Büroorganisation: die effektivsten Tipps für die Ablage
Trotz E-Mail und Telefon gleichen viele Schreibtische einer Sammelstelle für Altpapier. Erstaunlicherweise scheinen die Papierstapel, die aus wichtigen und unwichtigen Elementen wie Zeitschriften und Zeitungen, Prospekten, Rechnungen, Visitenkarten, Werbebriefen, Angeboten, Memos, Faxen und Merkzetteln bestehen, außerdem wie von selbst zu wachsen.
Damit vor lauter Papierstapeln aber auch noch genügend Platz für den Rechner und zumindest eine kleine Fläche zum Arbeiten auf dem Schreibtisch verbleibt, muss ein sinnvolles Ablagesystem her. Ein organisiertes Ablagesystem sorgt außerdem ganz nebenbei dafür, dass die Arbeiten fristgerecht erledigt werden und wichtige Unterlagen nicht versehentlich in einem der Stapel untergehen.
Nun stellt sich aber die Frage, wie ein sinnvolles Ablagesystem gestaltet werden kann. Grundsätzlich gibt es kein einheitliches Ablagesystem und auch keine festgelegten Normen für die Ablage.
Jeder, der an einem Schreibtisch arbeitet, muss selbst entscheiden, wie er Ordnung auf seinem Schreibtisch schaffen und am besten halten kann. Allerdings gibt es einige durchaus effektive Tipps und Tricks für die Ablage, die sich als äußerst hilfreich erwiesen und in der Praxis bewährt haben.
Hier die effektivsten Tipps für die Ablage in der Übersicht:
Der erste Schritt ist das Aufräumen
Bevor ein Ablagesystem eingerichtet werden kann, muss der Schreibtisch zunächst aufgeräumt werden. Hierbei hat es sich bewährt, nach der sogenannter Eisenhower-Regel vorzugehen, einer Methode, die viele US-Präsidenten anwenden, um ihren Schreibtisch aufzuräumen. Dazu werden auf einem leeren Tisch oder auf dem Fußboden vier Felder eingeteilt und alle Papiere, die sich auf dem Schreibtisch befinden, werden in das entsprechende Feld gelegt.
In das erste Feld gehören alle Schriftstücke, die überflüssig sind und weggeworfen werden können, also beispielsweise alte Zeitungen, Kataloge und Werbeprospekte oder Schreiben und Notizen, die nicht mehr aktuell sind. In das zweite Feld werden die Schriftstücke gelegt, die zur Erledigung an andere Kollegen weitergegeben werden können.
Das dritte Feld ist für alle wirklich wichtigen Schriftstücke und solche Aufgaben vorgesehen, die in Kürze erledigt werden müssen. In das vierte und letzte Feld gehört alles, was unmittelbar abgearbeitet werden kann, beispielsweise durch ein Telefonat, eine E-Mail, ein Fax oder auch durch das richtige Abheften und Ablegen.
Damit die Eisenhower-Regel schnell und zuverlässig für Ordnung auf dem Schreitisch sorgen kann, müssen jedoch zwei Punkte beachtet werden. Zum einen darf jedes Schriftstück nur einmal in die Hand genommen werden und zum anderen dürfen keine zusätzlichen Felder oder Zwischenhaufen gebildet werden.
Das Ablagesystem festlegen
Nachdem der Schreibtisch aufgeräumt ist, kann das eigentliche Ablagesystem geschaffen werden. Wie und wo die künftigen Schriftstücke aufbewahrt werden, bleibt grundsätzlich dem eigenen Geschmack überlassen.
Zur Auswahl stehen eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme, beispielsweise Ablagekörbe, Stehsammler, Aktenordner oder Hängemappen. Sinnvoll ist aber, sich für ein System zu entscheiden und nicht mehrere unterschiedliche Systeme miteinander zu mischen.
Zudem ist es ratsam, für genügend Ablagemöglichkeiten zu sorgen. Werden beispielsweise Ablagekörbe benutzt, sollten für Projekte, Rechnungen und Mahnungen, allgemeine Korrespondenzen, Angebote und Aufträge sowie Werbe- und Infopost jeweils eigene Körbe vorhanden sein. Landen Schriftstücke aus mehreren Bereichen in einem Ablagekorb, führt dies recht schnell wieder zu neuem Chaos.
Das Ablagesystem einhalten
Damit der mühsam aufgeräumte Schreibtisch möglichst lange erhalten bleibt, sollte die tägliche Korrespondenz nach ganz einfachen Regeln sortiert und abgelegt werden.
· Alle Schriftstücke, Aufgaben und Vorgänge, die aktuell und wichtig sind und in der nächsten Zeit erledigt werden müssen, wandern in die entsprechende Ablagemöglichkeit auf dem Schreibtisch.
· Alle Schriftstücke und Vorgänge, die bereits erledigt sind, wandern nicht in die Ablagekörbe und verbleiben auch nicht als Stapel auf dem Schreibtisch, sondern werden abgeheftet und ins Archiv gebracht.
· Alle Schriftstücke und Vorgänge, die an einen anderen Mitarbeiter weitergegeben werden sollen, werden tatsächlich direkt weitergeleitet. Auch hier wird kein Stapel gebildet, der dann irgendwann erst den Besitzer wechselt.
· Alle Schriftstücke, die unwichtig, überflüssig oder bereits erledigt sind und nicht archiviert werden müssen, wandern auf direktem Wege und ohne Zwischenstopp auf dem Schreibtisch in den Papierkorb.
Auch das Ablagesystem muss gelegentlich aufgeräumt werden
Das Ablagesystem hilft zunächst dabei, ein großes Durcheinander aus wichtigen und unwichtigen Schriftstücken zu verhindern. Allerdings muss auch das Ablagesystem in regelmäßigen Abständen aufgeräumt und auf einen aktuellen Stand gebracht werden.
Erledigte Aufgaben beispielsweise wandern nicht mehr zurück in ihren Ablagekorb, sondern werden entsprechend abheftet oder archiviert. Zudem kann es notwendig werden, die Ablage zu erweitern oder die einzelnen Fächer umzubenennen.
War ein Korb oder Ordner beispielsweise für ein bestimmtes Projekt vorgesehen und ist dieses Projekt abgeschlossen, wird dieser Korb oder Ordner nun aber für ein neues Projekt verwendet, sollte eine entsprechende Beschriftung angebracht werden. Sind die Ablagen nämlich nicht oder falsch beschriftet, fällt es schwer, den Überblick zu behalten.
Neben der Tatsache, dass die Unterlagen weniger schnell auffindbar und griffbereit sind, besteht außerdem die Gefahr, dass die Ablagen verwechselt werden und die jeweiligen Schriftstücke in den falschen Fächern landen.
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