweise sein, dass es mehrere Ordner gibt, in denen Versicherungsunterlagen abgelegt sind. In diesem Fall sollte unter der Kerninformation Versicherung jeweils aufgeführt sein, welche Versicherungen konkret in dem jeweiligen Ordner abgeheftet sind.
Andernfalls müssten alle Versicherungsordner durchgeblättert werden, um die gesuchten Inhalte zu finden. Wichtig ist aber auch, auf eindeutige Bezeichnungen zu achten. Viele neigen dazu, eine Art Sammelordner anzulegen, in dem dann alle möglichen Unterlagen abgelegt werden und der mit beispielsweise Sonstiges beschriftet wird.
Schon nach kurzer Zeit können aber die wenigsten noch sagen, welche Inhalte sich eigentlich in dem oder den Sammelordnern befinden.
Tipp 5: Die Ordner einteilen.
Vor allem bei einer großen Anzahl an Ordnern ist es hilfreich, ein zusätzliches Beschriftungssystem auf den Etiketten unterzubringen. Gibt es zu einem Themenbereich mehrere Ordner, kann dies beispielsweise durch Zahlen oder Buchstaben erfolgen.
Eine andere Möglichkeit ist, mit unterschiedlichen Farben zu arbeiten. So können die Etiketten für den Bereich Versicherungen beispielsweise blau hinterlegt oder mit einem blauen Streifen gekennzeichnet sein, für den Bereich Angebote hingegen in Grün und für den Bereich Rechnungen in Rot.
Tipp 6: Auf handschriftliche Zusätze verzichten.
Es kann immer mal wieder vorkommen, dass einem Ordner weitere Inhalte hinzugefügt oder bestimmte Schriftstücke entnommen werden. Viele neigen dann dazu, die neuen Inhalte von Hand auf dem Etikett zu ergänzen oder nicht mehr aktuelle Angaben durchzustreichen. Auf Dauer wird dies aber sehr unübersichtlich, weil das einheitliche Gesamtbild gestört ist.
Zudem hat nicht jeder eine leserliche Handschrift, so dass es mitunter gar nicht so einfach ist, die ergänzten Informationen überhaupt zu entziffern. Kommt es zu Änderungen, sollte daher grundsätzlich ein neues Etikett ausgedruckt werden, das das alte Etikett ersetzt.
Liegt eine Druckvorlage für die Etiketten vor, ist dies innerhalb weniger Minuten erledigt.
Tipp 7: Die Ordner sinnvoll einräumen.
Sind alle Ordner ordentlich beschriftet, geht es mit dem Einräumen weiter. Hierbei gilt grundsätzlich, dass die Ordner nach ihrer Zugriffshäufigkeit sortiert werden sollten.
Das bedeutet, die Ordner, die am häufigsten benötigt werden, sollten sich in direkter Griffnähe befinden, während solche Ordner, die nur selten in die Hand genommen werden, auch ganz unten oder ganz oben im Ordnerregal platziert werden können.
Weiterführende Anleitungen, Vorlagen und Tipps:
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