Die besten Tipps für einen effektiven Büroalltag
Die vielen technischen Errungenschaften tragen zweifelsohne dazu bei, dass viele Aufgaben schneller und einfacher erledigt werden können.
So ist es beispielsweise eine große Hilfe, Geschäftspost mithilfe von Druck- und Faxvorlagen erstellen zu können und nicht jeden Brief und jedes Fax mehr einzeln gestalten und von Hand schreiben zu müssen. Genauso reduzieren E-Mails die notwendigen Gänge zum Postbriefkasten deutlich.
Gleichzeitig führen die technischen Errungenschaften aber auch dazu, dass eine Unmenge von Informationen ungefiltert jeden Tag auf dem Schreibtisch landet und diese Informationen vor der Bearbeitung dann erst in die Kategorien sehr wichtig, wichtig, unwichtig und überflüssig sortiert werden müssen.
Umso wichtiger ist es daher, den Büroalltag effektiv zu planen und strukturiert zu arbeiten.
Hier die besten Tipps dazu:
• Rituale schaffen.
Ein einfacher, aber sehr effektiver Trick besteht darin, jeden Arbeitstag im Büro mit einem immer gleichen Ritual zu beginnen. Dies kann eine einfach zu lösende Aufgabe, ein kurzes Gespräch mit den Kollegen oder auch das Kochen und anschließende Trinken einer Tasse Kaffee sein.
Das allmorgendliche Ritual signalisiert dem Gehirn, dass jetzt die Arbeitszeit eingeläutet ist, zudem hilft eine gewisse Routine und Regelmäßigkeit dabei, alltägliche Aufgaben ruhiger und konzentrierter zu erledigen.
• Konsequent aussortieren.
Die Briefe und Faxe, die sich auf dem Schreibtisch stapeln, sollten immer unmittelbar sortiert werden. Dabei landet überflüssige Post direkt, unwichtige Post nach einer kurzen Durchsicht im Mülleimer. Informationen, die für andere Mitarbeiter bestimmt sind oder in deren Aufgabenbereich fallen, werden ebenfalls direkt weitergeleitet.
Die übrige Post wird anschließend nach den Kriterien wichtig und sehr wichtig sortiert. Sehr wichtige, dringende Informationen werden umgehend bearbeitet, wichtige Informationen werden entweder in die Ablage gelegt oder an andere Mitarbeiter delegiert. Bei der Ablage ist jedoch wichtig, mit klaren Beschriftungen zu arbeiten.
Findet sich in der Ablage beispielsweise ein Fach mit der Bezeichnung Sonstiges oder Gemischtes, wird dieses Fach oft das am besten gefüllte Fach sein. Gleichzeitig wird dieses Fach aber meist auch am wenigsten Beachtung finden, da der Berg an dort wartender Arbeit schlichtweg viel zu schnell wächst.
Die gleiche Vorgehensweise bietet sich übrigens nicht nur beim Sortieren der Post, sondern auch bei der Einteilung der ausstehenden Aufgaben an.
• Sinnvolle Planung.
Es ist kaum möglich, konzentriert zu arbeiten, wenn die Arbeit ständig von einem klingenden Telefon oder eingehenden Faxen und E-Mails unterbrochen wird.
Sinnvoll ist daher, feste Zeiten einzuplanen. So können beispielsweise Rückrufe gebündelt und zu bestimmten Zeiten abgearbeitet werden. Genauso sollten E-Mails zu festgelegten Zeiten abgerufen und Faxe in bestimmten Rhythmen in Augenschein genommen werden.
Die übrigen Zeiten gehören dann ausschließlich der konzentrierten Arbeit am Schreibtisch.
• Pausen machen.
Während der Pausen ist es wichtig, komplett abzuschalten, um danach wieder gesammelt und gestärkt weiterarbeiten zu können.
Auch wenn die Pausen nur sehr kurz ausfallen, ist es am besten, den Arbeitsplatz kurz zu verlassen oder zumindest den Blick aus dem Fenster schweifen zu lassen.
Eine Pause, die am Schreibtisch erfolgt und während der nebenher doch noch die eine oder andere Mitteilung gelesen wird, bringt letztlich nichts.
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