Umfragen durchführen – die wichtigsten Schritte, Teil 2
Stimmungen einfangen, Feedback einholen, Trends aufspüren, frische Impulse einsammeln, die Grundlage für unternehmerische Entscheidungen schaffen: Umfragen können viele wichtige, interessante und wertvolle Erkenntnisse liefern. Voraussetzung dafür ist aber, dass die Befragung richtig durchgeführt wird. Eine methodisch sinnvolle Vorgehensweise bildet die Basis für gelungene und aussagekräftige Umfragen.
In einem zweiteiligen Beitrag zeigen wir, was die wichtigsten Schritte dabei sind. Mit dem Klären der grundlegenden Fragen und dem Definieren des Teilnehmerkreises haben wir in Teil 1 die beiden ersten Schritte benannt.
Hier ist Teil 2!:
Schritt 3: den Fragebogen erstellen
Umfragen basieren üblicherweise auf vorbereiteten Fragen. Sowohl für den eingesetzten Fragebogen als auch für die Art, wie die Teilnehmer befragt werden, gibt es aber mehrere Möglichkeiten.
So kann ein ausgedruckter Fragebogen zum Einsatz kommen, den die Teilnehmer ausfüllen. Daneben kann die Befragung online per Webformular stattfinden. Außerdem kann die Umfrage als Telefoninterview oder im persönlichen Gespräch erfolgen.
Die Befragten sollten aber nicht nur einen Fragenkatalog präsentiert bekommen. Stattdessen sollten sie auch etwas über den Zweck und die Ziele, die Hintergründe und den Nutzen für die Befragten erfahren.
Bei einer schriftlichen Umfrage werden diese Informationen meist durch ein Begleitschreiben vermittelt. Bei einer persönlichen Umfrage klärt der Interviewer den Teilnehmer direkt vor Beginn der Fragerunde auf.
Inhaltlich ist wichtig, dass die Befragten bereit und daran interessiert sind, Antworten zu geben. Wenn sie das Gefühl haben, dass das Thema der Umfrage sie gar nicht oder nur am Rande betrifft, werden sie oft eher beliebig antworten. Die Aussagekraft der Umfrage schwindet damit aber. Aus diesem Grund ist wichtig, dass der Fragebogen logisch aufgebaut, auf das Thema oder Ziel der Umfrage ausgerichtet und auf die Teilnehmergruppe zugeschnitten ist.
Wenn der Fragebogen zusammengestellt, formuliert und ausgearbeitet wird, kommt es vor allem auf diese Punkte an:
- Grundaufbau: Der Fragebogen sollte mit ein paar allgemeineren Fragen beginnen, die die Einleitung bilden. Im Hauptteil sollten sich dann Sach- und Kontrollfragen abwechseln. Zum Schluss folgen Fragen zur Person oder zum Unternehmen.
- Fragetechniken: Sinnvoll ist, verschiedene Fragetechniken einzusetzen und zwischen zustimmenden und ablehnenden Fragen zu wechseln. Dadurch lässt sich vermeiden, dass sich der Befragte langweilt oder ermüdet und die Qualität der Antworten deswegen nachlässt.
- Filterfragen: Treffen bestimmte Voraussetzungen oder Umstände auf einen Teilnehmer nicht zu, muss er sich mit Fragen zu diesem Sachverhalt nicht beschäftigen. Sogenannte Filterfragen führen ihn dann zum nächsten Fragenkomplex weiter.
- Verständlichkeit: Wichtig ist, dass die Fragen einfach, verständlich und eindeutig formuliert sind. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Befragten die Fragen missverstehen oder falsch interpretieren.
Die Antworten
Ein Fragebogen besteht nicht nur aus Fragen, sondern auch aus Antworten. Dabei wird der Großteil der Fragen üblicherweise geschlossen und mit vorgegebenen Antwortmöglichkeiten formuliert.
Dass die Teilnehmer die Antworten nur ankreuzen müssen, bringt den Vorteil mit sich, dass die Fragebögen computergestützt ausgewertet werden können.
Bei den Antworten ist aber wichtig, dass sie eine große Bandbreite an Möglichkeiten abdecken. Zusätzlich dazu sind meist Antwortmöglichkeiten wie „Weiß ich nicht“, „Keine Angabe“ oder „Andere/Sonstiges“ notwendig. Dadurch lässt sich sicherstellen, dass ein Teilnehmer nicht einfach irgendetwas ankreuzt, weil keine der Antworten passt.
In Fragebögen werden oft auch Fragen eingesetzt, die mithilfe der sogenannten Likert-Skalen zu beantworten sind. Sie zielen auf Meinungen, Erfahrungen oder Erwartungen ab.
Die Fragen beinhalten positiv oder negativ formulierte Aussagen über einen Sachverhalt und die Befragten können in verschiedenen Abstufungen angeben, ob und in welchem Umfang sie der Aussage zustimmen. Mit Blick auf die Auswertung ist aber wichtig zu wissen, dass Befragte bei Likert-Skalen oft in die Extreme gehen.
Sie antworten also entweder mit sehr großer Zustimmung oder sehr großer Ablehnung, wählen aber eher selten eine Antwort in der Mitte aus. Problematisch ist außerdem, dass eine zu kleinteilige Abstufung schnell überfordern kann, während eine zu grobe Abstufung keine präzisen Erkenntnisse liefert.
Die Praxis zeigt, dass ein Fragebogen immer auch ein paar offene Fragen enthalten sollte. Solche freien Antwortfelder ermöglichen den Befragten, ihre Ideen, Anliegen oder Anmerkungen individuell zu formulieren und näher zu erläutern.
Schritt 4: Umfragedaten auswerten
Schon bevor die Daten erhoben werden, muss es einen Plan geben, wie die Daten später ausgewertet werden sollen. Wird die Form oder Qualität der erhobenen Daten den Anforderungen, die der Analyseplan stellt, nicht gerecht, war die Befragung umsonst.
Für die eigentliche Analyse wird meist eine spezielle Statistik-Software eingesetzt. Statistische Analysen kann aber auch ein Tabellenkalkulations-Programm durchführen.
Die Auswertung von Umfragedaten erfordert Wissen über statistische Verfahren und die Wahrscheinlichkeitsrechnung. Weil dieses Wissen aber oft fehlt, belassen es viele Unternehmen dabei, die Häufigkeiten einfach auszuzählen. Das Ergebnis lautet dann, dass X Personen oder Prozent der Teilnehmer bei Frage Y die Antwort Z gewählt haben.
Auswertungen in dieser Form sind natürlich nicht falsch und können durchaus wertvolle Erkenntnisse liefern. Allerdings haben die Daten noch weit mehr Potenzial.
Die Statistik kennt mathematische Verfahren, die es ermöglichen, Informationen abzuleiten, die nicht offensichtlich sind. Das können zum Beispiel Zusammenhänge oder Teilnehmergruppen sein, bei denen eine Korrelations- oder Clusteranalyse ein ähnliches Antwortmuster aufzeigt.
Schritt 5: Umfragedaten aufarbeiten
Die Zahlen und statistischen Ergebnisse, die die Datenanalyse hervorgebracht hat, werden im letzten Schritt interpretiert und aufbereitet. Dabei haben sich vor allem Grafiken und Diagramme bewährt, um die Ergebnisse präzise, kompakt und verständlich darzustellen.
Mit der Präsentation der Ergebnisse ist die Umfrage abgeschlossen. Die gewonnenen Erkenntnisse sollten nun in Maßnahmen übersetzt und in Taten realisiert werden.
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