Die wichtigsten Infos und Tipps zum Erstellen von Formularen
Formulare sind Vordrucke, die ausgefüllt werden und dabei in den verschiedensten Bereichen zum Einsatz kommen. Der große Vorteil von Formularen liegt darin, dass die relevanten Informationen zu dem jeweiligen Sachverhalt in einheitlicher Form erfasst werden.
Dies wiederum macht Formulare zu wichtigen und wertvollen Organisationshilfen, die die Bearbeitung erleichtern, für mehr Übersicht sorgen und Zeit einsparen.
Formulare sind in unzähligen Varianten als fertige Lösungen erhältlich, genauso können Formulare aber auch selbst erstellt werden. Nun stellt sich aber die Frage, ob besser auf eigene oder auf gekaufte Formulare zurückgegriffen werden, wie ein Formular aufgebaut sein und welche Angaben es enthalten sollte.
Hier die wichtigsten Infos und Tipps zum Erstellen von Formularen in der Übersicht:
Die Art der Formulare
Zunächst einmal muss geklärt werden, wie die Formulare Verwendung finden. Dabei wird grundsätzlich zwischen internen und externen Formularen unterschieden. Interne Formulare sind Vordrucke und Ausfüllblätter, die nur innerhalb des Hauses verwendet werden. Zu internen Formularen gehören beispielsweise Akten- und Telefonnotizen, Fahrtenbücher, Urlaubsanträge, Personalbögen oder Spesenabrechnungen.
Externe Formulare hingegen werden auch außerhalb des Hauses verwendet, etwa bei der Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Beispiele für externe Formulare sind Bestell- und Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Formulare zur Erfassung von Kundendaten oder Kurzbriefe.
Genau wie bei allen anderen Geschäftsbriefen ist auch bei externen Formularen wichtig, dass sie dem Absender eindeutig zugeordnet werden können, einen professionellen Eindruck hinterlassen und zudem einige wesentliche Angaben enthalten.
Auf externe Formulare gehören daher neben dem Logo und den Kontaktdaten auch die Firmenanschrift, der oder die Namen der Geschäftsführung, die Handelsregisternummer und die Bankverbindung.
Der Zweck der Formulare
Der Aufbau der Formulare hängt davon ab, welchem Zweck sie dienen. Das bedeutet, es muss vorab festgelegt werden, welche Absichten mit den Formularen verfolgt werden und welche Informationen abgerufen oder vermittelt werden sollen.
Bei der Gestaltung selbst ist sehr sinnvoll, sich in die Lage desjenigen zu versetzen, der das Formular ausfüllen soll. Je einfacher, übersichtlicher und eindeutiger ein Formular gestaltet ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass es richtig ausgefüllt wird und tatsächlich die Informationen enthält, die erfragt werden sollten.
Formulare als gekaufte Fertiglösungen
Der Fachhandel hält ein sehr großes Angebot an vorgefertigten Formularen bereit, die in Form von Büchern, als Blöcke oder als Einzeldrucke angeboten werden. Der große Pluspunkt dieser Fertiglösungen ist, dass sie auf bewährte Muster zurückgreifen, in aller Regel also sinnvoll und logisch aufgebaut sind und alle relevanten Informationen enthalten.
Nachteilig ist aber, dass es sich um Standardlösungen handelt, die die individuellen Bedürfnisse nicht berücksichtigen. Zudem fehlen Merkmale wie beispielsweise das Firmenlogo, durch die die Formulare eindeutig dem jeweiligen Absender zugeordnet werden können. Diese können dann lediglich durch den Firmenstempel oder manuell ergänzt werden. Ein weiterer Minuspunkt sind die Kosten, die vor allem bei einem hohen Verbrauch nicht zu unterschätzen sind.
Eine Kompromisslösung können vorgefertigte Formulare sein, die als Datei heruntergeladen werden können oder auf Datenträgern angeboten werden. Solche Formularvorlagen bilden ein professionelles Grundgerüst und können gleichzeitig an die individuellen Bedürfnisse angepasst und um persönliche Merkmale ergänzt werden. Meist besteht zudem die Möglichkeit, Daten aus anderen Anwendungen in das jeweilige Formular zu importieren.
Eine dritte Möglichkeit wäre, eine Druckerei mit dem Druck der Formulare zu beauftragen. Professionelle und hochwertige Formulare sind damit sichergestellt, allerdings sind die Kosten entsprechend hoch und die Vorarbeiten müssen in aller Regel ohnehin selbst erledigt werden.
Formulare selbst erstellen
Formulare selbst zu erstellen, ist zwar etwas mühsamer als Formulare fertig zu kaufen, aber letztlich ist es die preiswertere Lösung und ermöglicht zudem, die Formulare exakt auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmt zu gestalten. Außerdem muss jedes Formular nur einmal angelegt werden, denn als Vorlage abgespeichert kann jederzeit darauf zurückgegriffen werden.
Das Erstellen von Formularen gliedert sich im Wesentlichen in zwei Arbeitsschritte:
1. Die erforderlichen Informationen und Angaben zusammenstellen.
Die Angaben und Informationen, die das Formular enthalten muss, hängen davon ab, welchen Zweck es erfüllen soll. Das bedeutet, es muss überlegt werden, welche Inhalte abgefragt werden und welche Daten vom Empfänger eingetragen werden müssen, damit der Absender die für ihn relevanten und erforderlichen Informationen erhält.
Hilfreich hierbei kann es sein, sich an fertigen Formularen aus dem Fachhandel oder an bereits bestehenden Formularen zu orientieren. Neben den Daten, die abgefragt werden, sollten außerdem auch die grundlegenden Angaben zum Absender notiert werden.
2. Das Formular gestalten.
Sind alle Informationen und Angaben zusammengestellt, geht es darum, diese Inhalte in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen und übersichtlich anzuordnen. Dabei hat sich bewährt, zusammengehörige Inhalte zunächst in Gruppen zusammenzufassen und diese Gruppen anschließend in das Formular zu integrieren. Stimmt die Anordnung, muss im nächsten Schritt der Platz zugewiesen werden, der für den Eintrag der abgefragten Daten zur Verfügung steht.
Möglich für die Abfrage sind dabei einerseits Kästchen, die der Empfänger lediglich ankreuzen muss. Solche Ankreuzkästchen bieten sich bei eindeutigen Datenabfragen an, beispielsweise bei Ja-Nein-Fragen oder bei bestimmten Produktmerkmalen. Andererseits können Spalten oder Felder eingerichtet werden, in die der Empfänger die Daten eingeprägt.
Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, können solche Ausfüllflächen farbig unterlegt sein. Ob das selbst erstellte Formular die gewünschten Absichten erzielt, zeigt sich letztlich erst in der Praxis. Insofern kann es durchaus möglich sein, dass die Formulare im Nachhinein noch einmal überarbeitet werden müssen, um sie für die eigenen Zwecke zu optimieren.
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