Tipps für den Serienfaxversand

Tipps für den Serienfaxversand 

Ein Serienfax ist ein Dokument, das an mehrere Empfänger versendet wird und vom Aufbau her einem Serienbrief ähnelt.

Neben variablen Daten wie beispielsweise Name, Anschrift und Telefon- sowie Faxnummer enthält das Serienfax einen Briefkopf, der den Absender kennzeichnet, sowie ein Textfeld, das aus einem bestehenden Dokument heraus oder mithilfe eines Textverarbeitungsprogramms erstellt wird und entweder mit einheitlichem oder personalisiertem Inhalt ausgefüllt wird. 

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Im Gegensatz zu Serienbriefen hat der Serienfaxversand jedoch einige wesentliche Vorteile. Zum einen entfallen diverse Arbeitsschritte, wie beispielsweise das Drucken, Kuvertieren und Frankieren, was den Serienfaxversand schneller und zeitgleich kostengünstiger macht und darüber hinaus ermöglicht, Kunden auch kurzfristig mit Informationen oder neuen Angeboten zu versorgen.

Zum anderen ist es durch die Einbindung in ein bestehendes Computersystem möglich, dass jeder Mitarbeiter von jedem Arbeitsplatz aus den Versand und den Empfang organisieren und verwalten kann, ohne dass es notwendig wird, zusätzliche Geräte anzuschaffen. Ein weiterer Vorteil ergibt sich aus der verhältnismäßig hohen Akzeptanz und Antwortquote.

Worauf gilt es jedoch bei dem Versand von Serienfaxen zu achten?

Hierzu einige Tipps:

•       

Wie bei Serienbriefen gilt auch für Serienfaxe, dass nach Möglichkeit der Eindruck erweckt werden sollte, es handele es sich um ein persönlich und speziell für den Empfänger geschriebenes Dokument.

 

•        Prioritäten.

Grundsätzlich können Serienfaxe mit unterschiedlichen Prioritäten gekennzeichnet werden, meist von Serienfaxen mit niedriger Priorität über normal bis hin zu Serienfaxen mit hoher Priorität. Werden unterschiedliche Prioritäten eingestellt, werden die Faxe mit hoher Priorität zuerst versendet.

 

•        Sendezeiten.

Allgemein gilt, dass das Versenden der Faxe im Nachttarif die kostengünstigste Variante ist. Allerdings kann in aller Regel die Sendezeit festgesetzt werden, so dass wichtige Informationen den Empfänger während der üblichen Geschäftszeiten erreichen.

 

•        Faxe optimieren.

Insbesondere dann, wenn mehrseitige Faxe oder Faxe mit aufwendigen Grafiken erstellt werden, empfiehlt es sich, das Hauptdokument aufzuteilen, um die Belastung des Servers und auch den Speicheraufwand zu reduzieren. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten.

Zum einen können alle benötigten und elementaren Felder auf der Hauptseite platziert und alle weiteren Informationen und Grafiken als Anhang angebunden werden, zum anderen können Grafiken als Briefpapier angelegt werden, wodurch das Fax zu einem reinen Textdokument wird. Auf dem Faxserver wird das Serienfax dann zusammengesetzt.

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Thema: Serienfaxversand 

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