Wie gelingt nutzerauthentifiziertes Drucken?
Nicht alles, was in einem Unternehmen gedruckt wird, ist auch für alle bestimmt. Nach dem Ausdruck am zentralen Drucker muss der Datenschutz genauso sichergestellt sein wie davor. Aus diesem Grund sollte der Ausdruck erst nach der Freigabe durch den Nutzer starten. Doch wie gelingt sicheres, nutzerauthentifiziertes Drucken?
Was ist nutzerauthentifiziertes Drucken?
Viele von uns dürften es kennen:
Wir kommen an einen gemeinsam genutzten Drucker und finden dort im Ausgabeschacht Dokumente vor, die eigentlich nicht für jeden sichtbar sein sollten. Lohnabrechnungen, Bewerbungsunterlagen, Bestellungen von Kunden und ähnliche Papiere sind vertrauliche Unterlagen, die dem Datenschutz unterliegen.
Sie letztlich offen herumliegen zu lassen, ist ein Sicherheitsrisiko, das kein Unternehmen eingehen sollte. Doch wie lässt sich vermeiden, dass Ausdrucke in die falschen Hände geraten?
Die Lösung ist die Nutzerauthentifizierung am Drucker. Neudeutsch wird auch von Secure Printing, Pull Printing oder Follow Me Printing gesprochen.
In der Praxis funktioniert nutzerauthentifiziertes Drucken wie folgt:
Wenn wir ein Dokument drucken wollen, klicken wir am Computer, Laptop oder mobilen Endgerät auf den Drucken-Button. Daraufhin befindet sich der Druckauftrag in digitaler Form in einer Warteschleife.
Die Druckausgabe auf Papier startet erst dann, wenn wir vor dem Drucker stehen und uns direkt an dem Gerät authentifizieren.
So können wir die fertigen Ausdrucke direkt aus dem Druckerschacht entnehmen. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass niemand anderes die Unterlagen lesen kann.
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Warum ist nutzerauthentifiziertes Drucken ein Thema?
Die Anzahl der Leute, die nicht mehr täglich an einem festen Arbeitsplatz tätig sind, steigt stetig. In einem Unternehmen teilen sich immer mehr Mitarbeiter:innen die Schreibtische, die Infrastruktur und dadurch auch Geräte wie den Drucker. Angesichts dieser Entwicklung gewinnt auch die Absicherung von gedruckten Unterlagen an Bedeutung.
Zum Tragen kommt das vor allem in den sogenannten Co-Working-Spaces. Niemand will, dass ein fremder Co-Worker die eigenen Ausdrucke in die Hände bekommt und liest, selbst wenn das vielleicht nur aus Versehen erfolgt.
Fehlen die Sicherheitskontrollen bei Druckprozessen, drohen insbesondere zwei Risiken:
- Datenlecks: Bleiben Dokumente auf gemeinsam genutzten Druckern unbeaufsichtigt, kann es schnell passieren, dass unbefugte Personen vertrauliche Informationen einsehen. Im schlimmsten Fall werden die Unterlagen sogar mitgenommen. Dadurch sind auch die Daten an einer Stelle, wo sie nicht hingehören.
- Verstöße gegen die Datenschutzrichtlinien: Ein Unternehmen muss gewährleisten, dass die Vorgaben aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und andere gesetzliche oder interne Richtlinien zu jeder Zeit eingehalten werden. Doch wenn der Drucker frei zugänglich in einem anderen Raum oder zum Beispiel im Flur steht und von mehreren Arbeitsplätzen aus angesteuert wird, ist die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien kaum umsetzbar.
Welche Methoden zur Nutzerauthentifizierung beim Drucken gibt es?
Um sich als Nutzer für einen Druckauftrag zu autorisieren, kommen mehrere Verfahren infrage. Welche Technik es wird, richtet sich nach den individuellen Anforderungen und der vorhandenen Ausstattung.
Eine Möglichkeit ist ein persönlicher Code. Das kann eine PIN oder ein Passwort sein. Um den Ausdruck freizugeben, wird der Code entweder direkt am Drucker oder über eine Drucksoftware eingegeben.
Dieses Verfahren lässt sich schnell und einfach umsetzen, macht es aber notwendig, dass sich die Nutzer:innen ihre Zugangsdaten merken und diese sicher aufbewahren.
Eine andere Möglichkeit ist eine Chipkarte. In vielen Unternehmen werden ohnehin schon Mitarbeiterausweise verwendet, die einen RFID-Chip, einen NFC-Chip oder einen Magnetstreifen haben.
Für die Authentifizierung am Drucker lassen sich solche Karten ebenfalls nutzen. Dazu reicht es aus, die Karte an eine Leseeinheit am Drucker zu halten. Dadurch ist das Verfahren sehr nutzerfreundlich und gleichzeitig wenig anfällig für Fehler.
Moderne IT-Systeme ermöglichen sogenannte Single-Sign-On-Lösungen (SSO). Hier melden sich die Nutzer:innen einmal an einer zentralen Stelle an und können diese Authentifizierung dann auch für Druckaufträge verwenden.
Auf diese Weise werden Druckprozesse nahtlos in das bestehende Unternehmenssystem eingebunden. Daneben ist eine mobile oder biometrische Authentifizierung möglich.
Sie kann über eine App erfolgen, in der die Nutzer:innen Druckaufträge bestätigen, oder über ein biometrisches Verfahren, das mit dem Fingerabdruck oder der Gesichtserkennung arbeitet.
Solche modernen Technologien sind komfortabel und bieten ein hohes Maß an Sicherheit.
Warum senkt nutzerauthentifiziertes Drucken auch die Kosten?
Der Sicherheitsaspekt ist ein wesentlicher Faktor beim nutzerauthentifizierten Drucken. Aber auch die Kosten spielen eine Rolle.
Müssen Mitarbeiter:innen Druckaufträge aktiv freigeben, drucken sie bewusster. Denn jeder Druckauftrag wird letztlich doppelt überprüft, nämlich einmal durch den Klick auf den Drucken-Button und einmal durch die Freigabe am Gerät selbst.
Auf diese Weise sinkt die Anzahl von unnötigen, versehentlichen oder doppelten Ausdrucken. Ein gezieltes Drucken spart dann Papier und Tinte oder Toner. Gleichzeitig verlängert sich die Lebensdauer der Geräte, weil sie seltener gewartet werden müssen und weniger verschleißen.
Nutzerauthentifiziertes Drucken trägt also dazu bei, die Sicherheitsrisiken zu senken, die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien zu gewährleisten und Druckkosten einzusparen.
Moderne Technologien helfen dabei, die Druckprozesse sicherer und effizienter zu gestalten. Das Entscheidende ist aber, dass sichergestellt ist, dass nur die Personen sensible Dokumente einsehen, die dazu befugt sind.
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