Die wichtigsten Infos und Tipps zur geschäftlichen E-Mail
Auch wenn echte Briefe und Faxe nicht aus dem Büroalltag wegzudenken sind, findet ein großer Teil der Kommunikation mittlerweile auf elektronischen Wegen statt. Dies ist auch durchaus nachvollziehbar, denn eine E-Mail bietet einige Pluspunkte.
So verursacht eine E-Mail deutlich weniger Kosten als ein Brief, denn es müssen weder Papier, Briefumschlag und Tinte oder Toner bezahlt werden noch eine Briefmarke.
Zudem ermöglicht die E-Mail eine schnellere Kommunikation. Anders als ein Brief, der mindestens einen Werktag unterwegs ist, erreicht eine E-Mail ihren Empfänger sofort. Hinzu kommt, dass eine E-Mail mittlerweile recht flexibel verschickt und abgerufen werden kann, über den PC im Büro beispielsweise genauso wie unterwegs über das Laptop oder das Handy. Das Lesen eines Briefes setzt im Unterschied dazu den Gang zum Briefkasten voraus.
Aber eine E-Mail verleitet auch dazu, schnell und mitunter etwas nachlässig vorzugehen, was in der Folge dazu führt, dass in E-Mails deutlich mehr Rechtschreib- und Grammatikfehler auftreten als in einem Geschäftsbrief oder einem Fax.
Vermutlich war dies ein Grund dafür, weshalb E-Mails, die geschäftliche Briefe ersetzen, in die für Geschäftskorrespondenz geltende DIN 5008 aufgenommen wurden. Parallel dazu hat sich die sogenannte Netiquette entwickelt. Diese Wortschöpfung setzt sich aus den Begriffen “net” für Internet und “etiquette” für Etikette im Sinne von angemessenem Verhalten zusammen und bezeichnet die Verhaltensregeln und Gepflogenheiten für eine höfliche, gepflegte Kommunikation im Onlinebereich.
Worauf es nun aber konkret zu achten gilt, fasst die folgende Übersicht mit den wichtigsten Infos und Tipps zur (geschäftlichen) E-Mail zusammen:
Die Platzierung des Empfängers
Bei einer E-Mail stehen drei unterschiedliche Anschriftenfelder zur Verfügung. Wird der Empfänger im “An”-Feld eingetragen, erhält er die E-Mail im Original. Soll der Empfänger die E-Mail lediglich als Kopie und zur Kenntnisnahme erhalten, wird seine Adresse in das “Cc”-Feld gesetzt. Dabei kann eine E-Mail auch an mehrere Personen gleichzeitig geschickt werden.
In diesem Fall werden alle Empfänger in das jeweilige Anschriftfeld geschrieben und je nach E-Mail-Programm durch einen Strichpunkt oder ein Komma voneinander getrennt. Wichtig zu wissen ist aber, dass die Adressen, die im “An”- und im “Cc”-Feld stehen, auch für alle anderen Empfänger sichtbar sind. Um hier nicht mit dem Datenschutz in Konflikt zu geraten, ist es oftmals sinnvoller, die Empfänger in das “Bcc”-Feld zu schreiben.
Dadurch sind die E-Mail-Adressen der übrigen Empfänger nicht zu sehen.
Die Betreffzeile
Eine E-Mail sollte immer eine aussagekräftige Betreffzeile haben, damit der Empfänger schon auf den ersten Blick weiß, worum es geht. Bei geschäftlichen E-Mails spielt die Betreffzeile aber eine ganz besondere Rolle.
Hier ist sie nicht nur wichtig, damit der Empfänger die E-Mail einordnen und später entsprechend archivieren kann, sondern sie stellt auch sicher, dass die E-Mail überhaupt ankommt. Wird eine E-Mail ohne Betreff verschickt oder sind die Worte ungünstig gewählt, kann es nämlich passieren, dass die E-Mail im Spam-Filter landet und ungelesen gelöscht wird.
Der Text der E-Mail
Wie jeder Geschäftsbrief sollte auch eine E-Mail mit der Anredeformel beginnen. Im geschäftlichen Bereich sind dabei die gleichen Grußworte üblich wie beim herkömmlichen Brief. Nach der Anrede folgt eine Leerzeile und anschließend der eigentliche Text.
Dieser wird immer als Fließtext geschrieben, denn die Software des Empfängers steuert den Umbruch und passt den Inhalt an die Fenstergröße an. Um den Text übersichtlicher zu gestalten, werden einzelne Absätze durch Leerzeilen voneinander getrennt. Möglich ist außerdem, mit Gliederungen oder Hervorhebungen zu arbeiten.
Auf bunte Farben, Icons oder Sonderzeichen sollte allerdings verzichtet werden. Bunte Mails und Icons wirken kindisch und professionell, Sonderzeichen werden möglicherweise nicht richtig angezeigt. Für einen professionellen Eindruck ist außerdem wichtig, dass die E-Mail keinerlei Rechtschreib- oder Grammatikfehler enthält.
Übrigens gelten in E-Mails die gleichen Regeln wie ansonsten auch, inklusive Groß- und Kleinschreibung. Der Text endet schließlich mit einer Grußformel und der Signatur.
Die Empfangsbestätigung
Grundsätzlich ist es möglich, eine E-Mail zusammen mit der Funktion Empfangs- oder Lesebestätigung zu verschicken. In diesem Fall wird der Empfänger dazu aufgefordert, die E-Mail zu bestätigen, und der Absender erhält die Meldung, dass die E-Mail beim Empfänger angekommen ist.
Allerdings sollte diese Funktion nur in absoluten Ausnahmefällen genutzt werden. Die meisten Empfänger reagieren doch recht genervt auf eine solche Aufforderung und viele klicken das Dialogfeld einfach weg. Der Absender weiß somit ohnehin nicht, ob der Empfänger die E-Mail erhalten hat.
Die Anhänge
Wird die E-Mail zusammen mit Anhängen verschickt, sollte im Wesentlichen auf zwei Punkte geachtet werden. Wichtig ist zum einen, ein Dateiformat zu wählen, das der Empfänger auf jeden Fall auch öffnen kann. Bewährt hat sich hierbei das Pdf-Format, denn solche Dokumente werden auf praktisch jedem Rechner richtig dargestellt.
Zum anderen sollte die Datei nicht größer sein als ein Megabyte. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die E-Mail die Speicherkapazität des Postfachs übersteigt oder das Laden der E-Mail viel zu lange dauert. Größere Datenmengen sollten daher immer mit dem Empfänger abgesprochen werden. Alternativ kann es aber auch sinnvoll sein, lediglich einen Link zu verschicken, so dass der Empfänger die Daten selbst abrufen kann.
Zwei Tipps zum Schluss
In aller Regel werden E-Mails unverschlüsselt versendet. Anders als ein Brief sind sie somit nicht durch einen Umschlag geschützt, sondern prinzipiell mit einer Postkarte vergleichbar. Insofern sollte sich der Absender gut überlegen, welche möglicherweise vertraulichen Informationen er auf dem Postweg übermitteln möchte.
Bei geschäftlichen E-Mails ist außerdem sehr wichtig, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten sind. Hierzu gehören Name, Rechtsform und Sitz des Unternehmens, Registergericht und Handels- oder Vereinsregisternummer sowie die Namen des Geschäftsführers und der Vorstände. Fehlen diese Angaben, riskiert das Unternehmen eine Abmahnung und eine Geldstrafe.
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